|
|
|
|||||
Необхідно мати належно оформлені підтвердні документи, щоб витрати можна було класифікувати як представницькі. Слід зазначити, що будь-які нормативні документи, що регулюють порядок документального оформлення представницьких витрат, відсутні. Тому вважаємо, насамперед варто пам'ятати про загальні вимоги до обов'язкових реквізитів первинних документів (рахунків, квитків, квитанцій, накладних тощо), зазначених у частині другій ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.99 р. № 996-XIV та в п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.
Такими реквізитами є:
- назва документа;
- дата й місце його складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст і обсяг господарської операції, одиниця виміру такої операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Крім того, до комплекту документів, необхідних для здійснення й оформлення представницьких витрат, можуть входити:
- кошторис витрат, які заплановано на рік, затверджений керівником підприємства, з деталізацією запланованих заходів (зустрічей, презентацій тощо);
- звіт про фактично здійснені витрати за рік також з деталізацією заходів, які було заплановано;
- програма заходу (презентації, підписання контрактів тощо) із зазначенням дати й місця його проведення;
- список учасників (як запрошених осіб, так і працівників підприємства) із зазначенням прізвища, імені, по батькові, посади;
- сума витрат, які плануються.
Розпорядчим документом (наказом, розпорядженням) керівника підприємства визначаються особи, відповідальні за прийом представників інших підприємств стосовно комерційної діяльності.
Програма заходу має містити повний перелік того, що планується, дату й місце його проведення, список запрошених осіб і представників сторони, що запрошує. Таку програму повинен затвердити керівник фірми, що приймає.
Представники й делегації, які прибудуть на переговори як наявні або потенційні партнери, незалежно від того, вітчизняні вони чи закордонні, мають бути офіційно запрошені на підприємство. Один із важливих документів, які підтверджують обґрунтованість представницьких витрат для тих, хто прибуває із-за кордону та з інших міст, – журнал обліку тих, хто прибуває у відрядження, необхідність ведення якого передбачено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (цей норматив не обов'язковий до застосування усіма підприємствами, але його можна використовувати як довідковий. У такому разі, зважаючи на те, що він втратив чинність, його необхідно затвердити внутрішнім нормативним актом на підприємстві).
Якщо під час ділової зустрічі (переговорів) сторони не дійшли згоди і не уклали договір, не буде зайвим документально підтвердити цей факт у формі, скажімо, підписаного представниками обох сторін протоколу про намір укласти договір у довільній формі.
Зважаючи на наведене вище, якщо документи, перелічені в запиті, мають зазначені вище обов'язкові реквізити, то ви можете їх приймати як підтвердження оплати до авансового звіту..
Ганна Загорулько, ТОВ АФ "Профі-Аудит"
консультації та коментарі податкових органів –
все це Ви знайдете в системах ЛІГА:ЗАКОН.
Система ЛІГА:ЗАКОН беЗКОШТОВНА презентацІя