Чому електронним документам можна довіряти: аргументи для скептиків ЕДО

Ще маєте сумніви щодо надійності електронних документів? Це цілком нормально — багато хто звик працювати з паперовими документами і побоюється нових технологій. Проте електронний документообіг (ЕДО) для бізнесу, який хоче бути “на хвилі” та залишатись ефективним, стає незамінним інструментом. У цій статті ми зібрали головні аргументи, які розвіють ваші сумніви та доведуть, що ЕДО — це безпечно, зручно і вигідно.

1 Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – гарантія безпеки та юридичної сили

КЕП має таку ж юридичну силу, як і підпис на папері, згідно з Законом України № 2155 «Про електронні довірчі послуги». Документи, підписані кваліфікованим електронним підписом, є офіційними та захищеними від підробки.

Завдяки складним криптографічним алгоритмам, підробка е-документів практично неможлива. Це, в свою чергу, забезпечує:

1. відсутність ризику втрати або фальсифікації документів;
2. чіткий контроль термінів підписання та виконання договорів;
3. швидкість взаємодії — миттєвий електронний обмін без необхідності фізичної доставки, відповідно економія часу та коштів.

2 Мільйони українських компаній обрали електронний документообіг

Згідно з оприлюдненими даними Міністерства цифрової трансформації України на 2024 рік:

1. більше 70% підприємств різних галузей в Україні вже працюють із електронними документами;
2. щодня підписується понад 2 мільйони е-документів;
3. кількість користувачів ЕДО зростає приблизно на 20% щороку, і ця тенденція буде прогнозовано посилюватися.

Перехід на ЕДО допомагає залишатися конкурентоспроможним, особливо якщо партнери та контрагенти вже використовують електронний документообіг.

3 Законодавча підтримка та безпека

Електронний документообіг регулюється законодавством України, що забезпечує його легітимність:

1. Закон України № 2155 «Про електронні довірчі послуги» встановлює статус КЕП;
2. Податковий кодекс дозволяє використовувати е-документи для звітності перед податковими органами;
3. Закон № 851 «Про електронні документи та електронний документообіг» регламентує застосування ЕДО у бізнесі.

Усі операції з електронними документами проходять у правовому полі, що зводить до мінімуму юридичні ризики.

Переваги електронного документообігу для бізнесу

1. Суттєва економія

Зниження витрат на папір, друк, поштові послуги, архівування та інше.

2. Швидкість та зручність

Миттєвий обмін документами, можливість багатостороннього підписання без фізичної присутності кожної зі сторін.

3. Прозорість процесів

Повний поетапний контроль над підписанням та виконанням угод.

4. Екологічна відповідальність

Зменшення використання паперу сприяє охороні довкілля.

Чи є ризики?

Основні побоювання викликані недостатньою проінформованістю стосовно ЕДО та стосуються:

1. підробки документів — це майже неможливо завдяки криптографії та КЕП для бізнесу, про які йшлося раніше;
2. юридичної сили документів — законодавство вже тривалий період чітко регламентує повноцінність електронних документів, до того ж вони приймаються судами та податковими органами (для прикладу, документи та заяви електронного урядового сервісу “Дія” є повністю рівноцінними паперовим оригіналам).

Висновок

Сьогодні бізнес потребує швидкості, надійності та гнучкості. Електронний документообіг — це перевірений та безпечний спосіб вести справи, який вже обрали сотні тисяч українських компаній. Якщо ви хочете підвищити ефективність роботи та оптимізувати бізнес-процеси, вже час переходити на ЕДО!