(0)
Организация кассовой работы предприятия и его подразделений

Организация кассовой работы предприятия и его подразделений

6 Апреля 2015
Предлагаем Вашему вниманию материал электронного аналитического еженедельника «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН». Издание входит в системы ЛІГА:ЗАКОН. По вопросам использования изданий «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН» и «ЮРИСТ & ЗАКОН» или их подключения обращайтесь по тел.: (044) 501-3-700.







В случае осуществления расчетов наличными предприятия должны иметь кассу, а их руководители обязаны обеспечить надлежащее обустройство этой кассы и надежное хранение наличных средств в ней. Оформление кассовых операций осуществляет кассир предприятия, который несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Как это делать правильно, рассмотрим в статье

Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте Украины предприятиями (предпринимателями), а также отдельные вопросы организации работы с наличными определяет Положение № 637.

Кассовые операции – операции предприятий (предпринимателей) между собой и с физическими лицами, связанные с приемом и выдачей наличности при проведении расчета через кассу с отражением этих операций в соответствующих книгах учета

(п. 1.2. гл. 1 Положения № 637)

.   
Законы, связанные с этой статьей, подробные консультации, комментарии налоговых органов – все это Вы найдете в системах ЛІГА:ЗАКОН.

Закажите бесплатную презентацию
Согласно п. 2.2 гл. 2 Положения № 637 предприятия должны осуществлять расчеты наличными между собой и с физическими лицами через кассу как за счет наличной выручки, так и за счет средств, полученных из банков. Указанные расчеты проводятся также путем перевода наличности для уплаты соответствующих платежей.

Касса предприятия

В кассе предприятия приходуются, хранятся и выдаются наличные денежные средства.

Касса – помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов.

(абз. 10 п. 1.2 Положения № 637)

Как правило, наличные средства и другие ценности предприятия (ценные бумаги, бланки строгой отчетности, печать предприятия и т. п.) хранятся в сейфе или в закрытом на ключ шкафу. Ответственность за создание условий, необходимых для обеспечения сохранности средств в кассе, несет руководитель (п. 4.1 Положения № 637).

Вся наличность, поступающая в кассы, должна своевременно (в день получения наличных средств) и в полной сумме оприходоваться (п. 2.6 гл. 2 Положения № 637).

При этом в порядке исключения пп. 4.3 п. 4 Положения № 637 предусмотрено, что если бухгалтерия и кассир предприятия (юридического лица) не работают в выходные и праздничные дни, а его обособленное подразделение, использующее при расчетах РРО (РК), в эти дни работает, но не ведет кассовой книги, то записи в кассовой книге юридического лица осуществляются на следующий рабочий день предприятия – юридического лица.

Вместе с тем следует отметить, что согласно абз. первому п. 2.8 гл. 2 Положения № 637 обособленные подразделения предприятий – юридических лиц, в том числе хозяйственные единицы, могут сдавать наличную выручку (наличность) непосредственно в кассы таких юридических лиц или в любой банк для ее перевода и зачисления на банковские счета указанных юридических лиц без ее оприходования в кассе предприятия. На это указывают налоговики в вопросе-ответе из раздела 109.15 ресурса База налоговых знаний "ЗІР").

Наличность может храниться в кассе только в пределах установленного лимита. Сверхлимитную сумму денежных средств необходимо сдавать в банк. Запрещено хранить в кассе (сейфе) ценности, не принадлежащие предприятию (например, личные деньги кассира или других лиц) (п. 4.1 Положения № 637).

Операции по оприходованию и выдаче наличности осуществляет кассир предприятия, который оформляет их документально и несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (п. 4.8 Положения № 637).

Оформление кассовых операций

Каждая операция с наличностью должна быть документально оформлена (подтверждена) соответствующими документами.

Поступление наличности в кассу оформляется (приходуется) на основании приходного кассового ордера, выдача – на основании расходного кассового ордера. Данные из этих ордеров заносятся в кассовую книгу, в которой указывается остаток наличности в кассе предприятия на начало дня, обороты за день и остаток на конец дня. Данные кассовой книги должны соответствовать фактическому наличию денег в кассе. Выписанные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который ведется отдельно по приходным и расходным операциям.

В случае проведения наличных расчетов с применением регистратора расчетных операций (далее – РРО) или использованием расчетной книжки (далее – РК) оприходованием наличных является осуществление учета указанных наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в книге учета расчетных операций (далее – КУРО) на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК) (п. 2.6 гл. 2 Положения № 637).

Прием и выдача наличности по кассовым ордерам может проводиться только в день их составления (п. 3.10 гл. 3 Положения № 637).

В случае получения кассовых ордеров и расходных ведомостей кассир обязан проверить:

• наличие и достоверность соответствующих подписей на документах, в том числе на расходном кассовом ордере или расходной ведомости – разрешительной подписи руководителя предприятия или уполномоченных им лиц;

• правильность оформления документов и наличие всех реквизитов;

• наличие и правильность оформления перечисленных в документах приложений.

В случае невыполнения хотя бы одного из указанных требований кассир должен вернуть документы для соответствующего оформления.

Кассовые ордеры и расходные ведомости сразу же после получения или выдачи по ним наличности подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится оттиск штампа или надпись "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).

Согласно п. 3.5 гл. 3 Положения № 637 в случае выдачи отдельным физическим лицам наличности ( в том числе работникам предприятия) по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости кассир требует предъявить паспорт или документ, заменяющий его, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан.

Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере или расходной ведомости о получении наличности с указанием полученной суммы (гривен – словами, копеек – цифрами), используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета. Если расходная ведомость составлена на выдачу наличности нескольким лицам, то получатели также предъявляют паспорта или документы, заменяющие их, и расписываются в соответствующей графе документа.

! Обратите внимание! Для вывода остатка наличности в кассе не принимаются расходные кассовые ордера или расходные ведомости, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя.

Выдача наличности лицам, отсутствующим в штатном расписании предприятия, проводится по расходным кассовым ордерам, которые выписываются отдельно на каждое лицо, или по отдельной расходной ведомости.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и расходные ведомости должны заполняться бухгалтером чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатных машинок, компьютерных средств или другими способами, которые обеспечили бы надлежащую сохранность этих записей на протяжении установленного для хранения документов срока (п. 3.10 гл. 3 Положения № 637).

Отметим, что на сегодняшний день подавляющее большинство предприятий для заполнения (печати) кассовых ордеров используют программное обеспечение.

Кассовая книга

Каждое предприятие, имеющее кассу, должно вести одну кассовую книгу. П. 4.2 гл. 4 Положения № 637 предусмотрено, что все поступления и выдачу наличности в национальной валюте предприятия отражают в кассовой книге, форма которой утверждена приложением 5 к Положению № 637.

В случае наличия у такого предприятия обособленных подразделений и осуществления этими подразделениями операций по приему и выдаче наличности с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров (прием выручки, выплата заработной платы, выдача средств на хозяйственные потребности и др.) такие подразделения также должны вести кассовую книгу (п. 4.2 Положения № 637).

Обособленные подразделения предприятий, осуществляющие наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводящие операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам, кассовой книги не ведут.

Кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью предприятия и заверена подписями ответственных лиц предприятия.

! Кассовая книга, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег в налоговом органе не регистрируются (вопрос-ответ из раздела 109. 15 ресурса База налоговых знаний ("ЗІР").

Записи в кассовой книге осуществляются каждый день с выводом остатка наличности в кассе на начало на следующий день. Записи в книге проводятся под копировальную бумагу чернилами (шариковой ручкой) темного цвета (копию подкалывать к отчету кассира). Если в какой-либо день не было движения наличности, записи в книге не делаются (п. 4.3 гл. 4 Положения № 637).

Кассовую книгу можно вести и в электронном виде. При этом ведение книги в электронном виде возможно только в том случае, если соответствующая компьютерная программа обеспечивает визуальное отражение и распечатывание обеих частей ее листа – "Вкладний аркуш касової книги" и "Звіт касира", – которые по форме и содержанию должны воспроизводить обычную кассовую книгу (п. 4.4 Положения № 637).

В случае распечатывания "Вкладного аркуша касової книги" в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года – их общее количество за год.

После распечатывания "Вкладного аркуша касової книги" и "Звіту касира" кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать "Звіт касира" вместе с соответствующими кассовыми документами к бухгалтерии под подпись в "Вкладному аркуші касової книги".

"Вкладний аркуш касової книги" в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. После завершения календарного года (или в зависимости от потребности) "Вкладні аркуші касової книги" формируются в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия – юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица) (п. 4.4 гл. 4 Положения № 637).

Итак, согласно п. 4.4. гл. 4 Положения № 637 кассовая книга в электронном виде прошивается, как правило, за месяц (это предусматривается также приказом об учетной политике предприятия).

Исправления в кассовых ордерах (расходных ведомостях) не допускаются (п. 3.10 Положения № 637). Итак, если при заполнении ордера была допущена ошибка, то такой документ оформляется заново.

Вместе с тем в кассовой книге исправления возможны. Заверяются они подписью кассира и главного бухгалтера (или лица, заменяющего его) (п. 4.2 Положения № 637).

Для этого неправильный текст (цифры) зачеркивается, выше вписывается правильный текст (цифры). При этом зачеркивание осуществляется одной линией так, чтобы можно было прочитать исправленный текст (цифры). Рядом с исправлением делается надпись "исправлено", ставятся подписи тех лиц, которыми был подписан документ, указывается дата осуществления исправления (р. 4 Положения № 88).

Детально о наличных расчетах, ограничении и ответственности за нарушения кассовой дисциплины узнайте в материалах издания "БУХГАЛТЕР&ЗАКОН":

"Лимит кассы: кто устанавливает и как заполнить Расчет лимита" (№ 14 за 2015 год);

"Некоторые особенности оприходования наличности в кассе" (№ 14 за 2015 год);

"Инвентаризация кассы: о чем полезно знать" (№ 14 за 2015 год);

"Наличные ограничения по-украински, или Как НБУ приучает к безналичным расчетам" (№ 14 за 2015 год);

"Ответственность за нарушения в сфере наличного обращения" (№ 14 за 2015 год);

"Отсутствует директор или главный бухгалтер: кто подписывает кассовые ордера" (№ 14 за 2015 год).



Людмила Гайдукевич,
эксперт, ЛІГА:ЗАКОН



1. Положение № 637 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637.

2. Положение № 88 – Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05. 95 г. № 88.







Законодательство, связанное с этой статьей,
консультации и комментарии налоговых органов –
все это Вы найдете в системах ЛІГА:ЗАКОН.

Система ЛІГА:ЗАКОН

Демо-версия ЛІГА:ЗАКОН