Навіщо ЕДО малому бізнесу? Вигоди FlyDoc у цифрах

Навіщо компаніям малого бізнесу впроваджувати електронний документообіг?

«У мене небагато партнерів, навіщо мені витрачати гроші на сервіс електронного документообміну?» — подібне питання часто ставлять власники чи бухгалтери малого бізнесу, пояснюючи своє рішення обмінюватися й далі паперовими документами з своїми контрагентами.

Існує поширене уявлення, що ЕДО (електронний документообіг) потрібен лише великим підприємствам із сотнями партнерів і тисячами документів. Але це міф.. Давайте з’ясуємо, чому це так. Проаналізуємо на прикладі модуля ЕДО FlyDoc.

1 Не кількість контрагентів, а кількість документів

Не завжди кількість партнерів визначає доцільність використання ЕДО. Важливіше звернути увагу на обсяг документів, якими ви обмінюєтесь з кожним із них.

Розглянемо простий приклад: ФОП щомісяця відправляє одному своєму партнеру 20 документів.

Розрахунок щомісячних витрат

• Паперовий обмін Новою Поштою (НП):

Якщо відправляти по 2 документи, наприклад рахунок і акт/накладну, то вийде 10 відправок.

1 відправка документів НП коштує 65 грн.

10 відправок = 650 грн

• Паперовий обмін Укрпоштою (УП):

1 відправка – 55 грн

10 відправок – 550 грн

• Обмін за допомогою ЕДО FlyDoc:

незалежно від кількості документів вартість складатиме 387,5 грн/місяць (з розрахунку вартості модуля FlyDoc для ФОП — 4650 грн/рік).

Щомісячна економія становитиме мінімум 113 грн, що за рік дорівнюватиме 1356 грн. Іншими словами, це майже три додаткових місяці роботи з FlyDoc! До того ж, цей розрахунок не враховує витрати на папір, тонер або картриджі для принтера, час узгодження документів з директором, пошук в базі потрібних реквізитів, організацію відправки, постійний самостійний контроль доставки, підписання, повернення.

2 Зручність і оптимізація бізнес-процесів

Переваги ЕДО виходять за межі економії коштів. Доставка документів електронним шляхом займає лише кілька секунд. Наприклад у FlyDoc cтатуси таких документів відображаються автоматично після відповідних дій (відправлено, доставлено, погоджено тощо), вони завжди доступні для відстеження.

До того ж, електронний формат позбавляє необхідності зберігати громіздкі архіви паперових документів. Звільнений простір можна ефективніше використати для інших потреб бізнесу.

Для користувачів BAS FlyDoc має ще одну суттєву перевагу – він інтегрується безпосередньо в облікову систему. Це дає змогу підписувати електронні документи в BAS , відправляти з облікової програми й отримувати туди ж. Крім того, модуль FlyDoc автоматизує процес створення облікових документів на основі електронних і перевіряє їх на відповідність даних. Це забезпечує ефективність та точність у документообігу.

FlyDoc надає додаткові зручності, такі як автоматична відправка без участі користувача, можливість групового підписання документів, відправки за розкладом, а також роботи з Податковими накладними та розрахунками коригування, їх реєстрацією в ДПС та передачею контрагентам.

3 Контрагент без ЕДО? Документообміну бути!

Якщо говорити про такі сервіси ЕДО, як FlyDoc, M.E.Doc ЕДО, СОТА, FREDO ДокМен, то вони обмінюються е-документами між собою.

Тобто у різних партнерів можуть бути різні (будь-яка з перелічених) програми, наприклад, зі сторони відправки буде МЕДОК, а зі сторони отримувача – FlyDoc.

Цікаво, що FlyDoc дозволяє обмінюватись документами незалежно від того, чи використовують ваші контрагенти ЕДО.

Якщо у них немає жодного рішення, це не стане перешкодою. FlyDoc забезпечує обмін електронними документами за допомогою посилань через електронну пошту або інші месенджери. Контрагент отримає доступ до документу через безпечний канал, зможе переглянути його та виконати необхідні дії, такі як підписати чи відхилити.

Тож, чи дійсно ЕДО підходить лише для великих компаній? FlyDoc доводить, що завдяки інтеграції з BAS, доступній вартості та економії часу, електронний документообмін є корисним для будь-якого бізнесу.

Пропонуємо й вам не зволікати із впровадженням і почати заощаджувати вже сьогодні!

Замовити FlyDoc

Детальніше про FlyDoc

Інструкції та відео

Функціонал FlyDoc