Минфин обратил внимание, что с целью упорядоченности движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя предприятия учреждения устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятие их к учету, передача в обработку и в архив.
Если правилами документооборота предприятия предусмотрена возможность отражения хозяйственной операции, относительно которой на момент окончания составления регистров бухгалтерского учета за отчетный период от контрагента в сроки, установленные законодательством, не получен первичный документ, основанием для переноса информации о такой хозяйственной операции в регистры бухгалтерского учета является должным образом оформленный внутренний первичный документ (акт), составленный должностным лицом, ответственным за прием-отпуск товарно-материальных ценностей, работ и услуг.
Еще больше материалов и аналитики в системах ЛІГА:ЗАКОН
В месяце поступления от контрагента первичного документа по хозяйственной операции, информация о которой в прошлых отчетных периодах была перенесена в регистры бухгалтерского учета согласно внутреннему первичному документу (акту), в регистры бухгалтерского учета за отчетный период переносится информация о такой хозяйственной операции, при этом ее объем указывается путем корректировки на сумму разницы между оценкой такой хозяйственной операции по внутреннему первичному документу (акту) и первичному документу, полученному от контрагента.
Учитывая вышесказанное, если правилами документооборота на предприятии будет определено, что внутренним первичным документом для отражения хозяйственной операции относительно которой на момент окончания составления регистров бухгалтерского учета за отчетный период от контрагента в сроки, установленные законодательством, не получен первичный документ, может быть бухгалтерская справка без составления иного внутреннего первичного документа (акта), то для целей бухгалтерского учета такая бухгалтерская справка может служить основанием для отражения соответствующей хозяйственной операции в бухгалтерском учете, если она содержит все обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.3 Положения № 88, в том числе подпись лица, ответственного за осуществление такой хозяйственной операции.
В то же время, бухгалтерская справка применяется для исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета за истекший отчетный период способом сторно. Этот способ предполагает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (сумма, корреспонденция счетов) заносится красными чернилами, пастой шариковых ручек и т.п. или со знаком "минус", а исправление (сумма, корреспонденция счетов) заносится чернилами, пастой шариковых ручек и т.д. темного цвета. Внесением этих данных в регистр бухгалтерского учета в месяце, в котором обнаружена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отображается правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Справка должна приводить причину ошибки, ссылки на документы и регистры бухгалтерского учета, в которых допущена ошибка, и подписывается работником, составившим справку, и после ее проверки - главным бухгалтером.