(0)
Как сэкономить 15 тыс. грн/мес. благодаря отказу от старых методов работы

Как сэкономить 15 тыс. грн/мес. благодаря отказу от старых методов работы

Как сэкономить 15 тыс. грн/мес.

Клиент

Юридическая компания, которая предоставляет полный спектр юридических услуг с 2003 года.

Состоит из 18 сотрудников, которые ежедневно работают над судебными делами своих клиентов.

На первом месте для них – конфиденциальность данных и удобная работа с документами.


Потребность

Основной причиной обращения к IT-специалистам компании СОФТКОМ была организация надежного хранилища рабочих документов. Собственный физический сервер их не устраивал. Также для сотрудников заказчика (адвокатов и юристов) важно было иметь доступ 24/7 к данным со всех своих рабочих устройств и быстро обмениваться информацией с коллегами, открывать информацию на судебных заседаниях или на встрече с клиентами.

При этом, для заказчика был принципиальным вопрос удобства работы своих сотрудников. Было важно, чтобы адвокаты и юристы могли работать так, как они привыкли (с теми же программами, с привычным способом доступа к данным).

Выбор подрядчика

Клиент с 2021 года сотрудничал с компанией СОФТКОМ по двум направлениям: Автоматизации бизнеса и IT. Поскольку опыт сотрудничества был позитивным на протяжении всего времени, когда возникла новая потребность, клиент обратился в компанию СОФТКОМ.

Как результат, перед специалистами СОФТКОМ были поставлены такие задачи:

  • надежное хранилище для документов на территории Украины;
  • защита от несанкционированного доступа к данным;
  • возможность работать и редактировать документы совместно с коллегами;
  • возможность централизированно управлять доступом к данным для структурных подразделений, рабочих команд, отдельных сотрудников.

 

500 Гб данных (3000+ документов)

Время перенесения данных – выходные дни


Реализация проекта

Выполнение проекта можно разделить на несколько основных пунктов:

Анализ потребностей заказчика, подбор решения и обсуждение всех деталей будущего проекта.

Проанализировав все потребности клиента, выбор специалистов СОФТКОМ остановился на одном решении – удаленном хранилище на облачном сервере с подключением к нему через VPN с использованием сертификата и парольной защитой к общим файлам (так называемая, классическая модель доступа и работы с файлами и данными). Вопрос удобства пользователей было принципиальным, поэтому было предложено именно это решение. Поскольку юристы и адвокаты привыкли к подобной работе с документами. Решение было согласовано заказчиком.

Выбор провайдера и внесение изменений в проект.

Следующим этапом был выбор облачного сервера. СОФТКОМ предложил 3 варианта провайдеров с дата-центрами в Украине. После тестирования каждого из вариантов заказчик выбрал один.

Специалисты СОФТКОМ преступили к переносу данных в облако и почти завершили проект, но в Украине начались военные действия. Клиент обратился с новыми запросами:

  • хранилище для документов на территории ЕС;
  • более дешевое решение, чем нынешнее.


IT-специалисты снова приступили к работе. Были изучены варианты облачных серверов с дата-центрами заграницей, проанализированы разные возможности для экономии денег клиента. В результате было найдено решение, которое лучше всего соответствовало новым запросам:

Microsoft 365 и SharePoint Online от корпорации Microsoft
для хранения файлов и данных.

Специалисты СОФТКОМ просчитали, что внедрение решения должно принести клиенту до 30% экономии в месяц. Также использование Microsoft 365 и SharePoint Online предоставило б дополнительные преимущества сотрудникам заказчика в виде мобильности работы с документами и скорости доступа к ним (привычная модель доступа занимала больше времени, поскольку работа велась через VPN, обмен информацией между файловым сервером и локальным компьютером).

Этого было достаточно, чтобы заказчик сделал свой выбор в пользу Microsoft 365 и SharePoint Online.


Настройка Microsoft 365 и SharePoint Online.

Специалистами СОФТКОМ были проведены такие работы:

  • создана матрица политик доступа с соответствующими правами доступа и ограничениями (все они были согласованы с клиентом);
  • настроены соответствующие сайты SharePoint Online (где были размещены файлы и данные клиента) с согласованными ограничениями и политиками доступа к ним;
  • миграция данных в хранилище и наложение матрицы доступа на них;
  • настройка мультифакторного доступа к SharePoint Online;
  • подключение пользователей к общим ресурсам для совместной работы;
  • шифрование дисков персональных устройств и настройка мультифакторной аутентификации для доступа к персональным устройствам сотрудников;
  • обучение пользователей новой модели доступа и использования данными.
  •  

    Важные аспекты проекта, сроки и стоимость

    Миграция проводилась в нерабочее для заказчика время – зс вечера пятницы до утра понедельника. Благодаря этому процесс был неощутимым для сотрудников заказчика и в понедельник они могли работать со своими документами (которые уже находились в новом хранилище). Наибольшая сложность состояла в количестве файлов.

    Объем перенесенных данных – 500 Гб (3000+ текстовых файлов).

    Количество задействованных специалистов СОФТКОМ – 4.

    Стоимость решения для заказчика:

    У клиента уже были лицензии Microsoft 365, поэтому внедрение Microsoft 365 и SharePoint Online стоило заказчику: 3928 грн для каждого пользователя.  

    Экономия 15 тыс.грн/мес.

    Сокращение времени доступа к данным в 2 раза

     

    Результат проекта

    Благодаря внедрению проекта клиент получил:

    1. Надежное и безопасное хранилище на территории ЕС с гарантией сохранности данных от ЕС.
    2. Защищенный доступ к информации с любой точки мира и с любого устройства.
    3. Экономию порядка 15 тыс. грн в месяц благодаря отказу от привычной классической модели доступа и работы с файлами.
    4. В 2 раза более быстрый доступ к своим данным с возможностью работать как онлайн, так и оффлайн (с автоматической синхронизацией при появлении сети).
    5. Возможность работать и редактировать документы совместно с коллегами.
    6. Возможность предоставить публичный доступ к отдельным данным клиентам для ознакомления и редактирования (не нужно загружать куда-то, или отправлять по почте), достаточно дать ссылку на файл и предоставить доступ клиенту (при этом клиент может вносить правки).

    30% / месяц
    экономии затрат благодаря внедрению нового решения.

    Нужна помощь с подбором решения и переносом в безопасное хранилище ваших данных,
    или другая IT-поддержка?

    Обращайтесь:
    (044) 581-59-00
    (067) 513-79-89