Можливості, які надає модуль «Інтеграція BAS з ПРРО Cashalot»

Якщо ваш бізнес використовує систему автоматизації BAS, а для фіскалізацієї чеків - Cashalot, огляд інтеграції BAS із цим ПРРО дозволить вам значно спростити повсякденну роботу. Якщо ви використовуєте BAS, але ще не обрали інструмент для фіскалізації, то інформація нижче покаже вам можливості ПРРО Cashalot й вам буде на що спиратися під час прийняття рішення.

Навіщо та кому потрібна інтеграція ПРРО з BAS?

Немає сумнівів, що інтеграція облікової програми з ПРРО важлива для того бізнесу, який автоматизував облік й потребує формування фіскальних чеків. Насамперед це забезпечує прозорість та узгодженість різних відділів підприємства. Інтеграція BAS з Cashalot дозволяє певною мірою синхронізувати роботу різних відділів компанії, уникнути помилок та плутанини в оформленні замовлень, списанні залишків.

Кому підходить інтеграція BAS з Cashalot?

• Магазинам, торговим точкам, сервісним компаніям, які пробивають чеки в режимі реального часу.
• Інтернет-магазинам, які приймають платежі онлайн.
• Бізнесу, що працює з виїзною торгівлею.
• Компаніям, які надають широкий спектр послуг.

Відмінності варіантів інтеграції BAS з Cashalot

У випадку використання ПРРО Cashalot сьогодні існує 2 варіанти інтеграції:

• Рішення від розробника, які передбачають фіскалізацію чеків з робочого місця касира (РМК). Це означає, що чек з’являється в обліковій системі лише після того, як касир вручну натисне кнопку пробиття.
• Готове рішення від СОФТКОМ – модуль інтеграції BAS з Cashalot. Він передбачає друк чеків ПРРО не з робочого місця касира, а з документів BAS.

Готове рішення (ГР) дозволяє пробивати чеки з таких документів у BAS, як:

• Замовлення клієнта
• Реалізація товарів і послуг
• Повернення товарів від покупця
• Будь-який інший документ, який містить інформацію про продаж

Коли варто бізнесу звернути увагу на придбання готового рішення СОФТКОМ?

В тих випадках, коли передбачена централізована обробка замовлень, без т.з. касира, який пробиває чеки зі свого робочого місця. Але тут є нюанс, що облікові системи не передбачені для миттєвої реєстрації продажу в режимі реального часу, а для фіскалізації чеків – обов’язок робити саме так. Модуль інтеграції вирішує саме цю задачу й дозволяє поєднати потрібні складові.

Як працює модуль інтеграції BAS з Cashalot?

1. Товари та послуги можуть вноситись у документ вручну або автоматично на підставі документу (рахунок на оплату покупцю, іншого скопійованого документа реалізації).
2. Користувач натискає кнопку «Друк чека», і дані передаються у Cashalot.
3. Чек формується та відправляється клієнту або друкується.

Це зручно для бухгалтерії, яка працює з документами, а не з РМК. Таким чином, можна виписувати чеки навіть у випадках, коли продаж не проходить через касу.

Які переваги надає модуль інтеграції BAS з Cashalot?

1. Автоматичне відкриття та закриття зміни. Є можливість встановити конкретний час закриття зміни з документів BAS.
2. Автоматичне підставлення контактних даних клієнта

Щоб відправити чек у Viber або на email, потрібно вручну ввести номер телефону чи адресу. Якщо клієнт купує товар на сайті, ці дані можна підставляти автоматично (шляхом доопрацювань), що заощаджує час касира та зменшує ймовірність помилки.

3. Гнучкі налаштування для різних типів бізнесу

Кожен бізнес має свої нюанси. Наприклад, одна компанія хоче, щоб чеки пробивалися лише після повної оплати, а інша — дозволяє фіскалізацію передоплати та післяплати. Готове рішення дозволяє зробити цей процес гнучким.

4. Додаткова інтеграція з логістичними службами

Ще одна важлива можливість – інтеграція з Новою поштою та іншими службами доставки.

Наприклад, коли клієнт оформлює замовлення в інтернет-магазині, воно потрапляє в систему BAS, де перевіряються залишки на складі. Якщо товар є в наявності, формується ТТН (товарно-транспортна накладна). Після того як Нова пошта повідомляє про отримання замовлення клієнтом, система автоматично пробиває чек через Cashalot. Якщо оплата була післяплатою, фіскальний чек генерується одразу після надходження коштів (оплати).

Таким чином, продаж фіксується автоматично, а бухгалтерії не потрібно вручну пробивати чеки після кожної відправки.

Окрім типових функцій є можливість додаткових доопрацювань, наприклад:

Часткові оплати та підбір товарів по сумі

Деякі клієнти оплачують замовлення частково. Наприклад, якщо замовлення на 1000 грн, а клієнт сплатив 800 грн, система може:

• Пропорційно зменшити кількість товару у замовленні.
• Відобразити решту суми як передплату.
• Чек пробити лише на фактично сплачену суму.

Для когось це критично, а хтось воліє не відвантажувати товар, поки не сплачена вся сума. Готове рішення дозволяє налаштувати систему під будь-який варіант.

Скільки коштує впровадження таких доопрацювань?

Все індивідуально та розраховується залежно від обсягу та складності необхідних доопрацювань. Проте точно можемо сказати: вартість таких змін незначна у порівнянні з вигодами, які вони дають. Якщо порівнювати це з витратами на класичний касовий апарат (10 000 грн + регулярні витрати на стрічку, обслуговування, ремонти), то програмний РРО з гнучкими налаштуваннями виявляється набагато вигіднішим.

Які конфігурації BAS підтримують ГР «Модуль інтеграції BAS з Cashalot»:

• BAS Бухгалтерія ПРОФ;
• BAS Бухгалтерія КОРП;
• BAS Управління торговим підприємством;
• BAS Управління торгівлею;
• BAS Комплексне управління підприємством;
• Управління виробничим підприємством (потребує додаткових доопрацювань);
• Управління торговим підприємством (потребує додаткових доопрацювань);
• BAS ERP.

Що робити, якщо у вас інші облікові системи чи інші рішення BAS?

В якості індивідуального проєкту інтеграцію облікової системи (застарілі рішення автоматизації та інші конфігурації) з ПРРО Cashalot реалізувати є можливість. Наприклад, якщо компанія працює в обліковій системі , яку придбала 10 –15 років тому, можна доопрацювати її так, щоб інтеграція з Cashalot працювала без необхідності переходу на нові програмні продукти. Це коштує певних зусиль, але дає можливість не змінювати систему, а лише додати потрібну функцію.

Інтеграція та виїзна торгівля

Бувають ситуації, коли продажі відбуваються не в стаціонарній точці, а “в полях” — на ярмарках, виставках, інших заходах або під час доставки. У таких випадках продавцю теж потрібно видавати чеки, але возити з собою повноцінне касове обладнання незручно.

Рішення — мобільний додаток Cashalot.

Як це працює:

• Усі товари або послуги завантажуються в Cashalot заздалегідь.
• Продавець використовує мобільний додаток, щоб фіскалізувати чеки зі смартфона.
• Якщо інтернет-з’єднання немає, Cashalot зберігає всі операції і відправляє їх, щойно зв’язок з’являється.
• Після цього можлива передача даних по продажах усіх кас до системи BAS, за допомогою спеціального готового рішення.

Такий підхід доречний для:

• Виїзних продавців (продуктові ярмарки, виставки, сезонна торгівля).
• Кур’єрських служб, які приймають оплату на місці.
• Пересувних кав’ярень, фуд-траків, мобільних сервісів.

Що робити компаніям, які не користуються обліковими програмами, але виписувати фіскальні чеки вони зобов’язані?

ПРРО Cashalot – це самостійна система, яка може працювати і без облікової програми. У ній можна вести власний каталог товарів, встановлювати ціни, пробивати чеки безпосередньо з інтерфейсу та відправляти їх клієнтам.

Такий варіант підходить для компаній із невеликим переліком товарів або послуг, наприклад:

• Малі медичні установи (стоматології, вузькопрофільні лабораторії) – прайс послуг малий, рідко змінюється, але чеки треба видавати.
• Консалтингові та освітні компанії – обмежена к-ть послуг, фіксовані тарифи, необхідність у фіскалізації платежів.
• Банні комплекси, SPA-салони – мінімальний набір послуг, які оплачуються на місці.
• Невеликі локальні магазини чи точки продажу – якщо автоматизація за допомогою BAS зайва, але чеки клієнтам потрібні.

За такого сценарію не потрібно встановлювати облікові системи і інтегрувати ПРРО з ними. Достатньо просто вести продажі через Cashalot, а потім передавати дані про них бухгалтеру для ведення звітності.

Таким чином, можна працювати через інтерфейс Cashalot.

А якщо облікова система є, але бухгалтерська служба працює відокремлено?

За таких умов алгоритм теж доволі простий:

1. Адміністратор відкриває Cashalot і вибирає послугу чи товар зі списку.
2. Вказує суму і натискає кнопку “Пробити чек”.
3. Чек одразу реєструється у фіскальній службі та надсилається клієнту.
4. Бухгалтер власноруч завантажує отриману інформацію про к-ть проданих товарів/послуг за певний період в систему (але нагадуємо, що за наявності системи BAS цей процес можливо автоматизувати завдяки описаному раніше Готовому рішенню від СОФТКОМ).