Бітрікс24 – Обмін документами сьогодні
Діджиталізація бізнесу - не просто сучасний тренд, це запорука ефективного майбутнього.
Звичайно це стосується й обміну документами між контрагентами. Вже не виникає сумніву, що електронний документообмін (ЕДО) прискорює процеси, допомагає заощадити час та гроші. Чимало компаній перейшли на електронний обмін, багато – вивчають питання, щоб вже завтра перейти.
Серед тих, хто вже оцінив переваги ЕДО, лідер у галузі автоматизації бізнес-процесів – компанія «Бітрікс24». Найперше вони вирішили перевести в електронний вигляд первинні документи, якими обмінювалися з клієнтами та партнерами. У середньому їх у компанії близько 1500 на місяць. Після зваженого вивчення сервісів, які дають змогу обмінюватися електронними документами, у «Бітрікс24» обрали FlyDoc.
FlyDoc – модуль, який вбудовується в облікову систему BAS для обміну первинними юридично значимими електронними документами з контрагентами без встановлення додаткового програмного забезпечення. Модуль дозволяє користувачу через звичну BAS обмінюватися документами з державою (податковими накладними та розрахунками коригування), партнерами та клієнтами, які користуються M.E.Doc, Coтa, FlyDoc, Fredo Звіт.
Впровадження FlyDoc для «Бітрікс24» здійснювали спеціалісти СОФТКОМ – компанії-співрозробника модуля.
Через FlyDoc був реалізований обмін такими документами:
-
податкові накладні та додатки №2 до них;
-
видаткові накладні;
-
акти;
-
рахунок-оферта;
-
рахунок-оферта (клієнт);
-
рахунок-оферта (партнер).
Далі найцікавіше: як був організований обмін, що змінив і які результати впровадження!
Йдемо послідовно.
Як організований обмін документами в Бітрікс24 через FlyDoc?
Аби виявити, хто з контрагентів готовий обмінюватися документами в електронному вигляді, у «Бітрікс24» розробили форму на сайті, де клієнт дає згоду на безпаперовий обмін документами (скрін №1).
Скрін №1
Отримана інформація потрапляє в карту контрагента BAS (скрін №2)
Скрін №2
Облікова система сортує таких контрагентів і формує для них пакет документів, який потрапляє в модуль FlyDoc. Там, у звичному інтерфейсі BAS, користувач бачить перелік документів, вид документу, статус. (скрін №3)
Скрін №3
Щоб надіслати документ із FlyDoc, користувач накладає підпис та печатку на документ і відправляє контрагенту. (скрін №4)
Скрін №4
Контрагент отримує документ. Потім він може підписати або ж відхилити, виправити та надіслати виправлений відправнику. Працівник «Бітрікс24» миттєво бачить ці зміни або отримує відхилення з зазначенням причини. Реагує на них, наприклад, виправляє й надсилає новий документ. Все це відбувається за лічені хвилини.
Зручно? Звісно!
Результат, який отримала компанія «Бітрікс24» після впровадження електронного документообігу:
-
Економія грошей! Витрати на документи знизилися на 30%. Найбільше заощаджують на друці, конвертах і марках та на кур'єрській доставці.
-
Значна економія часу! Немає потреби роздруковувати документи, ставити на них «мокру» печатку та підпис і відправляти клієнту кур'єром. Тепер це легко зробити в електронній формі за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) і за один клік надсилаються контрагенту.
-
Безпека! Завдяки FlyDoc документи не губляться та не псуються, оскільки зберігаються в єдиній базі даних BAS. За таких втратити важливу інформацію фізично неможливо.
«Станом на зараз 30% документів нашої компанії ми надсилаємо в електронному вигляді, але прагнемо вже найближчим часом досягти цифри 75%. Нам важливо бути в тренді цифровізації! Швидше погоджувати документи, більш оперативно обмінюватися договорами, актами і спрощувати роботу за допомогою технологій. Для цього ми готові міняти звичні процеси на нові – прості й ефективніші» – говорить Дмитро Суслов, директор українського «Бітрікс24».
Робота триває! Все більше контрагентів погоджуються на електронний обмін, тому 75% – реальна ціль. А це запорука ще більшого зниження витрат та часу на постійне перенесення інформації в облікову систему, звірку документів, виправлення помилок.
Кожна компанія може спробувати FlyDoc – 1 місяць використання є безкоштовним з відсутністю обмежень по кількості документів для обміну.
За детальною інформацією про безкоштовний місяць FlyDoc звертайтесь в компанію СОФТКОМ.