(0)
Статья «Как управлять небольшой фирмой»

Статья «Как управлять небольшой фирмой»

Как управлять небольшой фирмой Журнал «Дебет-Кредит» № 33 (15.08.2011)
Рубрика «Окно в мир «1С»
 

Инновации в сфере информационных технологий в наше время — обычное явление. Сфера автоматизации учета не стала исключением. Фирма «1С» совсем недавно выпустила для компаний малого и среднего бизнеса, занимающихся производством, торговлей или оказанием услуг, новый программный продукт — конфигурацию «1С:Предприятие:Управление небольшой фирмой для Украины 8.2»1.

Эта программа представляет собой прикладное решение для автоматизации операций учета и управления на предприятиях малого и среднего бизнеса, ориентированное на работу от 1-2 до 15 пользователей. Впрочем, пользователей может быть и больше.

1 Локализатором данного продукта для Украины выступила компания «ХВОЯ интегра», официальный партнер фирмы «1С».

Своеобразная «универсальность» программы достигнута благодаря возможности в единой информационной базе:

  • вести базы клиентов, банковских и кассовых операций, расчетов с контрагентами и персоналом;
  • осуществлять учет продаж, закупок, запасов, выполненных работ и оказанных услуг, производства продукции, управления персоналом и расчета зарплаты;
  • учитывать имущество, доходы и расходы, прибыли и убытки;
  • осуществлять финансовое планирование (бюджетирование).

Для регистрации хозяйственных операций в программе используются электронные документы, позволяющие получать печатные формы.

Основной критерий, которым руководствовались разработчики при создании продукта, — простота учета. Именно поэтому работа в программе не требует бухгалтерских и экономических знаний. А интуитивно понятный интерфейс, легкость в освоении и обучении позволят в кратчайшие сроки наладить учет на предприятии.

Основное окно программы (рис. 1) содержит панель разделов, что обеспечивает быстрый доступ к информации по любому из разделов учета предприятия (Маркетинг и продажи, Снабжение и закупки, Зарплата и персонал, Финансы, Имущество и т. д.).

1С:Предприятие:Управление небольшой фирмой для Украины 8.2

Конфигурация не предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учета, но этот продукт легко интегрируется с программой «1С:Бухгалтерия 8 для Украины». Для этого разработан простой и понятный механизм двустороннего обмена данными между программами, исключающий дублирование ввода одной и той же информации. При этом предусмотрена возможность выборочного переноса данных.

Программа помогает решать на предприятии следующие задачи:

  • налаживание складского учета и получение оперативной, достоверной информации о наличии ТМЦ на складах и в подразделениях;
  • подсчет себестоимости производимой продукции и, как результат, установление адекватных цен на выпускаемую продукцию, которые будут учитывать все затраты на ее производство;
  • ведение достоверного учета движения денежных средств и расчетов с контрагентами;
  • планирование и контроль деятельности персонала;
  • подготовка аналитики продаж, доходов и расходов, финансового результата по направлениям деятельности;
  • планирование продаж и закупок ТМЦ, планирование движения денежных средств, расчет дефицита запасов.

Решение «1С:Управление небольшой фирмой для Украины» включает возможности одновременного ведения учета по нескольким направлениям деятельности в одной базе. Перечень направлений деятельности зависит от характера бизнеса и целей, поставленных руководителем. В качестве направления деятельности может рассматриваться любая выделенная по определенному признаку часть основной деятельности, по которой могут быть зафиксированы полученные доходы и понесенные расходы. Одна организация может иметь несколько направлений деятельности, практически не связанных между собой, например оказание юридических услуг и продажа товаров для детей. В этом случае возможно ведение управленческого учета в одной информационной базе с двумя отдельными направлениями деятельности, что позволит формировать отчеты и получать анализ результатов по каждому из направлений с учетом доходов и расходов.

Маркетинг и продажи — просто и ясно

Конфигурация поддерживает ведение товарного ассортимента, цен и скидок предприятия, планирование продаж, а также работу с покупателями и заказчиками. В программе автоматизированы операции с товарным ассортиментом:

  • регистрация и хранение номенклатуры товаров и услуг предприятия;
  • регистрация, хранение различных видов цен номенклатуры, печать прайс-листа;
  • регистрация видов скидок и наценок;
  • установление и изменение цены, расчет цены по базовому виду цен, ценам номенклатуры или ценам контрагента, округление.

Планы продаж могут формироваться в натуральном и стоимостном выражении и составляться по предприятию в целом или по отдельным подразделениям. Для анализа эффективности продаж формируется план-фактный анализ продаж по отдельным подразделениям, номенклатурным группам и товарам.

Руководители малого бизнеса осознают, что в центре всей философии бизнеса находится клиент, и очень важно выстроить эффективную модель взаимодействия с ним. У фирмы «1С» существует конфигурация «1С:CRM», специально предназначенная для организации эффективной работы отделов продаж, маркетинга, сервисного обслуживания на всех этапах взаимодействия с клиентами. Но для руководителя небольшой фирмы такое решение может оказаться слишком дорогостоящим и сложным. И тогда на помощь придет программный продукт «1С:Управление небольшой фирмой для Украины», содержащий очень важные элементы CRM в простой и удобной для понимания форме.

Программный продукт позволяет хранить, систематизировать и анализировать важную информацию о поставщиках и покупателях, их контактных лицах, фиксировать все значимые события — встречи, совещания, письма, звонки, а также на основании этой информации ставить задачи своим подчиненным и планировать деятельность организации.

Таким образом, подготовка продаж и работа с клиентами в «1С:Управлении небольшой фирмой для Украины» осуществляются посредством следующих операций:

  • регистрация и хранение контактной информации клиентов;
  • регистрация событий при взаимодействии с покупателями и заказчиками: входящие и исходящие звонки, письма, встречи;
  • регистрация договоров с покупателями, заказов;
  • формирование графика отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг;
  • обеспечение потребности в товарах, работах, услугах.

Для отслеживания наступления событий используется Календарь сотрудника, на закладке Моя повестка дня которого пользователь может проанализировать события и рабочие задания, запланированные на текущий период (день, неделю, месяц), а также предусмотреть новые.

Любой бизнес-процесс по предоставлению товаров и услуг клиенту начинается в программе с документа «Заказ покупателя», а на его основании создаются документы «Заказ на производство», «Заказ поставщику», «Счет на оплату», «Расходная накладная» и т. д.

Для своевременного и качественного выполнения обязательств перед клиентами необходимы планирование и слаженная работа подразделений. Например, если покупатель заказал продукцию, которую вы производите самостоятельно, то нужно запланировать и отследить своевременность заказов и поставки материалов на склад, передачи их в производство, выпуск продукции и своевременную отгрузку. С этими задачами руководителю помогут справиться отчет «График движения запасов» и обработка «Расчет потребностей в запасах».

В программе «1С:Управление небольшой фирмой для Украины» поддерживаются следующие схемы продаж:

  • продажа со склада и под заказ;
  • отгрузка в кредит или по предоплате;
  • реализация товаров, принятых на комиссию;
  • передача товаров на реализацию комиссионеру.

Каждой из схем продаж соответствуют свой набор и последовательность документов в системе.

Снабжение и закупки по схеме

Потребности в запасах обеспечиваются резервированием товаров в свободном остатке в местах хранения, а также размещением в заказах поставщикам и в заказах на производство. В программе предусмотрена возможность резервирования прямо из заказа покупателя либо с помощью отдельного документа «Резервирование запасов».

Поступление товарно-материальных запасов на предприятие можно отражать по различным схемам:

  • поступление за плату от контрагента;
  • приобретение подотчетным лицом;
  • прием на реализацию от комиссионера;
  • получение давальческого сырья и материалов в переработку.

Для каждой из схем предусмотрен отдельный документ либо вид операции. В ней поддерживается функция регистрации поступления дополнительных расходов на приобретение товарно-материальных запасов с помощью документа «Дополнительные расходы» (рис. 2), который позволяет отнести расходы на товар или услугу по конкретному документу поступления.

Снабжение и закупки по схеме

Розничные продажи в любой торговой точке

«1С:Управление небольшой фирмой для Украины» может использоваться как в не автоматизированных, так и в автоматизированных розничных торговых точках. Так, программа позволяет:

  • подключить кассовый аппарат (один или несколько) в режиме фискального регистратора или работать в режиме автономной кассы;
  • оформлять полные или частичные оплаты по чекам с помощью платежных карт;
  • учитывать отчеты о фактических розничных продажах за смену;
  • вести учет товаров в торговых точках;
  • печатать этикетки и ценники;
  • анализировать продажи, осуществленные в розницу.

Поддерживается ведение количественно-суммированного или суммированого учета. Предусмотрено формирование следующих отчетов:

  • товарный отчет;
  • отчет по движениям и остаткам товара в розничных ценах;
  • отчет по продажам в розничных ценах.

В программе предусмотрена возможность формирования и печати этикеток и ценников, сканирования штрих-кодов с помощью сканеров или терминалов сбора данных (использование внешнего торгового оборудования).

Склад и производство

Программа позволяет автоматизировать учет на нескольких складах, что дает возможность производить внутренние перемещения товарно-материальных ценностей на предприятии и назначать материально ответственных лиц. Ограничений по количеству складов в организации нет. Таким образом, руководитель может создавать необходимую ему структуру складского учета (рис. 3).

Склад и производство

Для ведения учета запасов предприятия предусмотрены следующие возможности:

  • учет произвольных характеристик номенклатуры (цвет, размер и т. д.), а также партий запасов;
  • учет в разрезе ячеек мест хранения (зоны, стеллажи, полки и т. п.);
  • раздельный учет запасов — собственных товаров, материалов, продукции, а также товаров, принятых и переданных на комиссию, и материалов, принятых и переданных в переработку; все это обеспечивается возможностью хранения информации о движении ТМЦ в разрезе складов, ячеек и заказов покупателей;
  • резервирование запасов (учет запасов и затрат в разрезе заказов покупателей).

Регистрируемые заказы на производство имеют следующие особенности:

  • они могут являться источниками обеспечения потребностей по заказам покупателей;
  • по заказам на производство рассчитывается потребность в материалах и комплектующих;
  • в открытых заказах на производство могут быть размещены потребности, образованные новыми заказами покупателей.

Программа «1С:Управление небольшой фирмой для Украины» позволяет регистрировать факт изготовления (разборки, разделки) продукции. Выпуск может быть оформлен как в производственном подразделении, так и на складе (например, фасовка, сборка комплектов). Продукция числится за выпустившей ее структурной единицей и может быть перемещена в другую структурную единицу (например, на склад для последующей продажи или в следующий цех по технологическому маршруту).

Для учета затрат предприятия и расчета фактической себестоимости поддерживаются следующие функции:

  • учет фактических затрат — ведется в необходимых разрезах в стоимостном и натуральном измерении;
  • распределение материальных и нематериальных затрат, понесенных на выпуск, может быть как за указанный период, так и на основании конкретного документа выпуска;
  • регламентный расчет фактической себестоимости выпуска при закрытии периода;
  • отчет о себестоимости выпущенной продукции и выполненных работ (рис. 4).

Склад и производство

Реализован простой механизм выполнения работ и оказания услуг в небольших фирмах с использованием заказов-нарядов (документов, совмещающих в себе функции заказа покупателя, счета на оплату, акта выполненных работ и расходной накладной для сферы сервисных услуг) и рабочего календаря.

Зарплата, имущество, финансы

«1С:Управление небольшой фирмой для Украины» поддерживает кадровый учет персонала, включая сотрудников, работающих по совместительству, учет рабочего времени (табель) и управленческий расчет заработной платы сотрудников предприятия.

Управленческий расчет зарплаты отличается от бухгалтерского. Если бухгалтера интересует, в первую очередь, правильность расчета начислений и удержаний, отпускных и больничных, а не сумма заработной платы, которую получат сотрудники предприятия, то руководителя — эффективность каждого сотрудника, а также общая сумма затрат предприятия на содержание конкретного сотрудника, несмотря на то что часть этих денег пойдет на покрытие налоговых обязательств.

Начисление регламентированной заработной платы и расчет регламентированных законодательством налогов и взносов из фонда оплаты труда рекомендуется выполнять с помощью программы «1С:Бухгалтерия 8 для Украины». В разделе «Зарплата и персонал» предусмотрена возможность формирования аналитических отчетов по расчетам с персоналом, начислениям и удержаниям.

Компания «СОФТКОМ»

официальный партнер фирмы «1С» со статусами «1С:ФРАНЧАЙЗИ» и «Центр сертифицированного обучения». На рынке информационных технологий — с 1999 г.

По направлению «1С» компания «СОФТКОМ» успешно реализует следующие виды услуг: поставка программ «1С:Предприятие 8», их установка, настройка, последующее обслуживание, предоставление обновлений, разработка, консультирование и обучение работе в программе как индивидуальное, так и в Центре сертифицированного обучения.

Конфигурация обеспечивает ведение учета имущества (необоротных активов) — основных средств и нематериальных активов организации:

  • прием в учет, изменение параметров;
  • расчет амортизации;
  • продажа и списание.

Управление денежными средствами реализовано в соответствующем разделе и включает:

  • учет движения денежных средств в кассе и на банковских счетах;
  • оформление первичных документов по банку и кассе;
  • расчеты с подотчетными лицами;
  • формирование платежного календаря (рис. 5);
  • интеграция с системой «клиент-банк».
Планируемые платежи

Программа предусматривает ведение управленческого учета, получение управленческого баланса, формирование и анализ финансового результата. Для этих целей в системе предусмотрены управленческий план счетов и механизм формирования управленческих проводок документов.

Благодаря наличию таких отчетов, как оборотно-сальдовая ведомость, денежные средства, доходы и расходы, прикладное решение позволяет формировать финансовую отчетность за произвольный период времени.

Аналитический учет доходов и расходов методом начисления ведется в разрезе направлений деятельности, подразделений, заказов покупателей, статей (счетов) доходов и расходов.

По данным управленческого учета пользователь получает возможность формировать основные финансовые отчеты:

  • управленческий баланс;
  • отчет о прибылях и убытках;
  • отчет о движении денежных средств.

В системе существует возможность регистрации финансовых планов (бюджетов):

  • прогнозный баланс;
  • бюджет прибылей и убытков;
  • бюджет движения денежных средств.

Также в разделе предусмотрены средства для начисления налогов, ввода и распределения прочих расходов, вызов процедуры закрытия месяца.

Всеобъемлющая аналитическая отчетность

Аналитические отчеты позволяют получать информацию по всем аспектам учета. Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группирования и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач, а также сохранять собственные настройки отчетов.

Базовая конфигурация «1С:Управление небольшой фирмой для Украины» является универсальной и позволяет наладить управленческий учет в различных сферах деятельности. Однако при необходимости функциональность программы может быть адаптирована под бизнес-процессы предприятия.

Подводя итоги, отметим, что, несмотря на относительно недавнее появление конфигурации «1С:Управление небольшой фирмой для Украины» на рынке программного обеспечения для предпринимателей и руководителей, уже можно говорить о ее эффективности и востребованности. Так, через несколько недель после перехода на ведение автоматизированного управленческого учета пользователи конфигурации получают эффективные и прозрачные механизмы, позволяющие более рационально использовать имеющиеся ресурсы, экономить время, планировать расширение перспективных направлений деятельности, видеть новые возможности для дальнейшего роста и развития.

Редакция журнала «Дебет-Кредит» благодарит компанию «СОФТКОМ» за предоставление материалов и помощь в подготовке статьи.