(0)
BAS Документооборот КОРП

BAS Документооборот КОРП

62 700 грн

"BAS Документооборот КОРП" в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет. "BAS Документооборот КОРП" соответствует всем законодательным и нормативным требованиям, регламентирующих порядок работы с документами.

Подробнее
Купить Задать вопрос

Описание


Ключевые возможности "BAS Документооборот КОРП":

  • Работа с договорными документами
  • Управление документами
  • Эффективное управление процессами
  • Привычный и функциональный почтовый клиент
  • Учет и планирование рабочего времени
  • Проектный учет и контроль выполнения
  • Инструменты для совместной работы
  • Интеграция с любыми решениями
  • Доступ с различных устройств
  • Ключевые возможности "BAS Документооборот КОРП":

      • Работа с договорными документами:

      • подготовка по шаблону
      • автозаполнения реквизитами
      • регистрация и согласование
      • многосторонние договоры
      • контроль возврата и передачи
      • автоматическое продление
      • анализ договорной работы
      • Управление документами:

      • учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД
      • контроль выполнения
      • электронной подписи
      • потоковое сканирование и штрихкодирования
      • архивное хранение и поиск
      • Эффективное управление процессами:

      • готовые шаблоны согласования, рассмотрения, утверждения и др.
      • простое проектирование
      • автоматический запуск
      • иерархия процессов
      • контроль сроков
      • мониторинг и аналитика
      • Привычный и функциональный почтовый клиент:

      • автоматическая обработка почты
      • хранение истории переписки
      • привязка писем к документам
      • выполнение задач по почте
      • отзывы и перенаправления писем
      • общая адресная книга с фото
      • быстрый поиск писем
      • Учет и планирование рабочего времени:

      • личные и общие календари
      • учет отсутствий сотрудников
      • делегирование полномочий
      • ежедневные отчеты
      • автоматический хронометраж
      • анализ трудозатрат по видам деятельности
      • Проектный учет и контроль выполнения:

      • учет данных в разрезе проектов
      • планирования и выполнения проектных задач, отчетность
      • загрузки с MS Project
      • диаграмма Ганта
      • учет трудозатрат по проектам
      • контрольные точки проекта
      • Инструменты для совместной работы:

      • подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий
      • бронирования помещений
      • контроль выполнения пунктов протоколов
      • коллективные обсуждения и голосования на форуме
    • Интеграция с любыми решениями

    • Доступ с различных устройств

    Соответствие украинскому законодательству

    "BAS Документооборот КОРП" позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота в соответствии с основными постановлениями и законами, которые регулируют ведение делопроизводства и документооборота в Украине:

    • Закон Украины от 22.05.2003 № 851-IV "Об электронных документах и электронном документообороте"
    • Закон Украины от 05.07.1994 № 80/94-ВР "О защите информации в информационно-телекоммуникационных системах"
    • Закон Украины от 02.10.1996 № 393/96-ВР "Об обращениях граждан"
    • Постановление КМУ от 30.11.2011 №1242 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти"
    • Постановление КМУ от 28.10.2004 №1453 "Об утверждении Типового порядка осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти"

    Работа с документами

    "BAS Документооборот КОРП" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует "Инструкции по делопроизводству №1153 от 17.10.1997", постановлении КМУ "Об утверждении типового порядка осуществления электронного документооборота в органах". Для карточек документов, процессов и задач предусмотрены специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с этими объектами. В комплект поставки уже входит 45 готовых инструкций.

    Хранение и права доступа

    В конфигурации программы "BAS Документооборот КОРП" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

    Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

    Вдобавок к этому все данные конфигурации "BAS Документооборот КОРП" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

    Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.

    Автоматическая загрузка файлов из каталога

    Программа умеет автоматически загружать файлы по указанному каталогу в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в папку документооборота с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот вашего предприятия. Это удобно использовать для интеграции, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.

    Регистрация входящих и исходящих документов

    "BAS Документооборот КОРП" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

    Регистрация документов производится в соответствии с государственными стандартами, типовых инструкций и традиций отечественного делопроизводства. При регистрации поддерживается печать штрих-кодов и регистрационных штампов.

    Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

    • запуск автоматизированной процедуры (бизнес-процесса) рассмотрения документов и последующей постановки на контроль
    • оповещение исполнителей
    • поддержка регламентированных сроков исполнения документов
    • формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение
    • дальнейшее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам

    Учет обращений граждан

    В "BAS Документооборот КОРП" предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Украины №393 / 96-ВР от 02.10.1996 "Об обращении граждан".

    Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.

    Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты "Выполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".

    Учет договоров

    В "BAS Документооборот КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

    • подготовка проекта договора
    • согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее
    • учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения
    • учет и контроль сроков действия договоров
    • автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре
    • многовалютный учет сумм договоров
    • работа с многосторонними договорами
    • учет и контроль выполнения финансовых обязательств по договору
    • контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура
    • контроль возврата переданных экземпляров документов по договору
    • расторжение договора

    Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры, в которых заканчиваются сроки действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Договоры, разорваны".

    Сканирование

    В "BAS Документооборот КОРП" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.

    Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирования многостраничных tif или pdf файлов.

    Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск в распознанных документах.

    Электронная почта

    Встроенная в "BAS Документооборот КОРП" внутренняя почта позволяет

    • отправлять по электронной почте непосредственно из программы любые документы или файлы
    • загружать входные или внутренние документы по электронной почте
    • при использовании ЭЦП, отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы
    • искать письма по реквизитам и с помощью быстрого поиска, искать в числе прочего, и по текстовому содержанию писем
    • кроме того, программа автоматически отслеживает почту и выводит сообщение, что всплывает в правом нижнем углу, при поступлении новых писем. Если по письму была переписка, то программа сообщает об этом, выводя гиперссылки в области чтения и карточке письмо

    Выполнение заданий по почте

    Задание можно выполнять по почте, просто отвечая на специальные почтовые сообщения, автоматически рассылаемые программой.

    Просмотр, редактирование и контроль версий

    Для просмотра и редактирования документов "BAS Документооборот КОРП" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

    Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список документов, что редактируются, и перечень невыполненных задач, предусмотрена настройка "Рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы отдельного раздела.

    "BAS Документооборот КОРП" обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

    При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

    Напрямую с карты файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнения версий.

    Шаблоны документов и файлов

    В "BAS Документооборот КОРП" пользователи могут настраивать и использовать шаблоны файлов и документов, которые автоматически заполняются. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.

    При создании нового документа с шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

    Штрихкодирования документов

    В "BAS Документооборот КОРП" всем документам автоматически присваивается штрих-код, который можно:

    • распечатать на отдельном листе
    • распечатать поверх титульного листа бумажного документа
    • распечатать на наклейке
    • вставить в электронный документ как изображение

    Штрих-коды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

    Печать регистрационных штампов документов

    В "BAS Документооборот КОРП" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, содержащий название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрих-код. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

    Связи между документами

    В "BAS Документооборот КОРП" предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации соответствующих документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются одиночные, множественные, односторонние и двусторонние связи.

    Несколько резолюций в документах

    В карточке документа "BAS Документооборот КОРП" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.

    Предусмотрена возможность заверять резолюции электронной подписью (ЭП). Необходимость подписания резолюций определяется правилами документооборота, установленными на предприятии.

    Переадресация входящих документов

    В программе "BAS Документооборот КОРП" можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение перенаправленных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки выполнения перенаправленных документов.

    Контроль переданных документов

    Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.

    Бизнес-процессы и работа пользователей

    В программе "BAS Документооборот КОРП" коллективная работа с документами реализована с помощью следующих бизнес-процессов:

    • Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на выполнение или ознакомление
    • Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем
    • Согласование: приложенные к такому бизнес-процесса документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. Поддерживаются следующие варианты согласования, как:
    • параллельное
    • последовательное
    • смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации
    • Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения
    • Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту
    • Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления
    • Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их выполнение
    • Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа - рассмотрение, исполнение, списание в дело
    • Обработка исходного документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходного документа - согласование, утверждение, регистрация.

    Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли "Директор", и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, - самому директору или его заместителю.

    Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 20 000 гривен, будет использован один шаблон, а для согласования всех других договоров - другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.

    Сроки выполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.

    Реализовано автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.

    Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.

    Есть возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.

    Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами

    Основное назначение этого механизма интеграции - автоматизировать такие процессы обработки данных, пересекающих границы различных информационных баз; сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей. Пример бизнес-процесса, пересекающий границы конфигураций: процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе "Управління торгівлею" редакция 3, продолжается в "BAS Документооборот КОРП" и заканчивается снова в " Управління торгівлею".

    Удобство работы на каждый день

    Окно "Текущие дела" на рабочем столе открывается при старте программы. Оно показывает итоговую информацию по задачам пользователя и подчиненных (для руководителей), событиями календаря, сообщениями почты и форума по мерам, по работе с документами, по учету времени.

    Окно "Мои задачи" показывает списки задач текущего пользователя на закладках "Задача мне" и "Задача от меня". На закладке "Задача мне" отражаются задания, предназначенные текущему пользователю напрямую, через роли или делегированием. Закладка "Задача от меня" показывает задачи, автором которых является текущий пользователь.

    Задание можно обозначать флажками разных цветов. Это удобно при работе с большим числом задач.

    Поиск

    Электронный документ - структурированный набор данных, содержащий реквизиты и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

    Реализовано полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержанию версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.

    Учет рабочего времени и контроль выполнения

    Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

    В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая содержит данные о времени, проект, содержание работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

    Программа позволяет вести общий и персональный календаре и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Календаря можно создать на основании любого другого предмета программы, например, задачи, документа, письма, мероприятия.

    Организация распределенной информационной базы

    В программе предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

    Обмен данными с другими типовыми конфигурациями

    В "BAS Документооборот КОРП" предусмотрены встроенные в систему планы обмена с типовыми конфигурациями.

    Дополнительно в комплект поставки релизов программу включены правила обмена с другими прикладными решениями. Эти правила обмена готовы для использования и настройки обмена с помощью обработки "Универсальный обмен данными в формате XML".

    Веб-сервисы работы с файлами

    "BAS Документооборот КОРП" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между "BAS Документооборот КОРП" и другим приложением осуществляется с помощью веб-сервисов.

    Применение программы как библиотеки файлов позволяет

    • присоединять файлы к объектам вашей информационной базы
    • разгрузить вашу информационную базу за счет переноса сохраненных файлов в "BAS Документооборот КОРП"
    • обеспечить безопасное, надежное и централизованное хранение неструктурированной информации вашего предприятия
    • интегрировать файлы, связанные с вашей информационной базой, в общий документооборот предприятия
    • организовать единое хранилище файлов для различных информационных баз и приложений.