Як провести аудит трудових книжок перед скануванням та виправлення помилок? У Головному управлінні Пенсійного фонду України у Вінницькій області надали покроковий алгоритм перевірки трудових книжок.
Крок 1. Що перевіряємо на 1-й сторінці трудової книжки
Прізвище, ім'я та по батькові (ПІБ) - мають бути вказані повністю, без заміни імені та по батькові ініціалами. Дата народження і ПІБ мають співпадати з паспортними даними. Колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове.
На внутрішньому боці обкладинки обов'язково має бути інформація про документ, на підставі якого виправлено запис, його реквізити, номер і дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.
Ще більше матеріалів та аналітики в системах ЛІГА:ЗАКОН
Крок 2. Перевіряємо наявність підписів та печаток на 1-й сторінці трудової книжки
Тут дивимося, чи наявні:
- підпис власника трудової книжки;
- підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;
- печатка підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка.
Крок 3. Перевірка усіх записів в розділі «Відомості про роботу»
У записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинні зазначатися:
- дата початку роботи,
- повне найменування підприємства, організації чи установи,
- назва посади чи професії,
- номери і дати наказів про прийняття/звільнення.
Якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру.
Записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону.
Записи про звільнення мають бути засвідчені печаткою.
Оцифровування відомостей про трудову діяльність
Для оцифрування відомостей про трудову діяльність необхідно через вебпортал Пенсійного фонду подавати сканкопії наступних документів:
- трудова книжка;
- документи про набуття освіти;
- військовий квиток;
- свідоцтво про народження дитини для жінок;
- трудові договори;
- довідки про періоди роботи за відсутності трудової книжки.