Отчетность и ЭДО без проблем благодаря MEDoc и СОФТКОМ – кейс ВЕНБЕСТ
Клиент
«ВЕНБЕСТ» – одна из самых крупных негосударственных охранных структур Украины. Занимается физической и технической охраной коммерческих объектов и жилья, мониторингом транспортных средств, сопровождением грузов, пультовой охраной и оказывает услуги по пожарной безопасности.
На момент начала сотрудничества с СОФТКОМ в 2016 году «ВЕНБЕСТ» насчитывал 90 представительств в 14 регионах Украины, в таких городах как: Киев, Одесса, Львов, Ивано-Франковск, Харьков, Тернополь, Полтава, Черкассы, Николаев, Винница, Хмельницкий, Сумы и многие другие.
Выбор продукта
Охранный холдинг нуждался в комплексном решении для представления отчетности в государственные органы и обмена документами с клиентами. Среди задач, которые необходимо было решить:
- отчетность в ГНС, ПФУ, ГСС, другие министерства и ведомства;
- мгновенный обмен документами в электронном виде;
- КЭП для подписания электронных документов;
- хранилище для хранения и защиты электронной подписи;
- осуществление полного цикла работ по налоговым документам (НН и РК) и их регистрации в ЕРНН;
- передача данных из учетной системы;
- дальнейшая качественная поддержка внедренных изменений.
Безопасность, скорость, профессионализм – это те принципы, которых «ВЕНБЕСТ» придерживается в своей работе, и на которые ориентировалось руководство при выборе решения и партнера по внедрению. Особенно важными для клиента были:
- скорость выпуска обновлений форм отчетности согласно изменениям законодательства;
- высокий уровень безопасности данных и защиты КЭП;
- распространенность решения среди существующих контрагентов;
- легкость использования;
- возможность удаленной установки и настройки;
- профессиональная оперативная поддержка.
После тщательного анализа возможных вариантов клиент выбрал безусловного лидера среди бухгалтеров – программу M.E.Doc и обслуживание от компании СОФТКОМ.
В пользу СОФТКОМ говорили более 12 лет опыта и эталонная поддержка, которая включает:
- бесплатную линию консультаций с безлимитом на количество и продолжительность консультаций;
- возможность удаленного подключения;
- закрепление за заказчиком персонального менеджера для решения различных вопросов, связанных с модулями;
- удаленную установку и настройку MEDoc;
- обучение по MEDoc.
Для удовлетворения всех потребностей клиента специалистами СОФТКОМ был подобран следующий комплект решений:
- MEDoc Отчетность – для подготовки и подачи отчетов в государственные органы;
- MEDoc Учет НДС – для работы с налоговыми документами (НН и РК) и их регистрации в ЕРНН;
- MEDoc ЭДО – для электронного документооборота;
- квалифицированные электронные подписи (КЭП) и токены для их безопасного хранения;
- MEDoc Интеграция с учетными системами – для быстрого переноса информации из учетных программ в MEDoc.
Что было сделано
Специалисты СОФТКОМ реализовали проект для 84 представительств ВЕНБЕСТ в Киеве, Харькове, Одессе, Сумах, Тернополе, Львове, Виннице и других городах.
Все работы выполнялись удаленно. Специалисты СОФТКОМ:
1. Установили и настроили модули «Отчетность» и «Учет НДС».
2. Внедрили MEDoc ЭДО для обмена электронными документами.
3. Оформили КЭП и предоставили токены.
4. Настроили интеграцию MEDoc с учетными системами.
5. Провели обучение пользователей.
6. Обеспечили качественное и оперативное обслуживание.
Сотрудничество СОФТКОМ с холдингом «ВЕНБЕСТ» продолжается по сей день.
MEDoc ЭДО, Отчетность и другие модули внедрены для 84 представительств ВЕНБЕСТ
Установка, настройка и обучение осуществлялись удаленно
Результат проекта
Благодаря реализации проекта охранный холдинг получил комплексное решение, удовлетворившее все потребности компании.
- модули MEDoc для стабильной работы сотрудников бухгалтерии:
- отчетности в контролирующие органы;
- электронного документооборота с контрагентами;
- создание, подписание и регистрация налоговых документов (НН и РК);
- группового переноса данных из учетных систем в MEDoc;
- КЭП и токены для их надежного хранения;
- быстрое внедрение и настройка решений, а также надежную дальнейшую поддержку от СОФТКОМ:
- Линию консультаций СОФТКОМ без очередей и доплат;
- удаленное подключение для оказания технической помощи;
- персонального менеджера, который извещающает об обновлениях, возможных сбоях на сервере ГНС, следит и заранее информирует о завершении срока действия лицензий и т.д.