Битрикс24 - Обмен документами сегодня
Диджитализация бизнеса - не просто современный тренд, это залог эффективного будущего.
Конечно это касается и обмена документами между контрагентами. Уже не возникает сомнения, что электронный документообмен (ЭДО) ускоряет процессы, помогает сэкономить время и деньги. Многие компании перешли на электронный обмен, многие - изучают вопрос, чтобы уже завтра перейти.
Среди тех, кто уже оценил преимущества ЭДО, лидер в области автоматизации бизнес-процессов - компания «Битрикс24». В первую очередь они решили перевести в электронный вид первичные документы, которыми обменивались с клиентами и партнерами. В среднем их в компании около 1500 в месяц. После взвешенного изучения сервисов, которые позволяют обмениваться электронными документами, «Битрикс24» выбрали FlyDoc.
FlyDoc - модуль, который встраивается в учетную систему BAS для обмена первичными юридически значимыми электронными документами с контрагентами без установки дополнительного программного обеспечения. Модуль позволяет пользователю через привычную BAS обмениваться документами с государством (налоговыми накладными и расчетами корректировки), партнерами и клиентами, которые пользуются M.E.Doc, Coтa, FlyDoc, Fredo Звіт.
Внедрение FlyDoc для «Битрикс24» осуществляли специалисты СОФТКОМ - компании-соразработчиком модуля.
Через FlyDoc был реализован обмен следующими документами:
-
Налоговые накладные и приложения №2 к ним;
-
Расходные накладные;
-
Акты;
-
Счет-оферта;
-
Счет-оферта (клиент)
-
Счет-оферта (партнер).
Далее самое интересное: как был организован обмен, что поменялось и какие результаты внедрения!
Идем последовательно.
Как организован обмен документами в Битрикс24 через FlyDoc?
Чтобы выявить, кто из контрагентов готов обмениваться документами в электронном виде, в «Битрикс24» разработали форму на сайте, где клиент дает согласие на безбумажный обмен документами (скрин №1).
Скрин №1
Полученная информация попадает в карту контрагента BAS (скрин №2)
Скрин №2
Учетная система сортирует таких контрагентов и формирует для них пакет документов, который попадает в модуль FlyDoc. Там, в обычном интерфейсе BAS, пользователь видит перечень документов, вид документа, статус. (Скрин №3)
Скрин №3
Чтобы отправить документ из FlyDoc, пользователь накладывает подпись и печать на документ и отправляет контрагенту. (скрин №4)
Скрин №4
Контрагент получает документ. Затем он может подписать или отклонить, исправить и отправить исправленный. Сотрудник «Битрикс24» мгновенно видит эти изменения или получает отклонения с указанием причины. Реагирует на них, например, корректирует и направляет новый документ. Все это происходит за считанные минуты.
Удобно? Конечно!
Результат, который получила компания «Битрикс24» после внедрения электронного документооборота:
-
экономия денег - расходы на документы снизились на 30%. Больше всего экономят на печати, конвертах и марках и на курьерской доставке;
-
значительная экономия времени - нет нужды распечатывать документы, ставить на них «мокрую» печать и подпись и отправлять клиенту курьером, теперь это легко сделать в электронной форме с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). Подписали и за один клик направили контрагенту.
-
безопасность - благодаря FlyDoc документы не теряются и не портятся, поскольку хранятся в единой базе данных BAS. Потерять важную информацию физически невозможно.
«По состоянию на сейчас 30% документов нашей компании мы направляем в электронном виде, но стремимся уже в ближайшее время достичь цифры 75%. Нам важно быть в тренде цифровизации! Скорее согласовывать документы, более оперативно обмениваться договорами, актами и упрощать работу с помощью технологий. Для этого мы готовы менять привычные процессы на новые - простые и эффективные », - говорит Дмитрий Суслов, директор украинского« Битрикс24 ».
Работа продолжается! Все больше контрагентов переходят на электронный обмен, поэтому 75% - реальная цель. А это залог еще большего снижения затрат и времени на постоянный перенос информации в учетную систему, сверку документов, исправление ошибок.
Каждая компания может установить FlyDoc - 1 месяц использования является бесплатным с отсутствием ограничений по количеству документов для обмена.