BAS Малий бізнес: що це, кому підходить, можливості та вартість

Якщо ви досі ведете облік у Excel, блокноті, месенджерах, то вже, ймовірно, стикалися із помилками, втратою замовлень та контактів клієнтів, складністю контролю. Тому для можливості приймати точні рішення та швидко вирішувати задачі, збільшення доходу, масштабування, необхідно забезпечити чіткість процесів, прозорість фіксації всіх даних та можливість формування аналітичних звітів, які об’єктивно продемонструють ситуацію в бізнесі. Ось тут і приходить на допомогу система автоматизації бізнесу — BAS Малий бізнес (BAS МБ).

BAS Малий бізнес - програма автоматизації, яка об'єднує продажі, закупки, склад, CRM, виробництво та фінанси в єдиному середовищі та дозволяє гнучко і швидко будувати аналітичні звіти.

Програма допомагає:

• вести складський облік;
• контролювати продажі;
• працювати з клієнтською базою;
• аналізувати прибуток;
• контролювати персонал.

Для яких компаній підходить система BAS Малий бізнес?

Програма є галузево універсальною і підходить для підприємств малого та середнього бізнесу, що працюють у таких сферах:

• Торгівля: оптові та роздрібні продажі, інтернет-магазини, торгівля на маркетплейсах.
• Сфера послуг: СТО, салони краси, навчальні та сервісні центри, ремонтні майстерні.
• Дрібне виробництво: кондитерські, меблеві цехи, швейні виробництва та будь-які компанії, що мають етапи збирання чи переробки.
• Проєктна діяльність: компанії, де важливо оцінювати рентабельність окремих замовлень чи проєктів.

Які терміни впровадження?

• Всього 2–3 тижні знадобиться для розгортання типового функціоналу та запуску базових процесів (налаштування стандартних робочих місць, завантаження номенклатури та бази клієнтів).
• До 3–4 місяців тривають складні індивідуальні впровадження для підприємств із глибокою специфікою, унікальними виробничими ланцюжками або необхідністю нестандартних інтеграцій.

📈 Реальні кейси СОФТКОМ: як автоматизація змінює цифри

Досвід експертів СОФТКОМ доводить: перехід на професійний софт миттєво відображається на діяльності компанії. Ось як це працює на практиці наших клієнтів:

• Роздрібна мережа та онлайн-торгівля (Бренд «Hey Becca»)

Завдяки автоматизації рішенням BAS Малий бізнес швидкість обробки замовлень у клієнта зросла приблизно на 70%, якість обліку покращилася на 50%, пропускна здатність компанії збільшилася на 50%.

Для «Hey Becca» програма МБ стала центральною системою, в якій фіксуються всі основні показники, ведеться управлінський облік та формуються потрібні звіти.

Дізнатися більше: Кейс впровадження Hey Becca.

• Виробництво та доставка їжі (Сервіс «Green Chef»)

Для компанії було критично важливо автоматизувати складні специфікації страв, закупівлі сировини та контроль термінів придатності. Впровадження системи дозволило досягти 100% точності розрахунку собівартості кожної позиції та оптимізувати складські запаси.

Дізнатися більше: Кейс впровадження Green Chef.

Давайте розглянемо 10 причин, чому ж впровадження програми BAS МБ стане передумовою для розвитку та збільшення прибутку вашої компанії.

1. BAS Малий бізнес - єдиний інформаційний простір

Лише уявіть: замість десятка таблиць Excel, месенджерів, додатків та нотаток ви отримуєте лише одну цілісну програму для малого та середнього бізнесу. Система BAS Малий бізнес зводить усі процеси в одну точку: CRM та продажі, склад та закупівлі, виробництво та послуги, зарплату та фінанси.

2. BAS Малий бізнес - реальний контроль складу

В програмі відображаються завжди актуальні залишки, без дефіциту та надлишків. Інформація оновлюється миттєво після кожної операції. Рішення інформує, коли кожен вид товару закінчується, і дозволяє автоматично сформувати замовлення постачальнику в декілька кліків.

3. BAS Малий бізнес - порядок в клієнтській базі (CRM)

Переконані, що ви знаєте, наскільки важливою є уважність до кожного клієнта, а також до історії вашої з ним комунікації та подальшої взаємодії. Як сучасна CRM для малого бізнесу, це рішення дозволяє фіксувати кожний лід, контактних осіб та етапи роботи менеджера з контрагентом. Жоден клієнт не залишиться без уваги, адже існує зручна система планування подій та нагадувань.

• Повна історія в одній картці: всі дзвінки, листування, рахунки та відвантаження зібрані в одному місці. Зручно, чи не так?

4. BAS Малий бізнес - автоматизація рутинних операцій і мінімізація помилок

Функціонал роботи з документами в програмі для малого бізнесу дозволяє звільнити персонал від виконання одноманітних завдань і значно прискорити комунікацію з клієнтами. Яким чином?

Програма дозволяє миттєво формувати документи. Створення рахунків, актів, накладних триває кілька секунд завдяки автоматичному перенесенню даних з ексель або програми для електронного документообігу (наприклад, з ЕДО FlyDoc, оскільки він безпосередньо вбудовується у вашу облікову систему, працює з нею в одній базі).

Виключення людського фактора: комплексна автоматизація продажів забезпечує автоматичне підставлення актуальних реквізитів контрагентів та цін згідно з прайсом або з урахуванням індивідуальної знижки.

Наскрізний документообіг: передбачена спадковість документів (наприклад, є можливість оформити видаткову накладну на базі рахунку), що виключає потребу повторного введення інформації та дублювання.

5. BAS Малий бізнес - точний фінансовий результат

Система забезпечує керівництво компанії точними та актуальними даними про фінансовий стан підприємства, виключаючи необхідність ведення складних ручних розрахунків.

Автоматичний розрахунок собівартості: програма точно враховує всі прямі та непрямі витрати, що дозволяє бачити реальну маржинальність товарів і послуг.

Аналітика в розрізі напрямів: є можливість оцінювати чистий прибуток і рентабельність як по компанії в цілому, так і окремо за кожним замовленням, проєктом чи напрямом діяльності.

Контроль витрат і доходів: автоматичне формування управлінського балансу, звіту про фінансові результати та рух грошових коштів (Cash Flow).

6. BAS Малий бізнес - прозоре управління персоналом

Функціонал рішення дозволяє впровадити модель мотивації співробітників, де нарахування заробітної плати буде безпосередньо залежати від результатів їхньої роботи. Управління персоналом має широкі можливості:

Гнучкі сценарії нарахувань: автоматичний розрахунок виплат на основі ключових показників (KPI) — відсотка від обсягу продажів, кількості закритих замовлень або фактично відпрацьованого часу.

Кадровий облік: документообіг по кожному співробітнику — прийом на роботу, кадрові зміни, умови оплати, звільнення, штатний розклад, графіки роботи та табельний облік.

Контроль витрат на оплату праці: програма автоматично формує відомості, що виключає помилки при розрахунках і спрощує виплату авансів та зарплати.

7. BAS Малий бізнес - адаптивність системи під специфіку бізнесу

Функціональні можливості системи дозволяють налаштувати його відповідно до бізнес-процесів саме вашої компанії без складних технічних доробок.

Галузева універсальність: система містить готові інструменти для різних сегментів — від роздрібної торгівлі та інтернет-магазинів, до сфери послуг (СТО, салони краси, навчальні центри) та виробничих підприємств.

Гнучке налаштування інтерфейсу: користувач може самостійно адаптувати меню та додавати в обране лише необхідні звіти й документи.

Масштабованість: програма легко адаптується до зростання вашої компанії — від роботи одного користувача до повноцінної мережевої структури з розподілом прав доступу.

8. BAS Малий бізнес - мобільність та віддалений доступ

Система забезпечує керівнику та персоналу автономність, дозволяючи оперативно вирішувати робочі питання поза межами офісу.

Віддалена робота через браузер: для користувачів передбачена можливість підключення до робочої бази через веб-інтерфейс із будь-якого комп'ютера.

Оперативне управління: в програмі BAS МБ реалізовано погодження рахунків, перевірка поточної виручки, відстеження виконання термінових замовлень, підпис документів за допомогою ЕЦП під час відряджень чи відпусток.

9. BAS Малий бізнес - інтеграція з зовнішніми сервісами

Автоматизація обміну даними з іншими сервісами дозволяє створити єдину робочу систему та виключити ручне перенесення інформації.

Вбудоване ПРРО: тобто повна відповідність вимогам законодавства. Програма підтримує інтеграцію з фіскальними сервісами для швидкої реєстрації чеків.

Синхронізація з банками: автоматичне завантаження банківських виписок і рознесення платежів.

Маркетплейси: двосторонній обмін даними з популярними торговельними майданчиками та інтернет-магазинами для завантаження замовлень і оновлення залишків чи цін.

Логістичні сервіси: пряма інтеграція зі службами доставки (зокрема «Нова Пошта») для формування експрес-накладних та відстеження статусів посилок.

10. BAS Малий бізнес - обґрунтовані рішення

Система акумулює всі показники діяльності компанії та візуалізує їх у формі зрозумілих аналітичних звітів.

Моніторинг динаміки продажів: детальний аналіз структури виторгу, рентабельності окремих груп товарів та сезонних коливань попиту.

Виявлення проблемних зон: своєчасна фіксація падіння маржинальності, затримки поставок або зниження продуктивності окремих менеджерів.

Управлінський баланс та KPI: автоматичне формування ключових звітів для власника (P&L, Cash Flow), що відображають точну структуру витрат.

📊 Excel проти BAS Малий бізнес

Якщо ви все ще вагаєтеся, чи варто переходити зі звичних таблиць на спеціалізовану програму для малого бізнесу, давайте порівняємо їхні можливості для ключових бізнес-процесів:

💼 Особливості бухгалтерського та податкового обліку

Важливий момент, який варто розуміти - BAS Малий бізнес створена насамперед для управлінського обліку та щоденного контролю оперативної діяльності (планування, продажі, склад, фінанси). Вона ідеально підходить для ФОП на спрощеній системі оподаткування, оскільки дозволяє вести Книгу доходів та контролювати податки підприємця.

Проте, у цій конфігурації немає функціоналу для ведення повноцінного класичного бухгалтерського та податкового обліку (розрахунку ПДВ, податку на прибуток, формування та подання регламентованої державної звітності для ТОВ на загальній системі тощо).

Для закриття цих завдань розроблені інші спеціалізовані програми. Найкращим і найбільш професійним рішенням є поєднання двох систем:

Між Бухгалтерією та МБ налаштовується регулярний автоматичний обмін даними: вся первинна оперативна інформація з малого бізнесу самостійно вивантажується в бухгалтерію, де бухгалтер без подвійної роботи проводить всі потрібні операції.

В яких випадках програма BAS Малий бізнес буде недоцільною:

• потрібно лише вести бухгалтерський, податковий облік;
• потрібна складна система для великого виробництва - в такому випадку є інші рішення - BAS Комплексне управління підприємством, BAS ERP.
• Великий торговий бізнес - потрібне комплексне рішення BAS Управління торговим підприємством.

Якщо резюмувати все вищенаписане, то автоматизація на базі BAS Малий бізнес — це хороший спосіб компаніям малого та середнього бізнесу навести лад у щоденних справах. Програма швидко окуповується, звільняє керівників і команду від нескінченного ручного введення даних, паперової рутини та постійних сумнівів. Коли на складі порядок, база під рукою, а реальні фінансові результати видно як на долоні, - керувати процесами стає значно простіше, згідні?:)

Саме за таких умов бізнес може впевнено рости, збільшувати оберти та масштабуватися без внутрішньої невизначеності чи стресу для команди.

Хочете побачити, як система працюватиме саме у вашому бізнесі?

Звертайтеся! Експерти СОФТКОМ проконсультують, проведуть

демонстрацію можливостей саме для вас.