Автоматизація орендної діяльності – на що звертати увагу?

Оренда комерційних приміщень – це важлива складова діяльності багатьох компаній. Оренда може бути як основним видом діяльності, так і другорядним. Чи потрібна орендодавцям автоматизація процесів оренди? Чи потрібна вона виробничим, сервісним, торговим  підприємствам, які здають свої площі в оренду чи автоматизація важлива тільки власникам-забудовникам, власникам складських, торгових, виставкових центрів, управляючим компаніям? На ці та інші важливі питання відповіді в статті нижче. 

Ситуація з автоматизацією оренди в Україні така, що для ведення обліку орендних приміщень та взаєморозрахунків з орендарями більшість компаній використовують «самописні» програми та/або Excel. Через це облік ведеться несистемно, а інформація зберігається розрізнено, виникають проблеми з випискою документів. Дані оренди відірвані від бухгалтерського обліку, оскільки декілька людей вносять одну і ту саму інформацію в різні облікові системи, тобто виконують подвійну роботу, що ніяк не сприяє продуктивному використанню ресурсів. Як приклад, звісно, є можливість виписати рахунок на орендну плату в бухгалтерській програмі, але для цього попередньо треба буде провести розрахунки сум оренди, комунальних та інших послуг в Excel. Врахуємо, що також треба десь зберігати інформацію по умовам договорів з орендарями і т.д.

Тобто, ефективно управляти нерухомістю без спеціалізованої програми не вийде. 

Маркерами для розуміння того, що ви маєте розпочати роботу в напрямку вибору програми автоматизації, слугують наступні критерії:

• на підприємстві є перспективи розвитку орендної діяльності;
• є значна кількість приміщень для здачі в оренду або орендарів;
• відбуваються часті зміни й потрібна інформація «на зараз» стосовно об'єктів нерухомості: вільний, в резерві, на ремонті, орендується, тощо;
• є суборенда;
• є потреба розрахунку компенсації комунальних послуг;
• змінюються умови договорів та замовники; потрібен чіткий облік документів за договорами оренди
• розцінки прив’язані до курсів валюти, індексів інфляції та інших змінних показників.

Обираючи спеціалізовану систему, варто звернути увагу на те, чи синхронізується вона з бухгалтерською обліковою програмою. Якщо синхронізація не передбачена розробником, потрібно в витрати закладати роботи програміста, який буде над цим працювати (до висновку, що синхронізація необхідна приходять всі, адже це дуже спрощує роботу). Також одним з варіантів обліку оренди є доопрацювання існуючого програмного забезпечення компанії або розробка такої програми «з нуля».  Як показує практика - це окремий складний проект, який коштуватиме дорого і тривати досить довго. Є ризики неякісного виконання проекту, затягування термінів виконання. Слід врахувати, розробка нового функціоналу чи доопрацювання існуючого ускладнює та підвищує вартість подальшого обслуговування спеціалістами (власний штат чи сервісна компанія).

Для ведення орендної діяльності компаніям-орендодавцям краще обирати таку систему, яка буде включати потрібний функціонал в одне рішення.

У випадку готового програмного продукту «BAS Оренда та управління нерухомістю» в типових функціонал поставки включені блоки: бухгалтерський та податковий (функціонал BAS Бухгалтерія ПРОФ), зарплатний (функціонал BAS Бухгалтерія КОРП), управлінський і орендний.  Всі бухгалтерські та податкові оновлення вже підтримуються розробником.

Рішення закриває більшість можливих потреб щодо обліку оренди. Залишиться лише налаштувати програму під конкретного користувача.

Ключовими функціями системи є:

• Ефективний та зручний облік договорів та умов оренди;
• Автоматизація процесів всіх взаєморозрахунків з орендарями;
• Контроль оплати оренди та додаткових витрат;
• Гнучкі звіти для загального аналізу діяльності компанії.

Блок взаєморозрахунків в системі «BAS Оренда та управління нерухомістю» дозволяє автоматично генерувати рахунки та акти (як групові, так і індивідуальні), зручно та точно реєструвати сплату оренди, контролювати заборгованість клієнтів, призначати пеню.

Реєстр орендних приміщень та ведення договорів є важливою складовою для відстеження стану нерухомості та умов оренди. Це дозволяє орендодавцям краще планувати ресурси.

Також система дозволяє відстежувати та обліковувати експлуатаційні витрати, пов'язані з утриманням нерухомості. Це допомагає більш точно визначити вартість оренди та контролювати бюджет.

Серед унікальних звітів для управління орендною діяльністю можна виділити аналітичні звіти щодо витрат, доходів, заборгованостей та стану орендованих приміщень. Програма дозволяє швидко проаналізувати упущену вигоду, завантаженість наявних приміщень орендарями та формувати іншу аналітику щодо нерухомості. Наприклад, за допомогою системи зручно та оперативно визначається по якій ціні краще здавати об’єкти оренди, розраховуються загальні витрати на комунальні послуги і тому подібне.  В  Excel це буде зробити набагато складніше, або взагалі неможливо.

Що стосується індивідуальних особливостей обліку оренди орендодавцями, то «BAS Оренда та управління нерухомістю» є повністю відкритою системою, можливі будь-які доопрацювання потрібні замовнику.

Автоматизація орендної діяльності є ключовим аспектом сучасного бізнесу. Вона допомагає компаніям ефективно управляти нерухомістю та взаєморозрахунками. Спеціалізована програма «BAS Оренда та управління нерухомістю» забезпечує надійний облік та зручний контроль, що сприяє оптимізації процесів, якісному використанню ресурсів та забезпечує високу точність у фінансовій діяльності компаній-орендодавців.

З будь-яких питань звертайтеся, проконсультуємо.

Огляд функціональних можливостей «BAS Оренда та управління нерухомістю» у відео на YouTube каналі СОФТКОМ.