Гайд з «ПРРО для ФОПів» – ТОП запитань, поширені помилки та шляхи їх уникнення

Сьогодні ПРРО стали «must-have» для ФОПів, які зобов’язані фіскалізувати продажі. Програмні каси законні, прості у використанні й найголовніше, фінансово вигідніші в порівнянні з апаратними касами та їх обслуговуванням. Але у підприємців досі чимало питань, пов’язаних з ПРРО. В цій статті ви знайдете відповіді на найпопулярніші з них та отримаєте дієві рекомендації щодо уникнення поширених помилок.

Для яких ФОП використання РРО/ПРРО є обов’язковим

З 1 січня 2022 року всі платники єдиного податку 2, 3 та 4 групи зобов’язані використовувати РРО/ПРРО під час здійснення готівкових чи карткових розрахункових операцій. Причому вид діяльності та обсяг доходу не має значення.

Виключеннями є:

• ФОПи 1-ої групи;
• підприємці, які торгують в сільській місцевості при дотриманні особливого переліку вимог;
• ФОПи будь-якої групи, які приймають оплати виключно на банківський рахунок у форматі IBAN.

Чи є різниця між РРО та ПРРО на законодавчому рівні

Ні, РРО та ПРРО абсолютно рівнозначні! Приватні підприємці не обмежені у виборі рішення для фіскалізації чеків. Це право гарантується Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».

В той же час РРО та ПРРО мають суттєві відмінності в процедурі реєстрації кас, функціоналі, обслуговуванні та вартості. Детально на цю тему читайте в статті «Різниця між РРО та ПРРО».

За офіційними даними Державної Податкової Служби України серед зареєстрованих кас доля ПРРО складає понад 70%.

Що потрібно для початку роботи з ПРРО

Розпочати варто з вибору ПРРО. Проаналізуйте наявні на ринку рішення, зверніть увагу на програмні РРО від розробника MEDoc, які вже встигли здобути визнання серед користувачів завдяки своїй функціональності та зручності.

Коли вибір вже зроблено, ваші наступні кроки:

1. Отримайте кваліфіковані електронні підписи (КЕП) для КОЖНОГО касира, який буде працювати з ПРРО. Зробити це можна онлайн протягом декількох хвилин.
   
   Якщо з програмною касою працюватиме особисто ФОП, то достатньо одного КЕП.



ОТРИМАТИ КЕП

2. Подайте в ДПС необхідні форми для реєстрації господарської одиниці, ПРРО та касирів (перелік форм та послідовність дій).

Зробити це можна безпосередньо з ПРРО за наявності такого функціоналу. Для прикладу, в ПРРО Cashalot він є (див. інструкцію).

3. Налаштуйте ПРРО, додайте необхідні товари/послуги до «Номенклатури» та розпочніть продажі.

Проконсультуватися щодо кожного кроку ви можете на гарячій лінії Податкової або з фахівцями СОФТКОМ за тел.:

ТОП-помилок при використанні ПРРО та шляхи їх уникнення

1. Робота без ПРРО.

   Найбільш розповсюджена та «болюча» помилка, яка призводить до накладання штрафів. Підприємці не використовують ПРРО через хибне розуміння для яких форм оплати це є необхідністю:
• ПРРО не треба при отриманні переказів на банківський рахунок (IBAN).
• ПРРО є обов’язковим в більшості випадків, а самепри отриманні оплати:
  • готівкою;
  • карткою;
  • накладеним платежем, наприклад, через Нову пошту чи Укрпошту;
  • сертифікатами чи подарунковими картками;
  • через онлайн-еквайринг (LiqPay, WayForPay тощо);
  • POS-терміналом!



Законом передбачені штрафи за невикористання РРО/ПРРО:

• 100% вартості товарів (робіт, послуг) – за перше порушення;
• 150% – за повторне.


Як уникнути: довести інформацію до відома касирів та контролювати дотримання вимог.

2. Операційні помилки, які виникають під час використання ПРРО.

   Зазвичай їх причиною є неуважність касирів або незнання функціоналу програмної каси. На жаль, всі вони є підставами для накладання штрафних санкцій:
   • не закрита зміна (не сформовано Z-звіт) – відкривати та закривати зміну потрібно щодня, навіть якщо продажів не було;
   • невидача/невідправка чека покупцю;
   • чек проведено заднім числом, а не в момент оплати;
   • використання касиром не свого або протермінованого КЕП.
     
     


Як уникнути: максимальна автоматизація! Це допоможе звести нанівець «людський фактор». Для прикладу, в ПРРО Cashalot є автоматичне відкриття і закриття зміни, а інтеграція з обліковою програмою дозволяє фіскалізувати чеки одночасно зі створенням документа «Реалізація товарів та послуг».

Питання щодо КЕП також легко вирішується – налаштуйте собі сповіщення, щоб вчасно замовити перевидачу ключів, та створіть окремі облікові записи для кожного касира з відповідними налаштуваннями підписів.    

3. Обмеженість або відсутність функціоналу.

Не всі ПРРО враховують численні законодавчі вимоги та особливості бізнесу. Як наслідок, обмеженість або відсутність деяких важливих функцій:
• немає офлайн-режиму роботи, що є надважливим в умовах сьогодення;
• відсутня можливість провести оплату частинами різними чеками (приклад як функціонал було реалізовано в ПРРО-рішеннях);
• не формується чек на повернення товару та коштів.
  
  

Як уникнути: ретельно обирайте ПРРО, особливу увагу приділіть функціоналу та швидкості оновлення. Також зважайте на додаткові зручні опції, які здатні спростити роботу, наприклад:

• аналітика продажів;
• обробка замовлень (див. приклад реалізації);
• складський облік (див. як це працює на практиці).

От ми і розглянули найпопулярніші питання ФОПів та помилки щодо використання ПРРО. Якщо в переліку ви не знайшли згадки своєї ситуації, радимо додатково звернутися до розділу FAQ з ПРРО:

• Відповіді на поширені загальні питання з ПРРО.
• Детальніше про реєстрацію ПРРО, X та Z-звіти, чеки.

Лишилися питання або потрібна консультація? Звертайтеся в СОФТКОМ!