ТОП-6 типових питань щодо взаєморозрахунків у BAS: як уникнути помилок

Взаєморозрахунки з контрагентами у програмах BAS — одна з найпоширеніших тем звернень користувачів на Лінію консультацій компанії СОФТКОМ. Серед типових питань — відсутність проводок по ПДВ, проблеми з договорами, неповна аналітика у звітах тощо. Ці питання стосуються як користувачів BAS Бухгалтерія, так і BAS Бухгалтерія КОРП, тож у цій статті ми розглянемо їх для кожної з цих конфігурацій.

BAS Бухгалтерія

Чому в оборотно-сальдовій відомості не відображається третє субконто?

Дана ситуація виникає, коли не ввімкнені певні налаштування. Деталізація взаєморозрахунків у розрізі розрахункових документів відображатиметься лише у разі ведення аналітичного обліку в розрізі третього виду субконто "Документи розрахунків з контрагентами". Для налаштування коректного ведення аналітики потрібно:

1. Перейти в меню "Головне" → "Параметри обліку"
2. Відкрити вкладку "Розрахунки"
3. Увімкнути прапорець "За документами розрахунків"

Увага! Рекомендуємо встановлювати цей прапор на етапі запуску обліку. Зміна налаштування під час роботи може призвести до некоректних звітів.

Чому у документах автоматично не підтягується договір?

Кількість договорів з одним контрагентом не обмежена. Тому іноді виникає необхідність автоматичної підстановки в документах розрахунків з контрагентом певного договору, використовуючи можливість налаштування договорів у BAS. Для цього:

1. Відкрийте елемент довідника "Контрагенти"
2. Вкладка "Головне" → "Договір"
3. Оберіть потрібний договір як основний

Як налаштувати рахунки обліку розрахунків з контрагентами, щоб не було рахунків авансів 3711, 6811?

Налаштування рахунків обліку розрахунків з контрагентами і параметрів обліку ПДВ зберігаються в регістрі відомостей "Рахунки розрахунків з контрагентами". Для того, щоб не використовувати авансові рахунки потрібно виконати наступні дії:

1. Перейдіть у "Головне" → "План рахунків" → "Рахунки розрахунків з контрагентами"
2. У полі "Аванси видані/отримані" вкажіть рахунки 631 / 361 відповідно.

Пустим значення поля "Авансів виданих" не повинно бути. За потреби аналогічно налаштовуються "Аванси в іноземній валюті" та для обліку розрахунків по тарі. Прикладне рішення забезпечує можливість не визначати рахунки розрахунків з контрагентами вручну при кожному заповненні документа, а підставляти відповідні значення "за замовчуванням" із зазначеного регістра. А за необхідності користувач може виправити рахунки в документах.

Чому немає договору у виборі в документах розрахунків, хоча він був створений?

Дана ситуація може скластись за декількох причин, але зазвичай основна причина полягає в тому, що невірно вказано вид договору. Наприклад, користувач створює документ "Надходження товарів та послуг", а договір був створений з видом "З покупцем". Тому обов’язково звертайте увагу на "Вид договору" при створенні, оскільки від цього залежить його відображення у документах розрахунків.

До прикладу, договір з видом "Бартерний" не буде видно в документах на оплату, оскільки розрахунки грошима за таким договором не передбачені. Те ж саме стосується договору з видом "Інше" за яким відображаються різні фінансові операції – кредити, депозити, позики, фінансова допомога і т. д. тобто, такий договір не доступний для вибору в "товарних" документах.

Виняток становить документ "ВМД по імпорту", де договір з митним органом повинен бути саме виду "Інше".

Яка різниця між веденням взаєморозрахунків в цілому та за документами розрахунків?

• За договором у цілому - при розрахунках з контрагентом аналізується весь оборот за договором, тобто суми всіх операцій, що виконувалися в рамках конкретного договору, на момент проведення документа. Розрахунковий документ в цьому випадку в документах неактивний і не використовується;
• За документами розрахунків - при розрахунках з контрагентом аналізується оборот за договором, але в розрізі конкретного розрахункового документа. В більшості випадків документом розрахунків може виступати рахунок на оплату покупцю або постачальнику. Якщо ж в документі немає посилання на документ розрахунків, то сам документ вважається першим документом угоди і стає документом розрахунків.

Зверніть увагу, що саме неправильно вказаний документ розрахунків є причиною помилки, коли не закриваються рахунки авансів та розрахунків.

Чому немає проводки по ПДВ, хоча це перша подія?

Іноді при проведенні документів розрахунків з контрагентами відсутня проводка по нарахуванні податкового кредиту чи зобов’язання.

Типові причини:

• Невірна схема податкового обліку у договорі

Однією з причин може бути невірно вказано схема податкового обліку, щоб це перевірити переходимо на формі Договору контрагента на закладку "Податковий облік", якщо схема податкового обліку помилково вказана, наприклад, "ЗЕД імпорт/експорт", то проводка по ПДВ при проведенні документу "Списання з банківського рахунку" не сформується, та ж сама ситуація може бути, якщо схема податкового обліку вказана "Не визначати". Правильним буде саме варіант "За першою подією".

• Прапор "Складний облік ПДВ" активний, але не створено документ "Реєстрація авансів"
  Наступною причиною може бути, що в Договорі контрагента встановлено прапор "Складний облік ПДВ", а момент визначення бази оподаткування при даному методі обліку ПДВ буде визначатися документом "Реєстрація авансів у податковому обліку" (якщо в місяці не було документів відвантаження).

• Не вказано податкове призначення в документі

Також причиною може бути, що при проведенні документу "Списання з банківського рахунку" помилково не зазначили "Податкове призначення при придбанні", оскільки даний параметр також впливає на формування проводок по ПДВ.

BAS Бухгалтерія КОРП: додаткові нюанси

У конфігурації BAS Бухгалтерія КОРП до загальних принципів додаються розширені можливості, які теж впливають на облік взаєморозрахунків.

Особливість 1. Гнучкі сценарії розрахунків з контрагентами

У КОРП-версії більше гнучкості при обробці:

• Різних видів договорів (в т.ч. консигнація, ЗЕД, фінансування)
• Розділення розрахунків на кілька напрямів (за номенклатурою, підрозділами тощо)

Особливість 2. Вбудована перевірка заповнення реквізитів

У документах BAS Бухгалтерія КОРП реалізована перевірка ключових реквізитів для уникнення помилок:

• Відсутність ПДВ-призначення
• Помилки в договорах
• Порожні аналітики

Особливість 3. Поглиблена аналітика в регістрах

У BAS Бухгалтерія КОРП доступна більш деталізована інформація по взаєморозрахунках, наприклад:

• Зв’язок документа з оплатою, постачанням, податковою базою
• Повноцінна історія розрахунків по документу

Системи автоматизації BAS Бухгалтерія та BAS Бухгалтерія КОРП дають широкі можливості для ведення взаєморозрахунків, однак правильне налаштування параметрів — критично важливе для уникнення помилок у розрахунку ПДВ, закритті рахунків та формуванні звітності.

Не впевнені в налаштуваннях? Зверніться до експертів СОФТКОМ — ми щодня допомагаємо автоматизувати бухгалтерію сотням українських компаній.

Отримайте стислий зміст статті завдяки AI

ChatGPT Copilot Perplexity Grok