|
|
|
|||||
Необходимо иметь надлежащим образом оформленные подтверждающие документы, чтобы расходы можно было классифицировать как представительские. Следует отметить, что любые нормативные документы, регулирующие порядок документального оформления представительских расходов, отсутствуют. Поэтому считаем, прежде всего следует помнить об общих требованиях к обязательным реквизитам первичных документов (счетов, билетов, квитанций, накладных и т.п.), указанных в части второй ст. 9 Закона Украины "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" от 16.07.99 г. № 996-XIV и в п. 2.4 Положения про документальное обеспечение записей в бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.
Такими реквизитами являются:
- название документа;
- дата и место его составления;
- название предприятия, от имени которого составлен документ;
- содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения такой операции;
- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.
Кроме того, в комплект документов, необходимых для осуществления и оформления представительских расходов, могут входить:
- смету расходов, которые запланированы на год, утвержденный руководителем предприятия, с детализацией запланированных мероприятий (встреч, презентаций и т.д.);
- отчет о фактически осуществленные расходы за год также с детализацией мероприятий, которые были запланированы;
- программа мероприятия (презентации, подписания контрактов и т.п.) с указанием даты и места его проведения;
- список участников (как приглашенных лиц, так и работников предприятия) с указанием фамилии, имени, отчества, должности;
- сумма расходов, которые планируются.
Распорядительным документом (приказом, распоряжением) руководителя предприятия определяются лица, ответственные за прием представителей других предприятий относительно коммерческой деятельности.
Программа мероприятия должна содержать полный перечень того, что планируется, дату и место его проведения, список приглашенных лиц и представителей приглашающей стороны. Такую программу должен утвердить руководитель фирмы, которая принимает.
Представители и делегации, которые прибудут на переговоры как имеющиеся или потенциальные партнеры, независимо от того, отечественные они или зарубежные, должны быть официально приглашены на предприятие. Один из важных документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов для тех, кто прибывает из-за границы и из других городов, - журнал учета прибывающих в командировку, необходимость ведения которого предусмотрено Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (этот норматив не обязателен к применению всеми предприятиями, но его можно использовать как справочный. В таком случае, несмотря на то, что он потерял силу, его необходимо утвердить внутренним нормативным актом предприятия).
Если во время деловой встречи (переговоров) стороны не пришли к согласию и не заключили договор, не будет лишним документально подтвердить этот факт в форме, скажем, подписанного представителями обеих сторон протокола о намерении заключить договор в произвольной форме.
Учитывая приведенное выше, если документы, перечисленные в запросе, имеют указанные выше обязательные реквизиты, вы можете принимать как подтверждение оплаты к авансовому отчету.
Анна Загорулько, ООО АФ "Профи-Аудит"
консультации и комментарии налоговых органов –
все это Вы найдете в системах ЛІГА:ЗАКОН.
Система ЛІГА:ЗАКОН бесплатная презентация