Как сэкономить 15 тыс. грн/мес. благодаря отказу от старых методов работы

Потребность

Основной причиной обращения к IT-специалистам компании СОФТКОМ была организация надежного хранилища рабочих документов. Собственный физический сервер их не устраивал. Также для сотрудников заказчика (адвокатов и юристов) важно было иметь доступ 24/7 к данным со всех своих рабочих устройств и быстро обмениваться информацией с коллегами, открывать информацию на судебных заседаниях или на встрече с клиентами.

При этом, для заказчика был принципиальным вопрос удобства работы своих сотрудников. Было важно, чтобы адвокаты и юристы могли работать так, как они привыкли (с теми же программами, с привычным способом доступа к данным).

Выбор подрядчика

Клиент с 2021 года сотрудничал с компанией СОФТКОМ по двум направлениям: Автоматизации бизнеса и IT. Поскольку опыт сотрудничества был позитивным на протяжении всего времени, когда возникла новая потребность, клиент обратился в компанию СОФТКОМ.

Как результат, перед специалистами СОФТКОМ были поставлены такие задачи:

• надежное хранилище для документов на территории Украины;
• защита от несанкционированного доступа к данным;
• возможность работать и редактировать документы совместно с коллегами;
• возможность централизированно управлять доступом к данным для структурных подразделений, рабочих команд, отдельных сотрудников.

 

Реализация проекта

Выполнение проекта можно разделить на несколько основных пунктов:

Проанализировав все потребности клиента, выбор специалистов СОФТКОМ остановился на одном решении – удаленном хранилище на облачном сервере с подключением к нему через VPN с использованием сертификата и парольной защитой к общим файлам (так называемая, классическая модель доступа и работы с файлами и данными). Вопрос удобства пользователей было принципиальным, поэтому было предложено именно это решение. Поскольку юристы и адвокаты привыкли к подобной работе с документами. Решение было согласовано заказчиком.

Следующим этапом был выбор облачного сервера. СОФТКОМ предложил 3 варианта провайдеров с дата-центрами в Украине. После тестирования каждого из вариантов заказчик выбрал один.

Специалисты СОФТКОМ преступили к переносу данных в облако и почти завершили проект, но в Украине начались военные действия. Клиент обратился с новыми запросами:

• хранилище для документов на территории ЕС;
• более дешевое решение, чем нынешнее.

IT-специалисты снова приступили к работе. Были изучены варианты облачных серверов с дата-центрами заграницей, проанализированы разные возможности для экономии денег клиента. В результате было найдено решение, которое лучше всего соответствовало новым запросам:

Специалисты СОФТКОМ просчитали, что внедрение решения должно принести клиенту до 30% экономии в месяц. Также использование Microsoft 365 и SharePoint Online предоставило б дополнительные преимущества сотрудникам заказчика в виде мобильности работы с документами и скорости доступа к ним (привычная модель доступа занимала больше времени, поскольку работа велась через VPN, обмен информацией между файловым сервером и локальным компьютером).

Этого было достаточно, чтобы заказчик сделал свой выбор в пользу Microsoft 365 и SharePoint Online.

Специалистами СОФТКОМ были проведены такие работы:

создана матрица политик доступа с соответствующими правами доступа и ограничениями (все они были согласованы с клиентом);

настроены соответствующие сайты SharePoint Online (где были размещены файлы и данные клиента) с согласованными ограничениями и политиками доступа к ним;

миграция данных в хранилище и наложение матрицы доступа на них;

настройка мультифакторного доступа к SharePoint Online;

подключение пользователей к общим ресурсам для совместной работы;

шифрование дисков персональных устройств и настройка мультифакторной аутентификации для доступа к персональным устройствам сотрудников;

обучение пользователей новой модели доступа и использования данными.

 

Миграция проводилась в нерабочее для заказчика время – зс вечера пятницы до утра понедельника. Благодаря этому процесс был неощутимым для сотрудников заказчика и в понедельник они могли работать со своими документами (которые уже находились в новом хранилище). Наибольшая сложность состояла в количестве файлов.

Объем перенесенных данных – 500 Гб (3000+ текстовых файлов).

Количество задействованных специалистов СОФТКОМ – 4.

Стоимость решения для заказчика:

У клиента уже были лицензии Microsoft 365, поэтому внедрение Microsoft 365 и SharePoint Online стоило заказчику: 3928 грн для каждого пользователя.  

 

Результат проекта

Благодаря внедрению проекта клиент получил:

1. Надежное и безопасное хранилище на территории ЕС с гарантией сохранности данных от ЕС.
2. Защищенный доступ к информации с любой точки мира и с любого устройства.
3. Экономию порядка 15 тыс. грн в месяц благодаря отказу от привычной классической модели доступа и работы с файлами.
4. В 2 раза более быстрый доступ к своим данным с возможностью работать как онлайн, так и оффлайн (с автоматической синхронизацией при появлении сети).
5. Возможность работать и редактировать документы совместно с коллегами.
6. Возможность предоставить публичный доступ к отдельным данным клиентам для ознакомления и редактирования (не нужно загружать куда-то, или отправлять по почте), достаточно дать ссылку на файл и предоставить доступ клиенту (при этом клиент может вносить правки).

Нужна помощь с подбором решения и переносом в безопасное хранилище ваших данных,
или другая IT-поддержка?

Обращайтесь:
(044) 581-59-00
(067) 513-79-89

ЗАКАЗАТЬ ЗВОНОК СПЕЦИАЛИСТА