Кейс СОФТКОМ: електронний документообмін з FlyDoc

Ціль проєкту та рішення

Оптимізація процесів та підвищення ефективності – невід’ємні складові роботи СОФТКОМ. Саме тому в свій час виникла ідея розробити FlyDoc, адже якщо користувачі в єдиному середовищі будуть не лише вести облік, а й обмінюватися документами – це значно вплине на якість та швидкість роботи.

Сказали – зробили. В 2017 році спільно з LINKOS group (розробники модулів M.E.Doc) світ побачив сервіс FlyDoc, який дозволив обмінюватися юридично значущими документами з облікової системи BAS. Звичайно, коли мова зайшла про вибір рішення ЕДО для власних потреб СОФТКОМ, у нас вже була чітка прогнозована відповідь, яка була підкріплена ще й об’єктивними факторами.

У FlyDoc одночасно реалізовані наступні можливості:

• робота безпосередньо з облікової системи (без додаткових модулів інтеграції);
• індивідуальні налаштування будь-який типів/шаблонів документів;
• обмін з усіма клієнтами, навіть тими, хто не має жодної системи ЕДО;
• повний контроль статусів;
• відкритий код для доопрацювань;
• робота з різними потоками документів (від десятка до сотень тисяч);
• формування універсального документа;
• інтеграція в робочі інтерфейси співробітників.

Детальне Порівняння програм для електронного документообміну в Україні читайте у нашій статті.

Реалізація проєкту

1 Впровадження типового функціоналу модуля FlyDoc без додаткових налаштувань

8 років тому ми почали з використання типового функціоналу – групова відправка рахунків, актів, договорів, перевірку на відповідність облікового та електронного документів. Один раз в певний період (день, тиждень) здійснювалися масові відправки. Клієнти реагували (приймали, відхиляли, помічали помилки), що вимагало й від нас швидкої реакції.

Разом з тим розширювались потреби співробітників під різнопрофільні задачі. Так з плином часу FlyDoc почав перетворюватися на повноцінну корпоративну платформу електронного документообміну СОФТКОМ. Так почалася історія внутрішньої трансформації FlyDoc.

Співробітники активно почали використовувати модуль та надавали зворотний зв`язок: що незручно, чого бракує, як можна зробити краще.

Автоматизація наше все!

Наступні удосконалення стали можливі завдяки тому, що модуль FlyDoc працює в єдиній базі з обліковою програмою.

2 Додаткові налаштування FlyDoc для СОФТКОМ

• Відправлення документів без участі бухгалтерії — тепер це робить будь-який менеджер по роботі з клієнтами

Менеджери СОФТКОМ у відповідь на численні запити клієнтів щодня мають відправляти десятки рахунків (наприклад, по M.E.Doc). Для нас важливою складовою якісного сервісу є швидкість реакції на запити клієнтів. Проте, якщо відправка залежить від дій декількох фахівців (менеджер, бухгалтер та інш.), процес може дещо затягнутись. Команда розробки змінила це й сьогодні кожен співробітник, який працює з клієнтом, отримав право відправляти документи самостійно безпосередньо з облікової системи. Без особистих підписів. Без додаткових самостійних розрахунків (здійснюється автоматичний розрахунок податків, акційних сум) та без складних технічних налаштувань.

Менеджеру достатньо просто обрати документ та відправити через FlyDoc. Документ додається у чергу та протягом кількох хвилин надсилається клієнту (шляхом автоматично наташтованої періодичності відправок). За рахунок безшовної інтеграції FlyDoc в облікову систему цей функціонал став можливим для СОФТКОМ.

Це зняло величезний обсяг рутинних задач з бухгалтерії та зробило менеджерів більш самостійними.

• Повна автоматизація контролю статусів документів і сповіщень

До FlyDoc менеджери та бухгалтери особисто відслідковували: коли клієнт має підписати акт, коли потрібно виписати податковий документ, кому відправили договір та інш.

Контроль вимагав постійної залученості: зайти → оновити → перевірити → почекати → знову перевірити.

Завдяки FlyDoc компанія СОФТКОМ закрила це питання назавжди.

Тепер:

• здійснена повна синхронізація між документообігом та обліковою програмою – всі зміни відображаються миттєво;
• вхідні документи фіксуються в системі без участі менеджера та бухгалтера, якщо вони не потребують окремої реакції.
• система повідомляє про будь-яку зміну статусу документа (прийнятий, узгоджений, відхилений). Це відбувається шляхом автоматичних сповіщень;

• надсилає листи про зміну статусу на вказані e-mail адреси;

• дозволяє гнучко обрати, кому саме буде надіслано сповіщення/лист (навіть тим, хто не працює в модулі).

Наприклад:

маркетолог, який взагалі не працює з ФлайДок, може отримати лист, що партнер підписав договір.

• Шаблонізовані договори: 99% договорів компанія формує та підписує у FlyDoc

Завдяки ЕДО FlyDoc компанія СОФТКОМ практично повністю перевела клієнтські договори в зручний електронний формат. Однією з найбільших переваг FlyDoc для компанії є можливість кастомного налаштування форм документів. Завдяки цьому можливо: вказати у документі додаткову інформацію, графічні елементи, змінювати кількість полів, змінювати розташування складових та багато іншого.

Фактично FlyDoc став конструктором договорів для СОФТКОМ, де:

• шаблон підтягується автоматично;
• зміна полів (найменування партнера/клієнта, суми) відбувається автоматично з даних облікової системи;
• є можливість вносити додаткову інформацію;
• документ формується за секунди;
• документ підписується електронним підписом.

Достатньо лише обрати партнера/клієнта, обрати шаблон та натиснути “Договір”. Далі завдяки інтеграції FlyDoc з обліковою системою все відбудеться автоматично.

Винятки — лише бюджетні установи та окремі проєкти донорських організацій.

Усі договори автоматично зберігаються в обліковій системі, як посилання на юридично значущі електронні документи, а не як скани чи файли.

Завдяки тому, що всі дії відбуваються в єдиній базі система автоматично сигналізує про підписання додатків, зміну термінів або інші правки.

• Універсальний документ: рішення для нестандартних договорів та змін

А якщо клієнт хоче переписати один пункт і договір стає «нетиповим»? Тоді універсальний документ, який можна прив’язати до будь-якого іншого документа в обліковій системі. Тобто будь-який документ можна відправити як універсальний — і все одно бачити повну зв’язку у системі.

Приклад

Компанія-клієнт СОФТКОМ надіслала запит на укладення персоналізованого договору про нерозголошення NDA. Відповідного шаблону у FlyDoc не передбачено, оскільки такі випадки є рідкісними. Договір потрібного формату було реалізовано завдяки функціоналу універсального документа без необхідності створення нового шаблону.

Це означає, що компанія не переробляє шаблони під кожного клієнта — FlyDoc дає максимальну гнучкість.

Особливість проєкту: налаштування адміністрування для користувачів FlyDoc

Важливим аспектом є те, що з FlyDoc реалізовано зручний принцип: кожен відділ бачить стільки, скільки потрібно саме йому.

Права доступу гнучко налаштовані під потреби кожного користувача.

Фінансовий відділ — один із головних користувачів FlyDoc. А це означає: високе навантаження, складні документи, великі масиви даних і нуль права на похибку.

Фінансовий відділ працює з FlyDoc у всіх щоденних операціях:

• відправлення рахунків, актів та договорів;
• формування довільних електронних документів;
• створення облікових документів на підставі електронних;
• робота з податковими накладними;
• відстеження статусів документів і взаємодія з контрагентами.

Також активно використовує FlyDoc топ-менеджмент компанії. Вся робота з клієнтськими договорами та іншими необхідними документами відбувається через модуль електронного документообміну.

Відділи продажу та сервісу бачать всі статуси документів (прийнятий, узгоджений, відхилений), а також усі пов’язані документи клієнта. Їм не потрібен й не наданий доступ до робочого столу FlyDoc, вони бачать все необхідне прямо зі своєї облікової програми (з картки клієнта). Менеджери не лише можуть переглянути пов`язані з конкретним клієнтом документи, а й події за ними.

Завдяки повній інтеграції з обліковою системою та налаштуванням для різних груп користувачів, якість внутрішньої комунікації та швидкість реагування зберігаються на найвищому рівні. Також користувачі працюють у звичному та зрозумілому для них інтерфейсі облікової системи.

Переваги FlyDoc для СОФТКОМ

• Масштабні операції — без перевантажень

СОФТКОМ працює з величезними обсягами документів. Тому FlyDoc автоматизував процеси масових відправок, які вимагали значних часових витрат:

• рахунки за сервіс;
• періодичні платежі;
• акти;
• повідомлення про продовження;
• групові розсилки.

Це до декількох сотен тисяч документів на рік (2024 - перевищило 200 тис. док-ів). FlyDoc спокійно витримує таке навантаження і працює швидко та стабільно.

• Централізоване зберігання документів

Усі документи зберігаються в єдиній базі компанії CОФТКОМ. Тобто вони є в доступі 24/7 та додатково надійно захищені завдяки хмарі. Сьогодні хмара — це must have, тому що дає стабільність за складних обставин, з якими ми зіштовхуємось мало не щодня. Команда СОФТКОМ працює з різних куточків світу, і всі бачать актуальні дані тут і зараз. Завдяки хмарному середовищу: доступ до облікової системи та CRM є завжди, система стабільна навіть під високим навантаженням, а резервне копіювання гарантує високий рівень безпеки.  

Про переваги хмарного серверу читайте у статті.

❛❛ Ми не думаємо, де зберігаються документи. Все в нашій системі, доступно завжди» - директор напрямку Автоматизація бізнесу компанії СОФТКОМ.❜❜

• Редагування документів як рятівна функція

Кожному бухгалтеру добре відомо, що під час роботи з податковими накладними часто трапляються ситуації з округленнями, копійками та неточностями.

У FlyDoc бухгалтер може швидко виправити документ до моменту накладання підпису. Якщо, наприклад, у сумі накладної невірно здійснено округлення та, відповідно, некоректно вказано суму, бухгалтер може з легкістю це виправити. Редагування полів документа доступне у будь-який момент (до підписання) та дозволяє не створювати щоразу документ заново. Це критично важливо для роботи зі складними документами та контролюючими органами.

• І головне: відкритий код та можливість доопрацювати під себе

Наприклад, якби СОФТКОМ мав потребу впровадити внутрішній документообіг у кадровому чи адміністративному напрямку — з FlyDoc це було б реалізовано без жодних труднощів. Функція внутрішнього документообігу (як і всі інші необхідні доопрацювання) може бути здійснена завдяки відкритому коду модуля, про який вже згадували у цій статті.

Це означає, що FlyDoc — платформа, яку можна розвивати персоналізовано саме під ваш бізнес та втілювати проєкти будь-якої складності.

Результат проєкту

За 8 років використання FlyDoc обсяг документообміну в СОФТКОМ збільшився на 70%, при  цьому кількість бухгалтерів в команді залишилися незмінною.

З появою FlyDoc документообіг у компанії став прозорим і передбачуваним.

Кожен документ має свій маршрут, відповідальних і варіабельний інформативний статус. Замість десятків листів — один зрозумілий процес.

За 8 років використання FlyDoc обсяг документообміну в СОФТКОМ збільшився на 70%, при  цьому кількість бухгалтерів в команді залишилися незмінною.

Наші інсайти про ЕДО FlyDoc

• FlyDoc створює ефект синхронності між відділами, навіть якщо вони працюють у різних темпах і задачах.
• Великі масиви та різні типи документів не є проблемою для FlyDoc.
• Швидкий документообіг формує у клієнтів довіру та дає відчуття професійності компанії.

 

FlyDoc оптимізував документообіг СОФТКОМ та навіть в певній мірі удосконалив стиль роботи. Тепер ще швидше приймаються рішення, легше співпрацювати з партнерами, ще впевненіше можна розвивати комунікацію з клієнтами.

Завдяки тому, що ми користуємося власним продуктом, ми знаємо: FlyDoc працює. І головне — він створений під реальні задачі бізнесу, а не навпаки.

Саме тому так впевнено рекомендуємо його для автоматизації документообміну.

CОФТКОМ перевірив його на найвибагливішому користувачі — на собі.

Замовити FlyDoc