Бухгалтерская справка: правила составления

Предлагаем Вашему вниманию материал электронного аналитического еженедельника «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН». Издание входит в системы ЛІГА:ЗАКОН. По вопросам использования изданий «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН» и «ЮРИСТ & ЗАКОН» или их подключения обращайтесь по тел.: (044) 501-3-700.




Бухгалтерская справка используется для разных целей, в том числе и для налогового учета. И поскольку она является первичным документом, при ее составлении важно соблюсти все необходимые правила. О них расскажет издание БУХГАЛТЕР&ЗАКОН.

. Законы, связанные с этой статьей, подробные консультации, комментарии налоговых органов – все это Вы найдете в системах ЛІГА:ЗАКОН.

В каких случаях используют бухгалтерскую справку

Бухгалтерская справка может использоваться для различных целей в бухгалтерском и налоговом учете. По сути, это документ, который подтверждает факт совершения операций или проведения расчетов во всех случаях, когда другие первичные документы для этих целей использоваться не могут.

К примеру, в письме Минфина от 22.04.2016 г. № 31-11410-06-5/11705 отмечалось, что для признания расходов, в отношении которых на момент составления финансовой отчетности не получены первичные документы от контрагентов, ответственное лицо составляет и передает в бухгалтерскую службу документ (например, бухгалтерскую справку) с указанием расчетной суммы расходов.

Бухгалтерская справка используется и при исправлении ошибок способом "сторно", что следует из п. 4.3 Положения № 88. Минфин в письме от 23.02.2010 г. № 31-34000-20-10/3939 заметил, что данные об исправлениях ошибок прошлых лет, оформленных бухгалтерской справкой, записываются в регистры бухгалтерского учета в месяце ее составления (подробнее об этом см. статьи "Способы исправления ошибок в бухгалтерском учете", "Ретроспективный и перспективный способы исправления ошибок на примерах" издания БУХГАЛТЕР&ЗАКОН (№ 36 за 2016 год)).

К наиболее распространенным ситуациям применения бухгалтерской справки можно отнести следующие (см. таблицу 1).

Таблица 1

№ п/п	Случаи использования бухгалтерской справки	Нормативный документ
1. Необоротные активы
1	Расчет сумм амортизации необоротных активов	П(С)БУ 7, П(С)БУ 8
2	Обстоятельства, на основании которые расходы, связанные с улучшением основных средств (модернизация, модификация, достройка, дооборудование, реконструкция и т. п.) или ремонтом либо включены в первоначальную стоимость объекта основных средств, либо квалифицированы как расходы отчетного периода	п. п. 14, 15 П(С)БУ 7
3	Расчет индекса переоценки необоротных активов и суммы уценки (дооценки)	п. п. 16 – 20 П(С)БУ 7, п. п. п. 19 – 23 П(С)БУ 8
4	Распределение сумм дооценки при выбытии ранее переоцениваемых объектов необоротных активов	п. 21 П(С)БУ 7, п. 24 П(С)БУ 8
2. Инвестиционная недвижимость
5	Порядок определения справедливой стоимости при учете по методу справедливой стоимости	п. п. 16 – 17, 19 – 21 П(С)БУ 32
6	Расчет амортизации инвестиционной недвижимости при учете по методу первоначальной стоимости	п. п. 16, 18 П(С)БУ 32
3. Финансовые инвестиции
7	Начисление амортизации премии (дисконта) при учете финансовой инвестиции методом эффективной ставки процента	п. 10 П(С)БУ 12, п. 30.2 П(С)БУ 13
8	Расчет суммы инвестиции при использовании метода участия в капитале	п. п. 11 – 14 П(С)БУ 12
9	Расчет сумм процентов и дохода от финансовых инвестиций	П(С)БУ 12, П(С)БУ 13
4. Запасы
10	Порядок распределения сумм транспортно-заготовительных расходов в ситуации, когда их учитывают на отдельном субсчете	п. 9 П(С)БУ 9
11	Расчет суммы выбывших запасов при использовании методов средневзвешенной себестоимости, нормативных затрат, цены продажи	п. п. 16, 18, 19, 21, 22 П(С)БУ 9
12	Определение чистой стоимости реализации запасов, если учет ведут исходя из этой стоимости	п. 24 – 28 П(С)БУ 9
13	Стоимость товарно-материальных активов, которые получены при ликвидации объекта основных средств	п. 44 Методрекомендаций № 561, п. 2.12 Методрекомендаций № 2
5. Сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность
14	Расчет суммы резерва сомнительных долгов	п. п. 8, 9 П(С)БУ 10
15	Расчет нынешней стоимости долгосрочной дебиторской задолженности	п. 12 П(С)БУ 10
16	Расчет суммы списания безнадежной дебиторской задолженности	П(С)БУ 10
6. Обязательства
17	Расчет нынешней стоимости долгосрочных обязательств	п. 10 П(С)БУ 11
18	Расчет суммы обеспечений, в том числе на оплату отпусков	п. п. 13 – 18 П(С)БУ 11
19	Определение суммы списания безнадежной кредиторской задолженности	П(С)БУ 11
7. Финансовые обязательства
20	Начисление амортизации премии (дисконта) при учете финансового обязательства по методу эффективной ставки процента	П(С)БУ 12, П(С)БУ 13
21	Порядок расчета процентов по кредитным операциям и их отнесения в себестоимость квалификационных активов	П(С)БУ 31
8. Аренда
22	Подтверждение критериев, по которым аренда классифицируется как финансовая	п. 4 П(С)БУ 14
23	Расчет нынешней стоимости минимальных арендных платежей и других платежей, связанных с финансовой арендой	п. 5 П(С)БУ 14
24	Порядок расчета амортизации прочих необоротных материальных активов, созданных на сумму улучшений, проведенных арендатором	п. 8 П(С)БУ 14
9. Доходы
25	Порядок оценки степени завершенности операции по предоставлению услуг с целью определения дохода	п. 11 П(С)БУ 15
26	Расчет процентов, дивидендов, роялти, надлежащих к получению с целью отражения их в бухгалтерском учете	п. 20 П(С)БУ 15
27	Расчет суммы списания целевого финансирования	п. п. 16 – 18 П(С)БУ 15
28	Расчет курсовых разниц	П(С)БУ 21
10. Расходы
29	Расчет суммы распределения общепроизводственных расходов	п. 16 П(С)БУ 16
30	Расчет роялти, подлежащих выплате, с целью отражения их в бухгалтерском учете	П(С)БУ 16
31	Расчет курсовых разниц	П(С)БУ 21

С помощью бухгалтерской справки подтверждают также расчеты сумм:

– дивидендов, подлежащих выплате участникам и акционерам;

– алиментов, удерживаемых из зарплаты работников;

– средней заработной платы для различных случаев (отпускные, больничные, командировочные и т.п.).

Бухгалтерская справка используется и для целей налогового учета, в частности, для подтверждения расчета любых налоговых платежей. Активно применяется бухгалтерская справка в учете по НДС (см. письма ГФСУ от 11.02.2016 г. № 2875/6/99-99-19-03-02-15, от 09.06.2016 г. № 12799/6/99-99-15-03-02-15, от 22.07.2016 г. № 15911/6/99-99-15-03-02-15).

Кроме того, бухгалтерские справки используют в качестве подтверждающего документа при разрешении судебных споров (см., к примеру, определение ВАСУ от 21.04.2015 г. № К/800/61478/14).

Формат бухгалтерской справки

В тех случаях, когда бухгалтерская справка фиксирует и подтверждает хозяйственные операции, она имеет статус первичного документа. Это подтвердил и Минфин в письмах от 13.12.2004 г. № 31-04200-30-10/22823, от 22.04.2016 г. № 31-11410-06-5/11705.

Соответственно, в таком случае бухгалтерская справка должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88, в частности, следующие:

– название документа (бухгалтерская справка);

– дату и место составления;

– название предприятия, от имени которого составлен документ;

– содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;

– должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

–  личную подпись, аналог собственноручной подписи или подпись, приравненную к собственноручной подписи в соответствии с Законом № 852, или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Форма бухгалтерской справки приведена в приложении к Методрекомендациям № 356. Между тем Методрекомендации № 356 не являются нормативным документом, поэтому приведенную там форму при необходимости можно подкорректировать, в частности, имеет смысл ее дополнить таким обязательным реквизитом, как "название предприятия, от имени которого составлен документ".

Поскольку бухгалтерскую справку оформляют не только для исправления ошибок, ее содержание и форма будут зависеть, прежде всего, от тех целей, для которых ее составляют (см. статью "Практические примеры составления бухгалтерской справки" издания БУХГАЛТЕР&ЗАКОН (№ 41 за 2016 год)).

1. НКУ – Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

2. Закон о бухучете – Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г. № 996-XIV.

3. Закон № 852 – Закон Украины "Об электронной цифровой подписи" от 22.05.2003 г. № 852-IV.

4. Положение № 88 – Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

5. П(С)БУ 7 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 7 "Основные средства", утвержденное приказом Минфина от 27.04.2000 г. № 92.

6. П(С)БУ 8 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 8 "Нематериальные активы", утвержденное приказом Минфина от 18.10.99 г. № 242.

7. П(С)БУ 9 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 9 "Запасы", утвержденное приказом Минфина от 20.10.99 г. № 246.

8. П(С)БУ 10 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 10 "Дебиторская задолженность", утвержденное приказом Минфина от 08.10.99 г. № 237.

9. П(С)БУ 11 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 11 "Обязательства", утвержденное приказом Минфина от 31.01.2000 г. № 20.

10. П(С)БУ 12 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 12 "Финансовые инвестиции", утвержденное приказом Минфина от 26.04.2000 г. № 91.

11. П(С)БУ 13 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 13 "Финансовые инструменты", утвержденное приказом Минфина от 30.11.2001 г. № 559.

12. П(С)БУ 14 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 14 "Аренда", утвержденное приказом Минфина от 28.07.2000 г. № 181.

13. П(С)БУ 15 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 15 "Доход", утвержденное приказом Минфина от 29.11.99 г. № 290.

14. П(С)БУ 16 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 "Расходы", утвержденное приказом Минфина от 31.12.99 г. № 318.

15. П(С)БУ 21 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 21 "Влияние изменений валютных курсов", утвержденное приказом Минфина от 10.08.2000 г. № 193.

16. П(С)БУ 31 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 31 "Финансовые расходы", утвержденное приказом Минфина от 28.04.2006 г. № 415.

17. П(С)БУ 32 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 32 "Инвестиционная недвижимость", утвержденное приказом Минфина от 02.07.2007 г. № 779.

18. Методрекомендации № 356 – Методические рекомендации по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина от 29.12.2000 г. № 356.

19. Методрекомендации № 561 – Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина от 30.09.2003 г. № 561.

20. Методрекомендации № 2 – Методические рекомендации по бухгалтерскому учету запасов, утвержденные приказом Минфина от 10.01.2007 г. № 2.

Система ЛІГА:ЗАКОН

Демо-версия ЛІГА:ЗАКОН