Перенос данных в облако – одна из самых популярных услуг, которую предоставляют IT-специалисты СОФТКОМ. Мы помогаем бухгалтерам удаленно работать с необходимыми в работе программами – BAS и M.E.Doc.
Ниже мы рассмотрим типичный кейс переноса бухгалтерии в облако (на примере проекта нашего партнера Tucha).
Это даст ответы на вопросы:
- как происходит процесс миграции в облако?
- сколько это стоит?
- какой ожидать результат перехода?
Клиент
Учебный центр, который специализируется на проведении курсов по ИТ-направлению. До того, как клиент решил перенести работу отдельных отделов в облако, его команда долгое время работала на физических серверах в офисе в г. Харьков.
На тот момент команда заказчика состояла из 15 сотрудников, среди которых — 4 бухгалтера.
До карантина Учебный центр проводил занятия в офлайн-формате, но со временем начал активно внедрять в работу онлайн-обучение. Соответственно, те специалисты, работа которых не предусматривала непосредственного контакта с учениками, тоже получили возможность работать дистанционно. Прежде всего это касалось бухгалтерской службы.
Реализация проекта
Целью проекта было – организовать удалённые рабочие места для 4-х сотрудников бухгалтерской службы и обеспечить им стабильный доступ к облаку из дома в любое время.
Для этого было сделано ряд шагом, которые мы рассмотрим ниже.
Шаг 1. Обсуждение всех деталей работы бухгалтерии. Как результат были сформулированы такие задачи:
- обеспечить все необходимое для размещения платформы BAS;
- вынести на сервер сетевую версию программы M.E.Doc и её базу данных;
- настроить подключение токенов;
- создать рабочие места для 4-х пользователей на сервере.
Проектом также были предусмотрены и другие дополнительные услуги (установка пакета офисных программ Microsoft Office, интернет-браузера, и др.), но мы остановимся именно на перечисленных выше пунктах.
Шаг 2. Подбор подходящего решения.
Учебный центр предпочёл размещение данных за пределами Украины, а именно — в Германии. Выбор остановился на облачном сервисе Tucha Flex+. Было принято решение развернуть виртуальную машину в такой конфигурации:
- 2 CPU;
- 5 ГБ RAM;
- 80 ГБ SSD;
- 1 IP-адрес.
Для старта клиенту была предложена конфигурация, которая предусматривает 50 ГБ места на диске. В дальнейшем, если потребности заказчика в дисковом пространстве вырастут, конфигурацию сервиса он сможет изменить.
Шаг 3. Заключение договора.
Шаг 4. Подготовка виртуальной машины нужной конфигурации и предоставление клиенту всех необходимых данных для доступа к серверу и панели управления им.
Шаг 5. Начало процесса переноса данных в облако. Рассмотрим этот шаг подробнее.
Миграция бухгалтерских программ и данных на сервер
Для работы бухгалтерии заказчика в облаке потребовались:
1. Перенос в облако платформы BAS.
Подготовкой всего необходимого занимались IT-специалисты, настройкой переноса – обслуживающая компания по BAS.
Это важно, поскольку настройка работы с программой BAS для каждой отдельной компании имеет множество особенностей, о которых лучше всего знают именно специалисты по автоматизации.
2. Перенос в облако сетевой версии программы M.E.Doc.
Процесс переноса этой программы несложен и был выполнен достаточно быстро. Для этого была скопирована база данных с физического сервера клиента и размещена на новой виртуальной машине. Т.е. перенос непосредственно программы не требуется — её достаточно скачать на странице М.E.Doc и обновить до той версии, которой обычно пользуется клиент.
3. Вынос в облако базы данных программы M.E.Doc и настройка подключения токенов.
Клиент предоставил доступ к программе M.E.Doc, размещённой на его локальном сервере. IT-специалистами была создана резервная копия базы данных и перенесена на новую виртуальную машину. Проведена настройка подключения токенов.
4. Создание рабочих мест пользователей на сервере.
Процесс несложный, но проводился для каждого пользователя отдельно.
Сколько стоило решение задачи клиенту
Стоимость описанных выше работ для Учебного центра составила:
- Аренда виртуальной машины на базе сервиса TuchaFlex+ — 73,00 евро/месяц (здесь и далее — в гривнах по курсу НБУ на первое число текущего месяца).
- Услуга предоставления и поддержки дополнительного выделенного IP-адреса со стороннего адресного диапазона — 10 евро/месяц.
- Постоянное администрирование сервера (техническая поддержка, которую пожелал иметь клиент) — 41,50 евро/месяц (50% от стоимости сервера).
Суммарно 124,50 евро/месяц.
Важно, что в рамках выбранного вида поддержки, услугу по переносу программ и данных на виртуальный сервер клиенту были предоставлены бесплатно.
Без оформления поддержки миграция и первый месяц использования облака обошлись бы в 166 евро (83 евро за сервер + 83 евро за перенос данных), а дальнейшие ежемесячные затраты на облако сократились бы до — 83 евро/месяц. То есть, в вопросе цены у клиентов всегда есть варианты – все зависит от потребностей.
Результат перехода бухгалтерии в облако для клиента
Весь процесс миграции занял всего 2 дня — от выявления потребностей и подбора решения до окончательных настроек в облаке и начала работы в ней заказчика. Дополнительно Учебному центру была оказана помощь по работе на сервере на начальном этапе.
Благодаря переносу бухгалтерии на виртуальный сервер
клиент получил ряд преимуществ:
- Возможность организации удалённой работы и доступа к рабочему пространству из дома (с помощью ПК или ноутбука) в любое время.
- Безопасное и защищённое хранение всех программ и данных для работы финансового отдела компании.
- Организованное создание и хранение резервных копий в облаке, возможность восстановить необходимые файлы.
- Быстрое и лёгкое масштабирование в будущем, если потребности возрастут.
- Круглосуточную техническую поддержку, оперативную квалифицированную помощь в решении вопросов по работе на виртуальном сервере.
В современных условиях работать удалённо — это необходимость. Облачные сервера прекрасно справляются с данной задачей и позволяют быстро организовать работу для любого количества пользователей.
Нужна помощь по переходу в облако
или другая IT-поддержка?
Обращайтесь: (044) 581-59-00