Ведення електронної трудової книжки дозволяє зробити облік трудової діяльності більш ефективним та зручним, зменшити паперовий документообіг, це можливість працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому - це автоматичний вихід на пенсію без візиту до Пенсійного фонду. Роботодавець зобов'язаний надавати відомості про трудову діяльність найманих працівників в електронному форматі, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу, інші події. Про це розповідає Східне міжрегіональне управління Державної служби України з питань праці.
У працівників і роботодавців є п'ять років (до 9 червня 2026 року) для оцифрування трудових книжок. Після перевірки даних Пенсійним фондом України та внесення відповідних даних до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування формується кінцевий варіант електронної трудової книжки. З даного моменту паперова версія зберігається у працівника, за бажанням працівника може вестися паралельно з електронною версією.
Знайти електронну трудову книжку можна в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
Відомості про трудову діяльність може вносити як працівник так і роботодавець. Для внесення даних до електронної трудової книжки треба мати кольорові скановані копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та документів, які містять записи з оригіналів трудової або документів, що підтверджують стаж.
Електронна трудова книжка містить дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004 року, це пов'язано з ухваленням Закону №1058, який запровадив поняття «страховий стаж». У попередні періоди стаж вважався трудовим.
У разі початку трудової діяльності раніше 2004 року, необхідно додати інформацію про це особисто, з наданням сканованих копій документів, записів у трудовій книжці та інших документів. До електронної трудової книжки необхідно додати всі документи, які здійснюють вплив на розрахунок стажу, зокрема це документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи.
