Окремі питання заповнення звіту з ЄСВ у роз’ясненнях податківців

Так, на сайті ГУ ДФС у Черкаській області розміщені наведені нижче методичні рекомендації, підготовлені  фахівцями  Головного управління ДФС у Черкаській області спільно із спеціалістами  Головного управління ПФУ в Черкаській області щодо формування та подання звіту про суми нарахованого єдиного внеску у форматі відповідей на запитання страхувальників, що найчастіше виникають під час заповнення звітності:

Відповідь: Суму компенсації за невикористану відпустку потрібно відображати в одному рядку із зарплатою, нарахованою за місяць звільнення, тобто без виділення цієї суми окремим рядком.

2. Коли ставити ознаку «Неповний робочий час»?

Відповідь: Ознака «Неповний робочий час» (Реквізит 24 «Ознака неповного робочого часу» таблиці 6 Звіту з ЄСВ) проставляється у разі, якщо особа працює:

• неповний робочий день (тобто зменшення тривалості щоденної роботи на обумовлену кількість годин);
• неповний робочий тиждень (зберігається нормальна тривалість робочого дня, але зменшується кількість робочих днів на тиждень);
• у разі поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня (наприклад, тривалість робочого дня 5 годин при 4 робочих днях на тиждень).

3. Які відомості не зазначаються у звітному місяці?

Відповідь: Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця не можна зазначати у звітному місяці за майбутні та минулі звітні періоди, за винятком відпустки, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і випадків поновлення на роботі особи за рішенням суду

4. Як відобразити коригування додаткової бази нарахування ЄСВ?

Відповідь: Коригування додаткової бази нарахування ЄСВ у таблиці 6 Звіту з ЄСВ потрібно показувати в разі, якщо помилку допущено в місяцях, починаючи з травня 2015 року. До цього місяця форма Звіту з ЄСВ не передбачала відображення додаткової бази та нарахованого на неї ЄСВ у таблиці 6. Тому виправлення додаткової бази нарахування до травня 2015 року відображається лише в таблиці 1 Звіту з ЄСВ. Таке можливо, якщо помилково визначено/не визначено суму додаткової бази нарахування.

У цьому випадку необхідно визначити додаткову базу нарахування за минулий звітний період і донарахувати ЄСВ. Коригування варто відобразити в таблицях 1 і 6 Звіту з ЄСВ.

Якщо у звітному місяці виникає потреба нараховувати ЄСВ із додаткової бази нарахування щодо працівника, у таблиці 6 Звіту з ЄСВ необхідно заповнити два рядки:

• у першому рядку вказується фактична база нарахування ЄСВ;
• у другому - сума додаткової бази нарахування - різниця між фактичною базою нарахування ЄСВ і розміром мінімальної зарплати.

Код типу нарахування «13» застосовується лише в звітному місяці за звітний період. У разі донарахування сум до мінімальної зарплати за минулий період донарахування відображається з кодом типу нарахування «2». При цьому в таблиці 1 Звіту з ЄСВ обов'язково потрібно зазначити зміст помилки (наприклад, донарахування сум до мінімальної заробітної плати за місяць/рік).

Важливо! Коли людина находилась на лікарняному повний місяць, то донарахування до мінімальної заробітної плати у випадку їх необхідності  відображаються з кодом категорії ЗО 29, 36, 37, 39, 42-45, але при цьому типом 13 за попередні періоди

5. Як відобразити в Звіті з ЄСВ суми відпускних та лікарняних?

Відповідь: Суми, нараховані за дні щорічної та додаткової відпустки, вносяться до графи «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця) з відображенням відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки цього місяця, з кодом типу нарахування «10». Суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців, включаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих рядках з кодом типу нарахувань «10». «Перехідні» лікарняні та декретні відображаються в окремих рядках з кодами категорій застрахованої особи, визначених у додатку 2 до Порядку № 435 (із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства фінансів № 441 від 11.04.2016, № 813 від 07.09.2016). Реквізит 15 таблиці 6 додатку 4 Звіту з ЄСВ «Кількість днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом календарного звітного місяця» заповнюється одним значенням у одному рядку, що відповідає звітному. За наявності декількох рядків по одній застрахованій особі реквізит 15 зазначається лише в одному, а саме в тому в якому зазначаються дані про суми заробітної плати (за їх наявності). Реквізит 15 не може зазначатися у звітному місяці за майбутні звітні періоди.

Головне управління ДФС у Черкаській області та Головне управління Пенсійного фонду України в Черкаській області наголошують, що Реквізит 19 «Ознака наявності трудової книжки», Реквізит 20 «Ознака наявності спецстажу» та Реквізит 24 «Ознака неповного робочого часу» в усіх рядках по одній застрахованій особі заповнюється однаково.

У листі ДФС від 03.10.2017 р № 16871/5/99-99-13-02-01-16 фахівці податкової  розповіли, як у поточному звіті з ЄСВ виправити помилки, допущені  в попередніх звітних періодах.

Зокрема, у листі сказано, що у разі необхідності нарахувати працівникові індексацію за попередні звітні періоди, зазначене нарахування ЄСВ відображається у місяці його фактичного нарахування (тобто, поточному), без віднесення до відповідних місяців, за які проведено дане нарахування.

У цьому ж листі нагадують, що виправлення помилки, допущеної в попередніх звітних періодах, здійснюється із застосуванням кодів типу нарахувань, передбачених Порядком формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, при цьому внесення від'ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) допускається лише:

• при відображенні сум перерахунків заробітку (доходу), що пов'язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв'язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, та допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах;
• при відображенні сторнованих сум відпускних та допомоги з тимчасової непрацездатності, допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами.

У листі 16871 роз’яснено також порядок нарахування єдиного внеску у разі перебування працівника частину місяця у відпустці без збереження заробітної плати: якщо база нарахування ЄСВ не перевищує розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який нараховується заробітна плата (дохід) у працівника, який перебував частину місяця у відпустці без збереження заробітної плати, сума ЄСВ розраховується як добуток розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), та ставки ЄСВ .