Державне спеціалізоване господарське підприємство «Ліси України»
Клієнт
Державне спеціалізоване господарське підприємство «Ліси України» – найбільший лісокористувач в Україні та одна з найбільших державних лісових компаній Європи. В її управлінні перебуває 6,6 млн га земель державного лісового фонду. На момент початку співпраці з СОФТКОМ, в грудні 2022 року, підприємство складалося з 159 унікальних філій, розташованих у 22 населених пунктах України, серед яких: Київ, Харків, Одеса, Хмельницький, Запоріжжя, Івано-Франківськ, Суми, Львів, Дніпро, Ужгород, Луцьк, Чернівці, Чернігів та інші.
Вибір продукту
Підприємство мало потребу підібрати рішення для виконання одразу декількох завдань:
- подачі консолідованої звітності в Державну податкову службу України та інших контролюючих органів для головної установи та всіх філій;
- роботи з податковими документами (ПН і РК) та їх реєстрації в ЄРПН;
- електронного документообігу з контрагентами;
- швидкого вивантаження необхідних даних з облікової системи.
Оскільки більша частина задач полягала в звітуванні до Державних органів, важливими критеріями вибору клієнт зазначив:
- своєчасні оновлення форм;
- можливість перевірки форм звітності перед відправкою задля уникнення помилок й штрафів;
- зручність інтерфейсу;
- якісна та оперативна підтримка користувачів.
Ідеальним рішенням для реалізації всіх запланованих задач є модулі M.E.Doc!
Це найпопулярніші програми для звітності, яким довіряють мільйони компаній по всій Україні.
Клієнт обрав такий комплект:
- MEDoc Звітність – для подачі звітів до контролюючих органів;
- MEDoc Облік ПДВ – для здійснення повного циклу роботи з ПН і РК;
- MEDoc ЕДО – для миттєвого та законного обміну будь-якими електронними документами з контрагентами;
- MEDoc Корпорація – для консолідації звітів від філій;
- MEDoc Інтеграція з обліковими системами – для швидкого перенесення облікових даних в МЕДОК.
Завдяки модульній структурі підібрані рішення закривали всі запити клієнта.
Обслуговування M.E.Doc від СОФТКОМ
В якості партнера Ліси України обрали СОФТКОМ. Критеріями вибору послугували досвід роботи в галузі автоматизації звітності (понад 12 років), гарантія високоякісної консультаційної підтримки.
СОФТКОМ для користувачів MEDoc надає:
- безкоштовну Лінію підтримки без обмежень за кількістю чи тривалістю консультацій, яку більше 95% опитаних клієнтів оцінюють на «блискуче»;
- можливість віддаленого підключення, якщо питання неможливо вирішити в телефонному режимі;
- персонального менеджера, який допомагає з усіма питаннями по роботі з МЕДОК, нагадує про оновлення та слідкує за термінами дії ліцензій;
- віддалене встановлення та налаштування модулів;
- навчання роботі з MEDoc.
Що було зроблено
Протягом місяця, з кінця грудня 2022 по січень 2023 року, фахівці СОФТКОМ встановили обрані модулі MEDoc для всіх 159 філій ДП «Ліси України», починаючи з великих міст – Києва, Харкова, Одеси, Запоріжжя, та закінчуючи меншими містами та селищами Коростень, Тростянець, Славсько, Свеса. Послідовність впровадження MEDoc для філій визначило керівництво лісового господарства з огляду на власні пріоритети та наявний бюджет.
Фізичне місцезнаходження філій не мало жодного значення та не впливало на якість – всі роботи спеціалісти СОФТКОМ виконали віддалено!
1. Інтегрували МЕДОК з обліковими системами.
2. Запустили та налаштували функціонал для централізованої звітності до контролюючих органів та звітності філій.
3. Впровадили електронний документообіг з контрагентами завдяки МЕДОК ЕДО та забезпечили користувачів електронними підписами (КЕП).
4. Навчили користувачів, які раніше не працювали в програмах МЕДОК.
5. Забезпечили користувачів якісним та оперативним обслуговуванням – консультуванням Лінії підтримки по телефону, з віддаленим підключенням і т.д.
Співпраця триває досі. За цей час СОФТКОМ разом із корпорацією пройшли декілька етапів реорганізації – філії об’єднувалися в лісові регіональні офіси, що спричинило зміни регламенту реєстрації ПН/РК та подання звітності до контролюючих органів. Зміни потребували оперативного проведення додаткових налаштувань, з чим СОФТКОМ впоралися на відмінно.
MEDoc ЕДО та інші модулі впроваджено для 159 філій підприємства протягом 1 місяця
Якісне та оперативне переналаштування MEDoc у зв’язку з реорганізаціями
Результат проєкту
Підсумком проєкту для ДП «Ліси України» стало досягнення всіх поставлених цілей – кожна філія підприємства забезпечена:
- модулями MEDoc для стабільної та безперешкодної роботи:
- подачі звітності до контролюючих органів;
- створення, підписання та реєстрації податкових документів (ПН і РК);
- обміну електронним документами з контрагентами;
- швидкого перенесення даних з облікової програми в МЕДОК.
- оперативними оновленнями форм та інформуванням про нові версії МЕДОК щойно відбудуться законодавчі зміни;
- надійною підтримкою від СОФТКОМ:
- Лінією підтримки без черг та доплат;
- віддаленою технічною допомогою;
- персональним менеджером для оперативного інформування щодо оновлень, негараздів із сервером ДПС, контролю терміну дії ліцензій і т.д.