Чтобы вы могли детально разобраться и составить полную картину процесса работы с ПРРО, мы подготовили для вас ответы на наиболее задаваемые вопросы.
1. Как зарегистрировать / уволить кассира при использовании программного РРО?
Регистрация кассира осуществляется путем представления «Сообщения о предоставлении информации относительно квалифицированного сертификата открытого ключа» (форма J/F1391801).
В случае увольнения кассира также необходимо подать в налоговую «Сообщение о предоставлении информации относительно квалифицированного сертификата открытого ключа» (идентификатор формы J/F1391801) с типом подписи «прекращение работы» для такого кассира.
Ответ находится на «ЗІР», категория 109.24.
Отметим, что в Кабинете Cashӓlot в случае необходимости временно заблокировать работу пользователя с ПРРО следует выбрать соответствующего пользователя и нажать кнопку Заблокировать пользователя (рис.1 и рис. 1.1).
Рис. 1
Рис.1.1
При этом, имя пользователя в списке станет неактивным, а кнопка изменит свое название на Разблокировать пользователя.
А работа в ПРРО Cashаlot становится недоступной для пользователя, который был заблокирован.
2. Какие основные требования при подписании электронного расчетного документа в формате XML в API?
Подписание электронных расчетных документов возможно при условии действительности сертификата открытого ключа.
Ответ находится на «ЗІР», категория 109.24.
3. Каким образом осуществляется отмены регистрации ПРРО?
Отмена регистрации ПРРО регулируется Порядком регистрации, ведения реестра и применения программных регистраторов расчетных операций, утвержденным наказом Мінфіну «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 14 червня 2016 року № 547» від 23.06.2020 р. № 317 (далее – Порядок № 317).
Так, согласно пп. 1, 2 розд. III Порядку № 317 регистрация ПРРО действует до даты отмены регистрации ПРРО, которая осуществляется путем исключения его из Реестра ПРРО и закрытия фискального номера, который не подлежит использованию в дальнейшем.
Регистрация ПРРО отменяется на основании Заявления о регистрации программных регистраторов расчетных операций по форме № 1-ПРРО (идентификатор формы J/F1316602) (далее - Заявление) с пометкой «Отмена регистрации», которая подается через Электронный кабинет или средствами телекоммуникаций, или на основании Сообщения об обнаружении неисправностей программного регистратора расчетных операций по форме № 2-ПРРО (идентификатор формы J/F1316701) с пометками «неисправность» или «кража устройства или компрометация ключа».
В Кабенет Cashаlot в разделе «Документы» формы 1-ПРРО и 2-ПРРО можно сформировать и отправить на регистрацию в ДПС (рис.2).
Рис. 2
До подачи заявления об отмене регистрации ПРРО субъект хозяйствования должен обеспечить передачу всех копии созданных ПРРО расчетных документов с присвоенными им в режиме офлайн фискальными номерами к фискальному серверу, электронных фискальных отчетных чеков и сообщений, предусмотренных Порядком № 317.
Пунктом 3 розд. III Порядку № 317 предусмотрено, что регистрация ПРРО отменяется фискальным сервером, если:
-
в Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц - предпринимателей и общественных формирований внесена запись о государственной регистрации прекращения юридического лица или государственной регистрации прекращения предпринимательской деятельности физического лица - предпринимателя;
-
в отношении хозяйственной единицы, где используется ПРРО, субъект хозяйствования сообщил про такой объект налогообложения контролирующему органу в соответствии с требованиями п. 63.3 Податкового кодексу України (далее – ПКУ), как о закрытом или таком, который не эксплуатируется предприятием;
-
в отношении субъекта хозяйствования имеется судебное решение, вступившее в законную силу, о ликвидации в связи с банкротством или о прекращении, которое не связано с банкротством, о признании недействительными учредительных документов;
-
в отношении физического лица - предпринимателя имеются данные о том, что человек умер, объявлен умершим, признан недееспособным или без вести пропавшим, или его гражданская дееспособность ограничена;
-
субъекта хозяйствования снят с учета в контролирующих органах в других случаях, предусмотренных ст. 67 ПКУ и Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р. № 755-IV.
Сообщение об отмене регистрации ПРРО направляется субъекту хозяйствования средствами электронного кабинета с указанием оснований (п. 4 розд. III Порядку № 317).
Ответ находится на «ЗІР», категория 109.24.
4. Разрешается ли СХ использовать ПРРО при оптовой и/или розничной торговле горючим?
В соответствии с п. 1 ст. 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР (далее – Закон № 265) субъекты хозяйствования, осуществляющие расчетные операции в наличной и/или в безналичной форме (с применением электронных платежных средств, платежных чеков, жетонов и т.п.) при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг, а также операции по приему наличных для последующего их перевода, обязаны проводить расчетные операции на полную сумму покупки (предоставления услуги) через зарегистрированные, опломбированные в установленном порядке и переведенные в фискальный режим работы регистраторы расчетных операций (далее - РРО) или через зарегистрированные фискальным сервером контролирующего органа программные РРО (далее - ПРРО) с созданием в бумажной и/или электронной форме соответствующих расчетных документов, подтверждающих выполнение расчетных операций, или в случаях, предусмотренных Законом № 265, с применением зарегистрированных в установленном порядке расчетных книжек.
Использование ПРРО при оптовой и/или розничной торговле горючим запрещается.
Ответ находится на «ЗІР», категория 109.11.
5. Необходимо ли в конце рабочего дня распечатывать Z-отчет, если в течение дня расчетные операции не проводились, но были осуществлены через РРО или ПРРО операции «служебное внесение» и «служебная выдача»?
Если в течение дня расчетные операции не проводились, но были осуществлены через регистратор расчетных операций (далее - РРО) или программный РРО операции «служебное внесение» и «служебная выдача», то печать Z-отчета в конце рабочего дня не является обязательной.
Ответ находится на «ЗІР», категория 109.02.
Стоит отметить, что требования по созданию и представления фискальных отчетных чеков (Z-отчетов) в ПРРО / РРО утверждены Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. №265, Постановлением № 199 от 18.02.2002 г., Приказом №547 от 14.06.2016.
Согласно п.п.7 и 8 Постановления №199 от 18.02.2002 г. «Об утверждении требований по реализации фискальных функций регистраторами расчетных операций и требований по обеспечению выполнения фискальных функций программными регистраторами расчетных операций для различных сфер применения»:
-
ПРРО считается переведенным в фискальный режим работы после присвоения фискальным сервером номера смене, в течение которой производится регистрация расчетных операций таким программным регистратором;
-
ПРРО находится в фискальном режиме работы в течение смены до момента передачи фискального отчетного чека по итогам проведенных операций в течение такого изменения в фискальном сервере и регистрации такого фискального отчетного чека фискальным сервером;
-
в фискальном режиме работы программный регистратор обеспечивает создание электронных расчетных документов и электронных фискальных отчетных чеков.
То есть, ПРРО переводится в фискальный режим работы в момент открытия смены и находится в фискальном режиме до момента закрытия смены и регистрации Z-отчета на фискальном сервере ДПС.
Поэтому в соответствии с законодательными нормами, необходимость создания и представления для регистрации и долгосрочного хранения на фискальном сервере ДПС фискальных отчетных чеков (Z-отчетов) в ПРРО в электронной форме возникает в случае осуществления расчетных операций или закрытия рабочей смены на ПРРО.
6. Предусмотрена ли в ПРРО Cashӓlot функция «заморозки» или отложения чека? Есть функция сторнирования неверного чека?
В Cashаlot предусмотрена возможность отложить незарегистрированный чек (например, покупатель забыл кошелек в машине или вспомнил, что не все купил, забыл взвесить товар и т.д.). В таком случае кассир может переместить чек в Реестр отложенных чеков, отметив срок, на который откладывается операция (в течение смены, в течение часа и т. п.), и указав в комментарии причину отложения чека (например, пошел за деньгами).
Если за выбранный срок чек не будет зарегистрирован, данные об отложенном чеке будут удалены из базы.
Для дальнейшей работы с отложенным чеком есть возможность поиска его в реестре (по дате начала и окончания периода создания чека, имени и номера ПРРО).
Также в ПРРО Cashаlot есть возможность сторнировать последний зарегистрированный на фискальном сервере ДПС чек для его отмены.
Выполнить операцию «сторно» в ПРРО Cashаlot можно в реестре «Історія операцій» (рис. 3).
Рис. 3
7. Возможно ли отправить чек на электронную почту покупателя?
В ПРРО Cashаlot есть возможность настройки электронной почты, с которой все зарегистрированные чеки будут поступать на электронные ящики клиентов. Для этого необходимо воспользоваться кнопкой Настройка (рис. 4) и указать необходимую почту (рис. 5).
Рис. 4
Рис. 5.
8. Как работать со справочником номенклатуры?
Для продажи товаров необходимо запрограммировать наименование всех товаров и услуг, цены на них, а в случае продажи подакцизных товаров - также кодов товарной подкатегории УКТ ВЭД. Для этого в Cashаlot предусмотрен Справочник номенклатуры (рис. 6), который нужно заполнить перед реализацией товаров/услуг, нажав на кнопку Новый товар (рис. 7).
Рис. 6
Рис. 7
Стоит отметить, что в случае отсутствия любого товара/услуги, кассир сможет с рабочего места кассира добавить новую позицию в номенклатуру (рис. 8).
Рис. 8
Кроме того, создана возможность импорта данных в Справочник номенклатуры в формате Excel (рис. 9).
Рис. 9
А также в Cashalot есть возможность синхронизировать справочник номенклатуры в ручном режиме, нажав кнопку 
, и автоматически, один раз в час (при условии сохранения пароля в течение сеанса).
После выполнения синхронизации записей для пользователя будет выведено протокол по их загрузке с сервера или передаче на сервер.
Кроме того, при синхронизации ПРРО отправляет в Кабинет данные о новых товарах (импортированных или добавленных вручную кассирами) и отредактированных товарах.
Данные хранятся в справочнике в виде карточки товара, содержащего информацию о реквизитах товара. Карточки товара могут иметь один из статусов: «новые», «эталонные» или «архивные» (рис. 10).
Рис. 10
В Cashalot есть возможность централизованной загрузки Справочника номенклатуры, формирования эталонного перечня записей синхронизации в кассах и переноса неактуальных записей в Архив.
9. Что такое Бэк-офис?
Кабинет Cashаlot или Бэк-офис - WEB-ресурс, который позволяет пользователям управлять данными предприятия (физического или юридического лица), данными хозяйственных единиц, принадлежащих субъекту хозяйствования, и ПРРО, с которыми работают хозяйственные единицы.
Управление данными может осуществлять как представитель собственника предприятия, который также имеет статус владельца Кабинета Cashаlot, так и владельца Кабинета.
В свою очередь, Владелец Кабинета может добавлять информацию о субъектах хозяйствования, хозяйственных единицах, загружать данные ПРРО для каждой хозяйственной единицы, предоставлять права доступа для работы с ПРРО работникам хозяйственных единиц.
Авторизация пользователей в сервисе осуществляется с помощью логина и пароля (рис. 11).
Рис. 11
С помощью Бэк-офиса есть возможность управлять пользователями - сотрудниками, работающими с ПРРО в подразделении. А также вести единый справочник Номенклатуры. Подробнее об этом указано в предыдущем вопросе.
При этом, каждому пользователю необходимо предоставить доступ к ПРРО - выбрать на каких именно ПРРО пользователь сможет работать.
Для этого в разделе «Пользователи» можно добавлять новых пользователей, настраивать доступ к ПРРО для нового пользователя, менять ПРРО, доступных для пользователя, а также блокировать и удалять пользователя.
Бэк-офис Cashаlot обеспечивает возможность получения информации из фискального сервера о зарегистрированных хозяйственных единицах и ПРРО для этих хозяйственных единиц.
В бэк-офисе Cashаlot реализована возможность создания предприятия (карточки юридического лица или ФЛП) и автоматической привязки всех точек продаж к соответствующему СХ.
Подробнее про ПРРО узнавайте у наших специалистов по тел.:
044-581-59-06, 0675168469