SAF-T UA: як працює формат, варіанти реалізації та рішення для BAS

SAF-Т (Standard Audit File for Tax) — це новий формат податкового аудиту, який в Україні поступово стає обов’язковим для бізнесу. Він дозволяє передавати всі дані про господарську діяльність компанії у структурованому форматі податковим органам, автоматизуючи перевірки та зменшуючи ризики недоброчесності.

Для підприємств це означає необхідність мати інструмент, який швидко та коректно формує документ SAF-Т, інтегрується з обліковими системами та відповідає всім законодавчим вимогам. Саме таке рішення пропонує СОФТКОМ — комплексний модуль для BAS, який дозволяє легко підготувати файл SAF-Т і бути готовими до перевірок. У цій статті детальніше розглянемо функціонал модуля SAF-T UA, який пропонує СОФТКОМ.

Що таке SAF-T UA і чому бізнес має бути готовим?

SAF-T UA — це електронний формат обміну бухгалтерськими та податковими даними, який вводиться для спрощення податкового аудиту. Він побудований на міжнародних стандартах і містить детально структуровану інформацію про діяльність підприємства у форматі XML. З 1 січня 2025 року подавати SAF-T повинні великі платники податків, а з 2027 року — всі платники ПДВ. Це означає, що кожен бізнес має завчасно подбати про автоматизацію підготовки даних.

Детальніше про стандарт податкового аудиту SAF-Т (SAF-T UA) читайте у статті.

Три підходи до формування SAF-T

Аналізуючи ринкову ситуацію, можна виділити три базові підходи, кожен з яких має свої сильні і слабкі сторони:

1. Розробка «з нуля» — користувач вивчає стандарт SAF-T і повністю самостійно пише власний конвертер.
   Плюсом є повний контроль. Мінусів тут значно більше - невиправдано величезні часові й фінансові витрати, ризик помилок і відсутності підтримки нових версій.
2. Готові зовнішні продукти (сервіси з відкритим API) — користувачу потрібно обрати продукт, у якого є можливості інтеграції та внесення змін, і власними силами доопрацьовувати його.

Наприклад, обрати  M.E.Doc SAF-T(UA) та використовувати API для завантаження даних. Необхідно розробляти інструменти отримання і вивантаження даних, необхідних для SAF-T, в форматі API чи Excel-таблиць. Таким чином можна досягти формування, валідації та відправлення файлу у одній площині, однак це потребує експертності та тривалого часу.

Плюс даного підходу у потенційній широті функціоналу і відсутності турбот про перевірки та формування самого XML-файлу. Мінус: висока вартість, тривалість та потреба в додатковій інтеграції, що неможлива без аналізу/вивчення API, самого продукту та знання стандарту SAF-T.

3. Інтегрований модуль для BAS — дані забираються безпосередньо з бази, модуль трансформує їх у файл SAF-T, дає інструменти корекції в контексті обліку. Плюси: мінімум ручної роботи, гнучкість, контроль та надійність. Дані збираються з бухгалтерського обліку підприємства одразу в правильній інтерпретації.

Функціонал модуля “Формування SAF-T UA у BAS”

Компанія СОФТКОМ пропонує спеціальну додаткову підсистему для систем BAS, яке забезпечує повноцінне формування файлів SAF-T UA без додаткових зовнішніх інструментів.

Модуль інтегрується безпосередньо у вашу облікову базу та дозволяє cтворити XML- файл звіт SAF-T відповідно до технічних вимог ДПC.

Рішення охоплює всі ключові етапи роботи з SAF-T UA:

1. Формування звітності з облікових даних

Модуль автоматично створює файл SAF-T на основі даних регістрів бухгалтерського та податкового обліку вашої облікової системи. Його структура відповідає технічним вимогам, визначеним ДПС України.

Користувачу не потрібно вручну переносити або конвертувати інформацію — усі дані з бухгалтерського та податкового обліку дістаються безпосередньо з бази BAS.

 Результат: швидкість і точність формування, без ризику втрати або викривлення даних.

2. Збереження звітів у базі даних

Кожен сформований файл SAF-T автоматично зберігається в базі облікової системи.

Це дає можливість:

• відкривати звіти повторно;
• переглядати, редагувати або доповнювати дані;
• створювати нові версії файлу без необхідності повного перегенерування.

 Результат: економія часу та зручність у роботі, коли потрібно виправити неточності або внести оновлену інформацію.

3. Інтелектуальна перевірка на відповідність XSD-схемі

Система проводить перевірку кожного реквізиту файлу на відповідність вимогам XSD-схеми SAF-T UA.

Якщо знайдено невідповідності — користувач одразу має можливість скоригувати необхідні дані.

Результат: гарантія технічної коректності файлу до моменту його подачі та, відповідно, мінімізація ризику відхилення звіту контролюючими органами.

4. Експорт у форматі XML для подальшого подання до податкової

Після перевірки модуль формує файл у форматі XML, що повністю відповідає «Детальному технічному опису елементів SAF-T UA».

Звіт можна легко завантажити до Електронного кабінету платника податків, або (у перспективі) безпосередньо передати через M.E.Doc API SAF-T UA. 

Результат: готовий до подання файл без додаткових конвертацій чи ручних дій.

5. Контроль та фінальна валідація файлів

Перед передачею модуль ще раз додатково перевіряє сформовані файли за XSD-схемою — щоб переконатися, що після виправлень (за їх наявності) звітність відповідає технічним стандартам і не містить критичних помилок.

 Результат: стовідсоткова впевненість у якості файлу перед відправленням до ДПС.

6. Адаптація під потреби

За наявності специфічних процесів та доданих документів, існує можливість адаптовувати рішення, що пропонує СОФТКОМ, під індивідуальні потреби конкретного замовника.

 Результат: повна відповідність можливостей модуля специфіці бізнес-процесів підприємства.

Підтримувані конфігурації BAS

Готове рішення «Формування SAF-T UA в BAS», яке пропонує СОФТКОМ, можливо впровадити для всіх конфігурацій облікових рішень, які містять бухгалтерський план рахунків. В першу чергу, до 2027 року воно буде актуальним для користувачів:

• BAS ERP
• BAS Управління торговим підприємством
• BAS Бухгалтерія і BAS Бухгалтерія КОРП
• BAS Комплексне управління підприємством
• Управління торговим підприємством 8
• Управління виробничим підприємством

Така гнучкість робить модуль універсальним інструментом для компаній будь-якого масштабу, різних галузей та напрямків діяльності.

Переваги та недоліки рішення для формування SAF-T UA в BAS

Використання модуля має низку ключових переваг, серед яких:

• Безпосередня інтеграція з бухгалтерською системою підприємства.
• Мінімальне залучення програмістів (багато алгоритмів винесено на користувацькі налаштування).
• Швидке впровадження (порівняно з іншими варіантами).
• Конкурентна вартість.
• Регулярні оновлення (раз на місяць-півтора).
• Індивідуальний підхід до клієнта: безкоштовний аналіз бази даних фахівцями СОФТКОМ перед комерційною пропозицією.

Недоліком модуля, що пропонує СОФТКОМ, є те, що він не здійснює підписання та передачу файлу. Тобто для відправки потрібно застосовувати додаткові ресурси.

Не всі модулі підписують і відправляють файли «під ключ». Практичний та найоптимальніший для більшості випадків варіант — поєднання: формування файлу SAF-T в BAS за допомогою модуля → додаткова перевірка/підпис/відправка через сервіс M.Е.Doc або “Кабінет платника податків”. Такий підхід дає гнучкість, але потребує інтеграції та бюджету. Детальні варіанти комбінованого підходу зможуть надати фахівці.

Як відбувається впровадження SAF-T?

Процес налаштування досить трудомісткий і потребує високої експертності фахівців та глибокого аналітичного підходу. Впровадження  SAF-T складається з кількох послідовних етапів:

0. Попередній аналіз бази даних (1–3 робочі дні) — оцінка заповненості довідників, наявності специфічних операцій, якість даних в оборотно-сальдових відомістях та плану рахунків, наявність доопрацювань та їхній вплив на формування файлу SAF-T. Фахівці СОФТКОМ проводять індивідуальну безкоштовну консультацію в рамках 1-2 годин. Після цього, протягом 2-3 робочих днів клієнт отримує готову комерційну пропозицію з урахуванням усіх особливостей.
1. Купівля і встановлення програмного продукту.
2. Інсталяція і первинні налаштування (до 2-х тижнів) — налаштування мапінгу, опцій експорту, доступів.
3. “Чистка” та доопрацювання даних (до 1 місяця) — найменш передбачувана частина, оскільки обсяг та тривалість робіт значною мірою залежить від якості обліку. Якщо помилок в обліку немає, цей етап може бути пропущено.
4. Тестова генерація SAF-T файлу з ДПС/ ітерації (2-5 робочих днів) — валідація, корекції, повтори з урахуванням зауважень.
5. Навчання та передача в повну експлуатацію — користувачі бухгалтерії навчаються працювати з модулем та самостійно формувати файли.

Що по вартості?

Рішення, яке пропонує СОФТКОМ для формування файлу SAF-T у BAS, на момент публікації статті, коштує 4000 євро одноразовим платежем. Що стосується вартості подальшої підтримки - вона складає 900 євро щорічно. Порівняно з іншими варіантами для формування SAF-T, вигода є очевидною.

Рішення M.Е.Doc SAF-T, до прикладу, на момент публікації статті коштує 240 000 гривень/рік.

Проте варто зауважити, що у наданих сумах не враховано послуги на впровадження, тобто вказана ціна враховує виключно модуль, а вартість послуг на впровадження значно залежить від стану даних і буде розрахована додатково.

Важливо: загальна вартість впровадження залежить насамперед від фактичного стану даних, а не лише від ціни ліцензії модуля.

Чому варто готуватися до SAF-T вже зараз?

Затягування з впровадженням може призвести до того, що бізнес не встигне адаптувати облікові системи. Це, у свою чергу, загрожує штрафами, що сягають сотень тисяч гривень, і зайвими витратами часу. Використання готового рішення для формування SAF-T у BAS, яке пропонує СОФТКОМ, дозволяє завчасно підготувати компанію, знизити ризики і забезпечити безперебійний перехід на новий стандарт.

SAF-T UA — це обов’язковий етап розвитку податкового контролю в Україні. Готуйте свій бізнес до нових вимог разом із СОФТКОМ — надійним партнером у сфері автоматизації та облікових систем.