Кейс внедрения Microsoft SharePoint для центра сертификации агрокультур
Клиент
Аккредитованный центр сертификации и оценки качества агропродукции (семян, зерна) с лабораториями в 4-х городах Украины.
Потребность
Особенностью бизнеса компании-заказчика является работа с большим количеством документов и необходимостью их хранения в течение 5 лет. После длительного времени деятельности у Центра возникла необходимость надежного и удобного хранилища для многочисленных файлов, с возможностью работать с документами онлайн и оффлайн, а также предоставления специфических прав доступа отдельным пользователям.
Выбор подрядчика
Сотрудничество с клиентом началось в 2017 году с сопровождения двух учетных решений «BAS Бухгалтерія» и «BAS Зарплата і управління персоналом», а с 2019-го Центр стал партнером по направлению ИТ также – СОФТКОМ помог восстановить резервные копии данных после вирусной атаки. Поэтому с появлением новой потребности клиент обратился в СОФТКОМ.
Перед ИТ-специалистами были поставлены следующие задачи:
- найти надежное хранилище для данных, которое будет легко масштабироваться;
- перенести на него все документы клиента;
- распределить между сотрудниками права доступа к файлам и папкам.
Реализация проекта
Проект был выполнен сотрудниками СОФТКОМ в 2 этапа.
1. Анализ потребностей заказчика, подбор и согласование оптимального решения, обсуждение всех деталей будущего проекта.
После оценки задач клиента и возможных вариантов их решения специалисты СОФТКОМ предоставили предложение внедрить в работу решение – Microsoft SharePoint. Аргументируя это тем, что SharePoint:
- позволяет хранит документы в облаке на надежных Дата-Центрах такого ИТ-гиганта, как Майкрософт;
- предоставляет возможность работать с документами в онлайн и офлайн-режимах;
- является оптимальным по соотношению цена-качество и соответствует бюджету Центра сертификации.
Клиент согласился с предложенным вариантом и ИТ-специалисты СОФТКОМ перешли к практической плоскости реализации проекта.
2. Проведение настроек, перенос данных.
На данном этапе специалисты СОФТКОМ:
- проанализировали общий размер и тип файлов – 400Гб, а именно 2500+ документов текстового и pdf-формата;
- разработали матрицу доступов к конкретным файлам и папкам;
- согласовали с заказчиком структуру хранилища, чтобы пользователи могли легко найти необходимые материалы;
- создали учетные записи для сотрудников Центра;
- загрузили документы компании на Microsoft SharePoint;
- настроили права доступа к данным для каждого пользователя;
- организовали синхронизацию облачного хранилища Microsoft SharePoint с локальными компьютерами пользователей;
- настроили политику синхронизации данных в зависимости от их важности.
Учитывая постоянное увеличение количества документов и опыт столкновения с вирусной атакой в прошлом, перед клиентом дополнительно встал вопрос дальнейшего обслуживания ИТ-инфрастуктуры опытным системным администратором. Заказчик рассматривал несколько вариантов:
- a) расширить собственный штат ИТ-специалистом;
- b) заказывать разовые работу в СОФТКОМ как только возникнет необходимость;
- c) оформить абонентское обслуживание (АО) в СОФТКОМ, которое предусматривает комплексную поддержку ИТ-инфрастуктуры. В течение абонентского обслуживания за клиентом закрепляются персональный инженер и менеджер. Задачей инженера является обеспечение непрерывности бизнеса клиента, уменьшение количества сбоев, повышение эффективности использования ИТ. Персональный менеджер следит за качеством предоставляемых услуг.
По сравнению с другими вариантами АО от СОФТКОМ позволяло существенно сэкономить на стоимости работ, гарантировало высокую квалификацию и взаимозаменяемость специалистов (например, если сотрудник заболеет или уйдет в отпуск, не будет простоев). После тщательных раздумий клиент подписал договор абонентского обслуживания. Сотрудничество продолжается до сих пор.
Более 400 Гб данных (2500+ документов)
В 2 раза более быстрый обмен документами
Безопасное хранилище для данных с доступом 24/7
Важные аспекты проекта
Проект был реализован в течение 10 дней:
- анализ данных – 2 дня;
- создание учетных записей пользователей – 1 день;
- настройка прав доступа – 1 день;
- подготовка к миграции данных в облако – 2 дня;
- миграция данных на Microsoft SharePoint – 3 дня;
- подключение пользователей – 1 день.
Количество задействованных специалистов СОФТКОМ – 1.
Стоимость внедрения Microsoft SharePoint составила 400 грн за каждого пользователя.
Во время проекта специалисты СОФТКОМ столкнулись с нюансом – для обеспечения возможности работать с документами в офлайн-режиме у части сотрудников было недостаточно памяти на диске их локальных ПК. Однако специалисты СОФТКОМ помогли подобрать и заменить их на новые, большие по объему.
Результат проекта
Благодаря реализованному проекту клиент получил:
- надежное хранилище для документов, которое соответствует международным стандартам безопасности и обеспечивает защиту от изъятия, физического уничтожения, вирусов, фишинга и т.д;
- вдвое более быстрый обмен документами по сравнению с отправкой через e-mail;
- гибкое управление доступом к отдельным файлам для сотрудников Центра сертификации и заказчиков компании;
- доступ к документам 24/7 с любого устройства;
- возможность совместной работы с файлами в режиме реального времени;
- регулярное резервное копирование и доступ к предыдущим версиям документов, что делает невозможным потерю информации;
- возможность работать как онлайн, так и офлайн (с автоматической синхронизацией после появления доступа к интернет);
- персонального менеджера и сервис-инженера СОФТКОМ для качественной и надежной абонентской поддержки ИТ-инфраструктуры.