(0)
Новости

Новости

3 Февраля 2020

Битрикс24 - Обмен документами сегодня

Диджитализация бизнеса - не просто современный тренд, это залог эффективного будущего.

Конечно это касается и обмена документами между контрагентами. Уже не возникает сомнения, что электронный документообмен (ЭДО) ускоряет процессы, помогает сэкономить время и деньги. Многие компании перешли на электронный обмен, многие - изучают вопрос, чтобы уже завтра перейти.

Среди тех, кто уже оценил преимущества ЭДО, лидер в области автоматизации бизнес-процессов - компания «Битрикс24». В первую очередь они решили перевести в электронный вид первичные документы, которыми обменивались с клиентами и партнерами. В среднем их в компании около 1500 в месяц. После взвешенного изучения сервисов, которые позволяют обмениваться электронными документами,  «Битрикс24» выбрали FlyDoc.

FlyDoc - модуль, который встраивается в учетную систему 1С:Підприємство для обмена первичными юридически значимыми электронными документами с контрагентами без установки дополнительного программного обеспечения. Модуль позволяет пользователю через привычную 1С:Підприємство обмениваться документами с государством (налоговыми накладными и расчетами корректировки), партнерами и клиентами, которые пользуются M.E.Doc, Coтa, FlyDoc, Fredo Звіт.

Внедрение FlyDoc для «Битрикс24» осуществляли специалисты СОФТКОМ - компании-соразработчиком модуля.

Через FlyDoc был реализован обмен следующими документами:

  • Налоговые накладные и приложения №2 к ним;

  • Расходные накладные;

  • Акты;

  • Счет-оферта;

  • Счет-оферта (клиент)

  • Счет-оферта (партнер).

Далее самое интересное: как был организован обмен, что поменялось и какие результаты внедрения!

Идем последовательно.

Как организован обмен документами в Битрикс24 через FlyDoc?

Чтобы выявить, кто из контрагентов готов обмениваться документами в электронном виде, в «Битрикс24» разработали форму на сайте, где клиент дает согласие на безбумажный обмен документами (скрин №1).

Скрин №1

Полученная информация попадает в карту контрагента 1С:Підприємство (скрин №2)

Скрин №2

Учетная система сортирует таких контрагентов и формирует для них пакет документов, который попадает в модуль FlyDoc. Там, в обычном интерфейсе 1С:Підприємство, пользователь видит перечень документов, вид документа, статус. (Скрин №3)

Скрин №3

Чтобы отправить документ из FlyDoc, пользователь накладывает подпись и печать на документ и отправляет контрагенту. (скрин №4)

Скрин №4

Контрагент получает документ. Затем он может подписать или отклонить, исправить и отправить исправленный. Сотрудник «Битрикс24» мгновенно видит эти изменения или получает отклонения с указанием причины. Реагирует на них, например, корректирует и направляет новый документ. Все это происходит за считанные минуты.

Удобно? Конечно!

Результат, который получила компания «Битрикс24» после внедрения электронного документооборота:

  • экономия денег - расходы на документы снизились на 30%. Больше всего экономят на печати, конвертах и ​​марках и на курьерской доставке;

  • значительная экономия времени - нет нужды распечатывать документы, ставить на них «мокрую» печать и подпись и отправлять клиенту курьером, теперь это легко сделать в электронной форме с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). Подписали и за один клик направили контрагенту.

  • безопасность - благодаря FlyDoc документы не теряются и не портятся, поскольку хранятся в единой базе данных 1С:Підприємство. Потерять важную информацию физически невозможно.

«По состоянию на сейчас 30% документов нашей компании мы направляем в электронном виде, но стремимся уже в ближайшее время достичь цифры 75%. Нам важно быть в тренде цифровизации! Скорее согласовывать документы, более оперативно обмениваться договорами, актами и упрощать работу с помощью технологий. Для этого мы готовы менять привычные процессы на новые - простые и эффективные », - говорит Дмитрий Суслов, директор украинского« Битрикс24 ».

Работа продолжается! Все больше контрагентов переходят на электронный обмен, поэтому 75% - реальная цель. А это залог еще большего снижения затрат и времени на постоянный перенос информации в учетную систему, сверку документов, исправление ошибок.

Каждая компания может установить FlyDoc - 1 месяц использования является бесплатным с отсутствием ограничений по количеству документов для обмена.