Как провести аудит трудовых книжек перед сканированием и исправление ошибок? В Главном управлении Пенсионного фонда Украины в Винницкой области дали пошаговый алгоритм проверки трудовых книжек.
Шаг 1. Что проверяем на 1-й странице трудовой книжки
Фамилия, имя и отчество (ФИО) - должны быть указаны полностью, без замены имени и отчества инициалами. Дата рождения и ФИО должны совпадать с паспортными данными. Прежняя фамилия (как правило, у женщин) должна быть зачеркнута одной чертой и рядом записана новая.
На внутренней стороне обложки обязательно должна быть информация о документе, на основании которого исправлена запись, его реквизиты, номер и дата выдачи. Эта информация должна быть заверена подписью лица, уполномоченного учреждением, и печатью.
Еще больше материалов и аналитики в системах ЛІГА:ЗАКОН
Шаг 2. Проверяем наличие подписей и печатей на 1-й странице трудовой книжки
Здесь смотрим, есть ли:
- подпись владельца трудовой книжки;
- подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек на предприятии;
- печать предприятия (или отдела кадров), на котором заполнялась трудовая книжка.
Шаг 3. Проверка всех записей в разделе «Сведения о работе»
В записях о приеме на работу и увольнении с работы должны указываться:
- дата начала работы,
- полное наименование предприятия, организации или учреждения,
- название должности или профессии,
- номера и даты приказов о принятии/увольнении.
Если за время работы название предприятия изменялось, то отдельной строкой должна быть сделана запись о переименовании с указанием распорядительного акта, его даты и номера.
Записи об увольнении или переводе должны быть осуществлены в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и ссылкой на соответствующую статью закона.
Записи об увольнении должны быть удостоверены печатью.
Оцифровка сведений о трудовой деятельности
Для оцифровки сведений о трудовой деятельности необходимо через веб-портал Пенсионного фонда подавать сканкопии следующих документов:
- трудовая книжка;
- документы о получении образования;
- военный билет;
- свидетельство о рождении ребенка для женщин;
- трудовые договоры;
- справки о периодах работы при отсутствии трудовой книжки.