(2)
ТОП помилок розрахунку ЗП в BAS ERP та шляхи їх уникнення

ТОП помилок розрахунку ЗП в BAS ERP та шляхи їх уникнення

Розрахунок заробітної плати це достатньо кропітка робота. На щастя, програмні рішення BAS дозволяють спростити цей процес та допомагають бухгалтерам. Компанія СОФТКОМ, в свою чергу, проаналізувала, з якими питаннями найчастіше звертаються користувачі, та підготувала для вас ТОП помилок розрахунку ЗП в програмному рішенні BAS ERP та шляхи їх уникнення.

Почнемо з переліку помилок, які будуть розглянуті (для швидкого переходу до питання, що вас цікавить, натисніть на нього). Отже, що робити якщо:

  1. на початку року не заповнюється і не розраховується «Нарахування зарплати та внесків» та/або «Нарахування за першу половину місяця». Виникає повідомлення «Не вдалося визначити норму часу по графіку».
  2. в «Нарахування за першу половину місяця» не потрапляє новоприйнятий співробітник.
  3. в базу оподаткування ПДФО чи ЄСВ не потрапляє сума премії, або іншого додаткового нарахування.
  4. додаткове нарахування потрапило в «Нарахування зарплати і внесків», в базу оподаткування ПДФО та ВЗ, у поле «Дохід загальний», але сама сума податку не розрахувалась.
  5. бухгалтер зробив виправлення у документі «Нарахування зарплати та внесків», але в звіті «Оборотно-сальдова відомість» суми залишились без змін.
  6. при виплаті заробітної плати через банк, документ «Відомість в банк» не заповнюється.
  7. у нарахованій зарплаті за попередні періоди з'явилось повідомлення «Потрібно донарахування для n-кількості співробітників», а при розрахунку поточного періоду заповнюється закладка «Донарахування, перерахунки», яка може бути з нульовим підсумком, а може й збільшувати/зменшувати результат розрахованої зарплати.

Ситуація 1: На початку року не заповнюється і не розраховується «Нарахування зарплати та внесків» та/або «Нарахування за першу половину місяця». Виникає повідомлення «Не вдалося визначити норму часу по графіку» (скрін №1).

Скрін №1.

Рішення:

Заповніть «Виробничий календар» і графіки роботи співробітників. Календар знаходиться за шляхом: «НДІ і адміністрування» - в групі настройок параметрів системи «Підприємство» - «Організації» - «Виробничі календарі». Календар заповнюється за командою «Заповнити за замовчанням». Згідно коду УК визначаються державні свята України, але, за необхідності, святкові дні можуть бути перенесені/відмінені користувачем власноруч.

Увага! Ми не рекомендуємо створювати додаткові виробничі календарі.

Графіки можна знайти в розділі «Зарплата» – «Настройки та довідники» - група налаштувань «Нормативно-довідкова інформація» - «Графіки роботи співробітників» (скрін №2).

Скрін № 2.

Ситуація 2: В «Нарахування за першу половину місяця» не потрапляє новоприйнятий співробітник. 

Рішення:

Перевірте який варіант нарахування авансу зазначено під час прийняття співробітника на роботу. Документ «Нарахування за першу половину місяця» використовується лише за варіанту «Розрахунком за першу половину».

Скрін №3.

Ситуація 3: В базу оподаткування ПДФО чи ЄСВ не потрапляє сума премії, або іншого додаткового нарахування.

Рішення: 

1) В першу чергу, перевірте чи налаштоване в «Нарахуванні» оподаткування податками ПДФО, ВЗ, чи Єдиним соціальним внеском. Для цього відкрийте розділ «Зарплата» - «Настройки та довідники» - «Нарахування». Оберіть потрібне нарахування і перевірте налаштування на закладці «Податки, внески, бухоблік». Там має бути встановлена позначка, що нарахування «оподатковується», вказано відповідний код ПДФО та вид ЄСВ (скрін №4).

Скрін №4.

2) Друга річ, яку треба перевірити – чи правильно вказано «місяць нарахування»? Адже саме за цим реквізитом (а не за датою документа) визначається до якого періоду віднести нарахування (скрін №5).

Скрін №5.

3) Ще одна можлива причина – додаткове нарахування було внесено в систему несвоєчасно, після того як вже здійснили «Нарахування зарплати». Якщо це так, то вам потрібно на закладках «ПДФО» та «Внески ФОП» документа «Нарахування зарплати та внесків» виконати відповідні команди «Перерахувати ПДФО» та «Перерахувати внески».

Ситуація 4: Додаткове нарахування потрапило в «Нарахування зарплати і внесків», в базу оподаткування ПДФО та ВЗ, у поле «Дохід загальний», але сама сума податку не розрахувалася.

Рішення: 

Перевірте який варіант виплати зазначено у первинному документі (в прикладі на скріні №6 зображено документ «Відпустка»). Якщо вказано «В міжрозрахунковий період», або «З авансом», то податки будуть розраховані у цьому ж документі (Відпустка). Якщо вказано «Із зарплатою», то податки розрахуються в кінці місяця в документі «Нарахування зарплати та внесків».

 

Скрін №6.

Ситуація 5: Бухгалтер зробив виправлення у документі«Нарахування зарплати та внесків», але в звіті «Оборотно-сальдова відомість» суми залишились без змін.

Рішення: 

Схеми для бухгалтерських проводок в рішенні «BAS ERP» зазначаються не у документі «Нарахування зарплати та внесків», а документом «Відображення зарплати в фінансовому обліку». Щоб переформувати проводки згідно внесених виправлень, документ потрібно повторно «Заповнити». Також виконайте регламентну операцію по відображенню документів в регламентованому обліку, або попередньо переформатуйте проводки по команді «Відобразити в регл. обліку» (скрін №7).

 

Скрін №7.

Ситуація 6: При виплаті заробітної плати через банк, документ «Відомість в банк» не заповнюється.

Рішення: 

1) Перевірте налаштування «виплати зарплати», що задане співробітнику (шлях: Кадри – Співробітники – у картці співробітника гіперпосилання «Виплати, облік витрат»). Варіант «Зарахуванням на картку» передбачає використання документа «Відомість в банк» для виплати по зарплатному проекту, а варіант «Перерахуванням на рахунок в банку» – використання «Відомості перерахувань на рахунки» для перерахування на особистий рахунок співробітника (скрін № 8). Якщо обрано варіант «Як усім», то потрібно таку ж настройку перевірити в картці «Підрозділу» чи «Організації».

 

Скрін №8.

2) Перевірте наявність боргу організації перед співробітником у звіті «Розрахунковий лист». Якщо організація переплатила співробітнику і виник борг «співробітника перед організацією», відомість також не заповниться.

Ситуація 7: У нарахованій зарплаті за попередні періоди з'явилось повідомлення «Потрібно донарахування для n-кількості співробітників» (див. скрін № 8), а під час розрахунку поточного періоду заповнюється закладка «Донарахування, перерахунки», яка може бути з нульовим підсумком, а може й збільшувати/зменшувати результат розрахованої зарплати (скрін № 9).

Причина такого донарахування – зміна кадрових документів у попередньому періоді, за який вже проведений документ «Нарахування зарплати та внесків». Наприклад, бухгалтер міг створити документ «Табель», або «Кадрове переміщення» зі зміною графіка роботи, чи «Зміну оплати праці» на підвищення розміру окладу співробітника. Програма за цим слідкує і записує в спеціальний регістр.

Скрін №9.

Скрін №10.

Рішення:

Є два варіанти виправлення, якщо бухгалтер погоджується, що попередній період було розраховано з помилкою:

1) Якщо період ще не закритий і бухгалтер ще не відзвітувався, то документ «Нарахування зарплати і внесків» потрібно перезаповнити у минулому періоді. Різниця, що виникає після перерахунку, буде врахована у виплаті за поточний період.

2) Залиште перерахунок у поточному періоді. Як і в першому випадку, різниця буде врахована при виплаті у поточному періоді. Якщо ж бухгалтер не погоджується з перерахунком, або не збирається його виконувати, то закладку «Донарахування, перерахунки» можна очистити вручну. Але слід мати на увазі, що такий перерахунок буде переходити із місяця в місяць. Щоб вийти з цієї ситуації, радимо звернутись до спеціалістів СОФТКОМ для більш детального аналізу причини помилки і коригування спеціального регістру.


Тепер ви знаєте, як уникнути найчастіших помилок у нарахуванні ЗП чи авансу в програмному рішенні BAS ERP.

Але якщо потрібна допомога, звертайтеся! Ми з радістю допоможемо!

Інші інструкції компанії СОФТКОМ за посиланням.

Відео-інструкції СОФТКОМ на YouTube каналі за посиланням: https://www.youtube.com/@softcomukraine4469