Грузоперевозки: документооборот

Предлагаем Вашему вниманию материал электронного аналитического еженедельника «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН». Издание входит в системы ЛІГА:ЗАКОН. По вопросам использования изданий «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН» и «ЮРИСТ & ЗАКОН» или их подключения обращайтесь по тел.: (044) 501-3-700.




Используемые при перевозке грузов документы имеют большое значение, поскольку их неправильное оформление может привести к негативным последствиям. Так, у перевозчика могут возникнуть проблемы при проверке документов сотрудником полиции, а у грузополучателя – при подтверждении факта получения товара. В этой статье издание "БУХГАЛТЕР&ЗАКОН" расскажет о том, какие документы необходимо иметь в наличии при перевозке.

. Законы, связанные с этой статьей, подробные консультации, комментарии налоговых органов – все это Вы найдете в системах ЛІГА:ЗАКОН.

Договор на перевозку

Договор о перевозке грузов – двустороннее соглашение между перевозчиком, грузоотправителем или грузополучателем, являющееся юридическим документом, которым регламентируются объем, срок и условия перевозки грузов, права, обязанности и ответственность сторон по их соблюдению (р. 1 Правила № 363).

В ст. 50 Закона № 2344 сказано, что договор перевозки груза автомобильным транспортом заключается в соответствии с гражданским законодательством между заказчиком и исполнителем в письменной форме (договор, накладная, квитанция и т. п.). Причем согласно ч. 3 ст. 909 ГКУ и ч. 2 ст. 307 ХКУ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением транспортной накладной (коносамента или другого документа, установленного транспортными кодексами (уставами)).

Между тем товарно-транспортная накладная (далее – ТТН) при автомобильных перевозках не заменяет договор, она только подтверждает его заключение. Поэтому во избежание проблем с контрагентами и контролирующими органами лучше составить в письменной форме отдельный договор перевозки.

Долгосрочные договоры о перевозке грузов автомобильным транспортом заключаются между физическими и юридическими лицами, которые осуществляют автомобильные перевозки грузов на коммерческой основе, и грузоотправителями или грузополучателями (п. 3.1 Правил № 363).

В ч. 4 ст. 307 ХКУ указано, что долгосрочные договоры на автомобильном транспорте заключаются сроком на 1 год. Вместе с тем на практике долгосрочные договоры заключаются и на меньший срок, и это не влияет на их действительность.

Примерный договор о перевозке грузов автомобильным транспортом в городском и междугородном сообщении приведен в приложении 1 к Правилам № 363. При необходимости в него можно вносить изменения по согласию сторон.

В договоре указывают такие сведения (п. 3.5 Правил № 363):

• срок действия договора,

• объемы перевозок,

• условия перевозок (режим работы по выдаче и приему груза, обеспечению сохранности груза, выполнению грузоразгрузочных работ и т. п.),

• стоимость перевозок,

• порядок расчетов,

• порядок определения рациональных маршрутов,

• обязанности сторон,

• ответственность сторон,

• другие сведения (в частности, место фактической сдачи-приема груза).

По долгосрочным договорам на перевозку грузов заказчик представляет перевозчику заявку установленной формы (приложение 4 к примерному договору) в срок, определенный договором. По согласованию сторон заявка может быть подана на один день, неделю, декаду или месяц (п. п. 3.7, 10.2 Правил № 363).

При массовых перевозках грузов, особенно строительных на места строительства и сельскохозяйственных грузов для их переработки или в места долгосрочного хранения, заказчик прилагает к заявке также согласованный с перевозчиком график выполнения перевозок с указанием суточного или среднесуточного объема перевозок, а также начала и конца работы смен (п. 3.7 Правил № 363).

Перевозчики могут перевозить груз по разовому договору, примерная форма которого приведена в приложении 2 к Правилам № 363. Разовые договоры должны быть заключены в письменной форме (п. 10.3 Правил № 363).

ТТН

Основным документом на перевозку грузов является ТТН – единый для всех участников транспортного процесса юридический документ, который предназначен для списания товарно-материальных ценностей, учета на пути их перемещения, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета, а также для расчетов за перевозку груза и учета выполненной работы (р. 1 Правил № 363).

На необходимость оформления ТТН неоднократно обращали внимание контролирующие органы (см. письма Миндоходов от 19.09.2013 г. № 11569/6/99-99-22-01-03-15/1128, Министерства инфраструктуры Украины от 11.03.2014 г. № 2455/25/10-14, от 28.05.2014 г. № 5615/25/10-14, ГФСУ от 29.10.2015 г. № 22911/6/99-99-19-02-02-15, Главного управления ГФС в Винницкой области от 29.10.2015 г. № 625/Ш/02-32-17-01-17).

ТТН не оформляются только при перевозке грузов собственным автомобилем покупателя. Водитель в данной ситуации обязан иметь при себе документы, указанные в п. 2 Перечня № 207, в число которых ТТН не входит. То, что в этом случае оформлять ТТН необязательно, подтвердило и Мининфраструктуры Украины в письме от 28.05.2014 г. № 5615/25/10-14.

Форма ТТН приведена в приложении 7 к Правилам № 363. В предусмотренных Правилами № 363 случаях ТТН может быть дополнена записями (письмо Министерства инфраструктуры Украины от 28.05.2014 г. № 5615/25/10-14).

При перевозке некоторых грузов используются специальные формы ТТН, а именно:

• спирта этилового – форма № 1-ТН (спирт), алкогольных напитков – форма № 1-ТН (алкогольные напитки), высокооктановых кислородсодержащих добавок – форма № 1-ТН (вкд) (утверждены приказом Минтранса от 28.04.2005 г. № 154);

• хлебобулочных изделий – форма № 1-ТТН (хлеб) (утверждена приказом Минагрополитики от 06.06.2001 г. № 153);

• молочного сырья – форма № 1-ТН (МС) (утверждена приказом Минагрополитики от 01.07.2002 г. № 176);

• нефтепродуктов – форма № 1-ТТН (нефтепродукт) (утверждена совместным приказом Министерства топлива и энергетики Украины, Министерства транспорта и связи Украины, Министерства экономики Украины, Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 20.05.2008 г. № 281/171/578/155);

• древесины – форма № 1-ТТН (лес) (утверждена совместным приказом Мининфраструктуры и Минагрополитики от 29.11.2013 г. № 961/707).

ТТН оформляют независимо от условий оплаты за работу автомобиля (п. 11.4 Правил № 363), в том числе и при перевозке арендованным транспортом (письмо Мининфраструктуры от 03.09.2013 г. № 10092/25/10-13).

В упомянутом письме также отмечалось, что если одним автомобилем грузоотправителя даже за один рейс доставляется груз (товар) 20 – 25 грузополучателям (в 20 – 25 адресов складов или торговых точек), то грузоотправитель должен выписывать каждому из этих 20 – 25 грузополучателей отдельную ТТН в количестве не менее четырех экземпляров, по меньшей мере два из которых (третий и четвертый) должны быть заверены подписью и при необходимости печатью (штампом) грузополучателя. Применение только одной ТТН для 20 – 25 грузополучателей является недопустимым, поскольку груз (товар) поставляется разным грузополучателям с разными юридическими реквизитами и адресами.

При международных перевозках оформляют международную автодорожную ТТН типовой формы CMR, которая применяется в соответствии с Конвенцией о договоре международной автомобильной перевозки грузов от 19.05.56 г. Причем контролеры подчеркивают, что именно товарно-транспортные документы (и в частности, CMR) свидетельствуют о получении товара и выполнении внешнеэкономического договора поставки товара (письмо ГФСУ от 29.10.2015 г. № 22911/6/99-99-19-02-02-15).

Образец оформления ТТН типовой формы КДПГ (CMR) приведен в письме ГНАУ от 20.02.97 г. № 16-2217/10-1300. Заметим также, что при оформлении накладной CMR ТТН по Правилам № 363 уже не оформляется, о чем сказано в преамбуле к ним.

Счет перевозчика

Для окончательного расчета за перевозку грузов перевозчик оформляет счет перевозчика, составляемый на основании надлежаще оформленных ТТН. Счет должен быть выписан не позже трех дней после выполнения перевозок с приложением ТТН (п. 14.4 Правил № 363). Счет оформляют в произвольной форме.

На необходимость наличия счета обращало внимание Мининфраструктуры в письме от 28.05.2014 г. № 5615/25/10-14.

Форма и порядок расчетов, а также случаи изменения размера оплаты за перевозку грузов и предоставление других услуг определяются перевозчиком с грузоотправителем или грузополучателем – заказчиком при заключении ими договора на перевозку грузов (п. 14.1 Правил № 363).

Акт

В случае порчи или повреждения груза, а также в случае расхождений между перевозчиком и грузоотправителем (грузополучателем) обстоятельства, которые могут являться основанием для материальной ответственности, оформляются актом по форме, приведенной в приложении 4 к Правилам № 363.

Акт составляют также в ситуации, когда перед загрузкой автомобилей, прицепов, полуприцепов с кузовом типа "фургон", автоцистерн и контейнеров заказчик после проверки их пригодности выявил повреждение, которое может повлиять на целостность или качество груза при перевозке. В этом случае заказчик должен отказаться от погрузки в такой подвижной состав или контейнеры, о чем составляют указанный акт (п. 8.4 Правил № 363).

Прочие документы

Путевые листы. На данный момент оформлять путевые листы на перевозку не обязательно, что в свое время подтверждали и официальные органы (см., к примеру, письма Мининфраструктуры от 25.07.2013 г. № 8312/25/10-13, Госкомпредпринимательства от 16.08.2013 г. № 7443/0/20-13). Нет также установленной формы путевого листа и талона заказчика (приказ Минтранспорта Украины и Минстата Украины от 29.12.95 г. № 488/346, которым были утверждены эти типовые формы, утратил действие согласно приказу Мининфраструктуры Украины, Минэкономразвития и торговли Украины от 10.12.2013 г. № 1005/1454).

В то же время с целью учета автомобильной работы и списания горюче-смазочных материалов перевозчик может оформлять путевые листы произвольной формы. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона № 996 и п. 2.4 Положения № 88. Применительно к путевым листам легковых автомобилей такую возможность подтвердил и Мининфраструктуры в письме от 23.04.2013 г. № 4492/25/10-13.

Доверенность. Если груз сопровождает представитель заказчика, он должен предъявить документ, подтверждающий его полномочия. Сведения об этом лице и документе вносятся в ТТН (п. 10.8 Правил № 363). О том, что полномочия лица, получающего товарно-материальные ценности должны быть подтверждены, в том числе письменным договором или доверенностью, сказано также в п. 2.5 Положения № 88.

На практике полномочия лица обычно подтверждаются именно доверенностью, которая может быть выписана в произвольной письменной форме. Доверенность обязательно должна содержать:

• дату ее выдачи (ч. 3 ст. 247 ГКУ);

• подпись лица, выдавшего доверенность, а для юридического лица также печать при наличии договоренности сторон о ее проставлении (ч. 2 ст. 207 ГКУ);

• ФИО представителя (лица, которому была выдана доверенность), при этом паспортные данные указывать не обязательно (согласно разъяснению на сайте Минюста);

• полное наименование юридического лица, выдавшего доверенность;

• местонахождение юридического лица.

Акт о перегрузке. В соответствии с п. 11.9 Правил № 363 в случае перегрузки груза в процессе его перевозки на другой автомобиль составляется акт произвольной формы, в котором обязательно указываются такие реквизиты:

• полное название владельца транспорта и его адрес,

• фамилия, имя и отчество водителя,

• государственный номер автомобиля перевозчика, сдавшего груз, и перевозчика, принявшего его.

Акт составляется в двух экземплярах, которые подписывают представители (водители) обоих перевозчиков (по одному для каждого). Отметка об этом делается в ТТН. В письме Мининфраструктуры от 03.10.2013 г. № 11253/25/10-13 говорилось, что в строках ТТН с реквизитами перевозчика, водителя и автомобиля ранее указанные реквизиты зачеркивают (так, чтобы их можно было прочитать) и записывают новые данные. Эти записи утверждает подписью ответственное лицо перевозчика, которое руководит перегрузкой.

Остальные документы, которые водитель должен иметь при себе во время осуществления перевозок грузов, указаны в Перечне № 207.

Также на эту тему читайте материалы издания "БУХГАЛТЕР&ЗАКОН" (№ 49 за 2015 год):

• "Грузоперевозки: основы калькулирования";
• "Грузоперевозки: ответственность в случае потери груза".

1. ГКУ – Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

2. ХКУ – Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

3. Закон № 2344 – Закон Украины "Об автомобильном транспорте" от 05.04.2001 г. № 2344-III.

4. Закон № 996 – Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г. № 996-XIV.

5. Положение № 88 – Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

6. Правила № 363 – Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Министерства транспорта Украины от 14.10.97 г. № 363.

7. Перечень № 207 – Перечень документов, необходимых для осуществления перевозки груза автомобильным транспортом во внутреннем сообщении, утвержденный постановлением КМУ от 25.02.2009 г. № 207.

Система ЛІГА:ЗАКОН

Демо-версия ЛІГА:ЗАКОН