Звітність та ЕДО без проблем завдяки MEDoc та СОФТКОМ – кейс ВЕНБЕСТ
Клієнт
«ВЕНБЕСТ» – одна з найбільших недержавних охоронних структур України. Займається фізичною та технічною охороною комерційних об'єктів та житла, моніторингом транспортних засобів, супроводом вантажів, пультовою охороною та надає послуги з пожежної безпеки.
На момент початку співпраці з компанією СОФТКОМ у 2016 році «ВЕНБЕСТ» налічував 90 представництв в 14 регіонах України, в таких містах як: Київ, Одеса, Львів, Івано-Франківськ, Харків, Тернопіль, Полтава, Черкаси, Миколаїв, Вінниця, Хмельницький, Суми та багато інших.
Вибір продукту
Охоронний холдинг потребував комплексного рішення для подання звітності до державних органів та обміну документами з клієнтами. Серед задач, які необхідно було вирішити:
- звітування в ДПС, ПФУ, ДСС, інші міністерства та відомства;
- миттєвий обмін документами в електронному вигляді;
- КЕП для підписання електронних документів;
- сховище для зберігання та захисту електронних підписів;
- здійснення повного циклу робіт з податковими документами (ПН і РК) та їх реєстрації в ЄРПН;
- передача даних з облікової системи;
- подальшу якісну підтримку впроваджених змін.
Безпека, швидкість, професіоналізм – це ті принципи, яких «ВЕНБЕСТ» дотримується в своїй роботі, та на які орієнтувалося керівництво під час вибору рішення і партнера з впровадження. Особливо важливими для клієнта були:
- швидкість випуску оновлень форм звітності згідно змін законодавства;
- високий рівень безпеки даних та захисту КЕП;
- поширеність рішення серед наявних контрагентів;
- легкість використання;
- можливість віддаленого встановлення та налаштування;
- професійна оперативна підтримка.
Після ретельного аналізу можливих варіантів клієнт обрав безумовного фаворита серед бухгалтерів – програму M.E.Doc та обслуговування від компанії СОФТКОМ.
На користь СОФТКОМ говорили понад 12 років досвіду та еталонна підтримка, яка включає:
- безкоштовну Лінію консультацій з безлімітом на кількість та тривалість консультацій;
- можливість віддаленого підключення;
- закріплення за замовником персонального менеджера для вирішення різноманітних питань, пов’язаних з модулями;
- віддалене встановлення та налаштування MEDoc;
- навчання з MEDoc.
Для задоволення всіх потреб клієнта фахівцями СОФТКОМ було підібрано такий комплект рішень:
- MEDoc Звітність – для підготовки та подачі звітів до державних органів;
- MEDoc Облік ПДВ – для роботи з податковими документами (ПН і РК) та їх реєстрації в ЄРПН;
- MEDoc ЕДО – для електронного документообігу – завдяки використанню платформи ПТАХ гарантується вільний обмін з 90% всіх контрагентів України;
- кваліфіковані електронні підписи (КЕП) та токени для їх безпечного зберігання;
- MEDoc Інтеграція з обліковими системами – для швидкого перенесення інформації з облікових програм в МЕДОК.
Що було зроблено
Фахівці СОФТКОМ реалізували проєкт для 84 представництв ВЕНБЕСТ в Києві, Харкові, Одесі, Сумах, Тернополі, Львові, Вінниці та інших містах. Послідовність впровадження визначало керівництво охоронного холдингу з огляду на власні пріоритети та бюджет.
Всі роботи виконувалися віддалено. Спеціалісти СОФТКОМ:
1. Встановили та налаштували модулі «Звітність» та «Облік ПДВ».
2. Впровадили МЕДОК ЕДО для обміну електронними документами з контрагентами.
3. Оформили КЕП та надали токени для зберігання електронних підписів.
4. Налаштували інтеграцію МЕДОК з обліковими системами.
5. Провели навчання для користувачів.
6. Забезпечили користувачів якісним та оперативним обслуговуванням.
Співпраця СОФТКОМ з холдингом «ВЕНБЕСТ» триває досі.
MEDoc ЕДО, Звітність та інші модулі впроваджено для 84 представництв ВЕНБЕСТ
Встановлення, налаштування та навчання здійснювалися віддалено
Результат проєкту
Завдяки реалізації проєкту охоронний холдинг отримав комплексне рішення, яке задовільнило всі потреби представництв та головної компанії, а саме:
- модулі MEDoc для стабільної роботи співробітників бухгалтерії:
- звітування до контролюючих органів;
- електронного документообігу з контрагентами;
- створення, підписання та реєстрації податкових документів (ПН і РК);
- групового перенесення даних з облікових систем в MEDoc;
- КЕП та токени для їх надійного зберігання;
- швидке впровадження та налаштування рішень, а також надійну подальшу підтримку від СОФТКОМ:
- Лінію консультацій СОФТКОМ без черг та доплат;
- віддалене підключення для надання технічної допомоги;
- персонального менеджера, який сповіщає про оновлення, можливі збої на сервері ДПС, слідкує та завчасно інформує про завершення терміну дії ліцензій тощо.