Нарахування та виплата авансів у BAS: як правильно організувати облік

Нарахування авансів — одна з найважливіших ділянок кадрового та бухгалтерського обліку. Саме тут часто виникають питання: який спосіб розрахунку обрати, як правильно заповнити відомість у банк чи касу, коли враховуються податки та що робити з міжрозрахунковими виплатами.

У цій статті ми розглянемо, як працює нарахування та виплата авансів у BAS Бухгалтерія КОРП, BAS Комплексне управління підприємством, BAS Зарплата та управління персоналом та BAS ERP.

Способи розрахунку авансів в BAS

У програмах BAS реалізовано три способи нарахування авансу:

1. Фіксованою сумою — бухгалтер визначає конкретну суму, яку працівник отримує як аванс.
2. Відсотком від тарифу — розмір авансу розраховується як частина тарифної ставки чи посадового окладу.
3. За першу половину місяця — програма визначає суму авансу на основі фактично відпрацьованого часу.

Це спосіб, який у BAS встановлюється за замовчуванням.

Спосіб розрахунку авансу налаштовується для кожного співробітника персонально. Призначення способу розрахунку і розміру авансу (у випадку фіксованою сумою чи відсотком) співробітнику проводиться при прийомі на роботу і в подальшому може бути змінено при переведенні.

Якщо ж ви використовуєте метод «за першу половину місяця», для розрахунку створюється документ «Нарахування за першу половину місяця».

Розрахунок за першу половину місяця здійснюється відповідним документом «Нарахування за першу половину місяця» у відповідності до графіка спіробітника. 

Документ дозволяє змінити дату, включно до якої розрахується відпрацьований час.

Важливо: Розрахунок і проведення документа «Нарахування за першу половину місяця» ніяк не вплине на формування розрахункового листка та формуваня бухгалтерських проводок. Документ призначений лише для подальшого заповнення відомостей на виплату авансу.

Як змінити спосіб нарахування авансу?

Якщо для співробітника змінились умови, у BAS Бухгалтерія КОРП, BAS Комплексне управління підприємством, BAS Зарплата та управління персоналом та BAS ERP є кілька способів змінити налаштування:

• Кадрове переведення (розділ «Кадри»)
• Зміна оплати праці (розділ «Зарплата»)
• Зміна авансу (розділ «Зарплата»)

Останній варіант зручний тим, що дозволяє одразу змінити спосіб для кількох співробітників, зазначивши підбором або заповненням  документа списком.

Формування відомості в банк чи касу

Тут є нюанс: при формуванні відомості в банк на виплату авансу із способом авансу «Фіксованою сумою» або «Відсотком від тарифу» податки і внески автоматично не розраховуються.

Суму податків та внесків необхідно прописати вручну по команді «Змінити ПДФО» та/або «Змінити внески».

Виплати в міжрозрахунковий період

Згадані системи автоматизації бізнесу BAS передбачають можливість окремої виплати певних нарахувань поза основною зарплатою.

Наприклад окремо може бути виплачена: відпустка, лікарняні, премії, відрядження, тощо.

Це робиться через виплату «В міжрозрахунковий період».

Виплатити нарахування можна двома способами:

1. Безпосередньо з форми документа (наприклад, відпустки) за допомогою команди «Виплатити».


2. У самій відомості, в полі «Виплачувати», обравши один або кілька документів з однаковим видом нарахування.

Гнучкі параметри заповнення відомості

При формуванні відомості бухгалтер може змінювати:

• спосіб округлення суми;
• відсоток виплати;
• порядок заповнення податків.

Це дозволяє підлаштовувати документи під особливості роботи саме вашого підприємства.

Що відбувається, якщо виплата не проведена?

Якщо до кінця календарного місяця виплата в міжрозрахунковий період не була здійснена, сума автоматично переноситься у виплату  «Зарплата за місяць».

Облік авансів у BAS має кілька варіантів і налаштовується гнучко для кожного співробітника.

Щоб уникнути помилок, потрібно:

• правильно обрати спосіб нарахування;
• контролювати заповнення відомостей;
• враховувати порядок обліку податків;
• знати, як працюють міжрозрахункові виплати.

Це дозволить організувати виплати співробітникам прозоро, коректно та відповідно до законодавчих вимог.