Як надіслати з FlyDoc електронний документ контрагенту без ЕДО

Документообіг без бар’єрів: як у FlyDoc надсилати електронний документ контрагентам, у яких немає рішення ЕДО

FlyDoc має зручне рішення — функція відправки документа за унікальним посиланням на електронну пошту. Це дозволяє співпрацювати навіть із тими партнерами, які не підключені до сервісів M.E.Doc, СОТА, FREDO ДокМен, FlyDoc. 

У цій статті детально розглянемо, як саме працює механізм надсилання документа за посиланням, які переваги він забезпечує та як виглядає процес з погляду обох сторін.

Коли та навіщо використовувати відправку посилання на документ у FlyDoc?

Функція надсилання документа за посиланням є актуальною у випадках, коли ваш контрагент ще не використовує жодної системи електронного документообігу платформи ПТАХ (програми перераховані вище). У таких випадках FlyDoc автоматично пропонує альтернативний канал передачі — через сгенероване посилання на електронну пошту.

Відправник має змогу передати документ контрагенту без жодних додаткових вимог щодо встановлення програмного забезпечення чи проходження реєстрації. Отримувач, у свою чергу, може ознайомитися з документом, за потреби завантажити його підписати чи відхилити — усе це через безпечний веб-інтерфейс СОТА, доступний із будь-якого браузера.

Як працює функція «Посилання на документ»: покрокова інструкція

1. Формування та підписання документа у FlyDoc

Першим кроком є створення необхідного електронного документа у вашій обліковій системі (наприклад, BAS), в яку інтегрований модуль FlyDoc. Це може бути рахунок, акт, накладна, договір або інший первинний документ. Далі на документ накладається кваліфікований електронний підпис (КЕП) безпосередньо у системі BAS. 



2. Виявлення відсутності програми ЕДО у отримувача. 

Після підписання система автоматично здійснює перевірку наявності отримувача-користувача однією з програм (M.E.Doc, СОТА, FREDO ДокМен, FlyDoc). Якщо його не знайдено — тобто, якщо контрагент не користується жодним із сумісних сервісів, — FlyDoc відображає системне повідомлення «Відсутній сертифікат одержувача».

Це означає, що контрагент не має змоги отримати документ через стандартний електронний канал, томупропонується альтернативна опція — відправлення документа за посиланням. 



3. Налаштування відправки через e-mail

Для активації функції «Відправка посилання на документ» у FlyDoc достатньо натиснути кнопку «Налаштувати» та ввести адресу електронної пошти вашого контрагента. Саме на цю адресу буде надіслано автоматично згенероване посилання на документ. 




4. Надсилання документа з унікальним посиланням

Після збереження адреси система автоматично генерує унікальне посилання на документ у захищеному веб-сервісі СОТА та надсилає його контрагенту. Лист містить активне посилання та коротку інструкцію щодо подальших дій: перегляд, завантаження або підписання документа. 

Як отримувач взаємодіє з документом?

Перейшовши за посиланням з листа, контрагент потрапляє на захищену веб-сторінку, де може:

• переглянути документ у зручному форматі (наприклад, PDF);
  
• підписати документ (якщо має КЕП);
  
• завантажити його для збереження або друку;
  
• перевірити підпис, печатку, час підписання та інші реквізити.

Контрагенту не потрібно встановлювати додаткове програмне забезпечення або створювати обліковий запис. Уся взаємодія здійснюється у звичайному браузері, що є надзвичайно зручно для отримувача. 

Як відправник може перевірити статус надсилання у FlyDoc?

Після відправлення листа з посиланням ви можете в реальному часі відстежити, чи було надіслано повідомлення та чи відкривав його контрагент. У FlyDoc передбачено окремі індикатори, які показують статус документа:

• «відправлено контрагенту»;
• «доставлено»;
• «затверджено контрагентом» (якщо контрагент здійснив підписання);
• «відхилено контрагентом» (якщо потрібні уточнення/зміни).

Ця функція забезпечує прозорість комунікації та дозволяє швидко реагувати на затримки або відхилення документа. 

Чи можуть виникнути складнощі у однієї зі сторін?

Процес максимально простий і зрозумілий для кінцевого користувача. Достатньо стандартних навичок користування електронною поштою та браузером. Завдяки покроковим інструкціям та інтуїтивному інтерфейсу навіть користувач без технічної підготовки легко опанує функціонал.

Механізм надсилання документа за посиланням у FlyDoc — це надійне, зручне та безпечне рішення для взаємодії з контрагентами, які ще не підключені до систем ЕДО платформи ПТАХ. Він дозволяє не зупиняти ділові процеси, зберігаючи високий рівень автоматизації та цифровізації документообігу.

Функція підтверджує універсальність FlyDoc як системи, що працює за будь-яких умов — незалежно від того, на якій стадії цифрової трансформації перебуває ваш партнер.

Готові спробувати роботу модуля FlyDoc?

Замовляйте безкоштовну пробну версію — забезпечте повну свободу обміну електронними документами вже сьогодні! 

Замовити FlyDoc Консультація

Детальніше про FlyDoc

Інструкції та відео

Функціонал FlyDoc