Підбір конфігурації BAS за 5 хвилин

Крок 1. Аналіз галузі та специфіки діяльності

Сучасна лінійка систем BAS пропонує підприємствам два основні вектори.

Одним із них є універсальні системи (як-от BAS Бухгалтерія, BAS Зарплата та управління персоналом, BAS Управління торгівлею чи BAS Комплексне управління підприємством). Вони автоматизують діяльність окремих відділів (бухгалтерський, кадровий, фінансовий, продажі) незалежно від галузі або підприємство в цілому, якщо його діяльність не передбачає специфічних вузькопрофільних операцій.

Водночас для ведення бізнесу з унікальною галузевою специфікою існують профільні рішення (зокрема BAS Будівництво, BAS Бухгалтерія АГРО, BAS Оренда та управління нерухомість, BAS Управління автотранспортом та інш.). Це другий можливий вектор.

Більшість підприємств купують саме універсальні програми. Саме про них ми й поговоримо у цій статті.

Тож вибір архітектури системи завжди починається з відповіді на фундаментальне запитання: чим саме займається ваша компанія? Всі бізнес-процеси можна умовно розділити на три ключові напрямки, кожен з яких формує власні вимоги до системи обліку.

1. Торговельна діяльність (опт, роздріб, e-commerce)

Якщо ваш бізнес пов'язаний із торгівлею, ключова увага приділяється руху товарно-матеріальних цінностей, ціноутворенню та каналам збуту.

• Що варто оцінити в першу чергу: Який саме асортимент ви продаєте та які товарні групи формують вашу номенклатуру? Чи є у вас фізичні роздрібні магазини, які потребують автоматизації (підключення сканерів штрихкодів, касових апаратів, РРО/ПРРО)? Чи працює у вас інтернет-магазин, який важливо інтегрувати з обліковою системою для автоматичної синхронізації залишків і замовлень?

Якщо ви продаєте товари гуртом та через сайт, ви стикаєтеся з потребою оперативно резервувати товари та контролювати заборгованість покупців. Звернути увагу слід на конфігурації, у яких є розширений блок торгівлі: «BAS Управління торгівлею (BAS УТ)», «BAS Управління торговим підприємством (BAS УТП)», «BAS Малий бізнес (BAS МБ)».

Вони дозволяють налаштувати двосторонній обмін із сайтом і контролювати роботу менеджерів з продажів.

За наявності мережі роздрібних точок чи магазинів, де касирам потрібне зручне робоче місце, варто дивитися в бік систем із підтримкою касових модулів та торговельного обладнання. Тут можуть підійти конфігурації на кшталт «BAS МБ» або «BAS Роздрібна торгівля» для ведення загального фінансового обліку.

2. Виробничі підприємства

Виробничий облік вважається одним із найскладніших, оскільки вимагає точного списання сировини, обліку напівфабрикатів та калькуляції готової продукції.

• Що варто оцінити в першу чергу: Що саме ви виготовляєте? Ваше виробництво працює під конкретні замовлення клієнтів чи на склад для формування запасу? Якщо присутні обидві моделі — що з цього переважає? Як організовані ваші продажі: через власний відділ, дистриб'юторську мережу чи дилерів?

Для простого або дрібносерійного виробництва (виготовлення меблів, поліграфії чи металоконструкцій під замовлення), де важливо бачити витрати матеріалів по кожній угоді, доцільно звернути увагу на системи з можливістю позаказного обліку витрат, такі як «BAS Малий бізнес».

Якщо мова йде про велике підприємство із кількома цехами, складним розрахунком прямих і непрямих витрат та плануванням завантаження обладнання — варто орієнтуватися на повнофункціональні ERP-системи, серед яких ключове місце посідає «BAS ERP».

Для відображення суто бухгалтерських випусків продукції без глибокого виробничого планування можна розглядати класичні системи регламентованого обліку, такі як «BAS Бухгалтерія».

3. Сфера надання послуг

У послугах немає матеріальних складських залишків, але є поняття проектного обліку, трудовитрат та аналізу прибутковості угод.

• Що варто оцінити в першу чергу: Які саме послуги ви надаєте? Чи є у вас необхідність розраховувати собівартість послуг та визначати фінансовий результат у розрізі кожної окремої угоди або контракту?

Для типових послуг (наприклад, бухгалтерського чи юридичного консалтингу) без потреби вести облік проєктних годин достатньо звернути увагу на програми регламентованого обліку, як-от «BAS Бухгалтерія». Якщо ж компанія працює як проектне або сервісне бюро і потребує аналізу собівартості кожного окремого проєкту — варто також придивитися до додаткової конфігурації із можливістю проєктного обліку, до прикладу, «BAS МБ». В такому випадку буде доречним поєднання цих двох програм.

Крок 2. Масштаб компанії та користувачі

Після визначення галузі вам необхідно оцінити технічні параметри вашого бізнесу: кількість необхідних ліцензій, архітектуру бази даних та специфіку кадрово-зарплатного блоку.

Дайте відповіді на такі питання:

1. Юридична форма та система оподаткування: Скільки юридичних осіб ведеться у вашій компанії (ТОВ, ФОП)? На яких системах оподаткування вони перебувають (загальна система, єдиний податок, з ПДВ чи без)?

Одна юридична особа (ТОВ на загальній системі з ПДВ): Варто орієнтуватися на системи з повноцінним контуром регламентованого обліку, підтримкою підрахунку ПДВ, випискою та реєстрацією податкових накладних. Для цього підходять конфігурації як, до прикладу, «BAS Бухгалтерія» або «BAS Комплексне управління підприємством (BAS КУП)».

Тільки ФОП без ПДВ (єдиний податок): Бухгалтерський план рахунків та облік ПДВ тут непотрібні. Дивитися варто в бік полегшених систем для оперативного та фінансового обліку, наприклад «BAS МБ», де зручно контролювати ліміти доходу ФОП, формувати товарні чеки та вести книгу обліку доходів без проводок.

2. Користувачі, чисельність штату та кадровий облік: Хто саме працюватиме в системі (директор, головний бухгалтер, менеджери складів, відділ продажу) та скільки співробітників будуть робити це одночасно?

Обираючи конфігурацію та кількість ліцензій, важливо оцінювати не лише кількість користувачів, які одночасно будуть працювати в програмі, а й загальний штат компанії та складність розрахунку заробітної плати.

• Малі команди (1–3 користувачі в системі, штат 0–10 співробітників): Якщо в програмі планують працювати 1–3 особи, а штат налічує до 10 людей із фіксованим окладом, варто звернути увагу на системи «BAS Бухгалтерія» або «BAS Малий бізнес».
• Середні підприємства (5–20+ користувачів, штат 10–50 співробітників): Коли в системі працюють менеджери з продажу, комірники та бухгалтери з розмежованими правами доступу (RLS), доцільно орієнтуватися на комплекти ліцензій. Щодо кадрово-зарплатного блоку — дивіться в бік «BAS Бухгалтерія КОРП».
• Великий штат або складні розрахунки (понад 50–100+ співробітників): Для підприємств із великим штатом, змінними графіками, нічними годинами, обліком резерву відпусток чи розширеним кадровим обліком варто звернути увагу на «BAS Бухгалтерія КОРП», «BAS КУП» та «BAS ERP».

Приклад з практики: оптово-роздрібний інтернет-магазин

• Специфіка діяльності: Компанія має шоурум із касою та продає товари через власний сайт.
• Юридична форма: 1 ФОП (3 група, єдиний податок, без ПДВ).
• Штат та користувачі: 4 співробітники на фіксованій ставці (2 продавці, менеджер, власник). У програмі працюють 2 особи (менеджер та власник).

Аналіз за алгоритмом

• 1. Галузь: Торгівля + E-commerce + Роздріб.
• 2. Юридична форма: ФОП без ПДВ.
• 3. Користувачі та кадри: 2 користувачі, 4 працівники; мінімальні вимоги до ліцензій.

Чому саме вона

• Вона дозволяє в одному вікні підключити ПРРО для шоуруму, бачити замовлення з сайту, контролювати залишки на складі та вести книгу обліку доходів ФОП.
• Власник бачить реальний прибуток підприємства без потреби наймати окремого бухгалтера чи купувати складні бухгалтерські програми.

При переході підприємства на загальну форму оподаткування є можливість докупити BAS Бухгалтерія, який синхронізується з BAS Малий Бізнес.