Звірка електронних та облікових документів у FlyDoc | BAS

Як працює звірка електронного та облікового документа у FlyDoc - пояснюємо на прикладах

Коли мова йде про електронний документообіг, важливо не лише мати зручний інструмент для обміну документами, а й бути впевненим, що інформація в них на 100% відповідає обліковим даним у BAS. Саме з цією метою у FlyDoc реалізовано функцію відповідності даних — ефективний механізм перевірки, що дозволяє виявляти помилки ще до того, як вони призведуть до плутанини чи штрафів.

Функція відповідності даних у FlyDoc: що це?

Функція відповідності — це автоматичне порівняння даних між електронним документом, який надходить або надсилається через FlyDoc, і відповідним документом у вашій обліковій системі BAS (рахунком, актом, накладною та інш). Система перевіряє, чи співпадають ключові реквізити, і в разі розбіжностей миттєво сигналізує про це.

Які поля звіряються автоматично:

• дата документа;
• ЄДРПОУ контрагента;
• сума;
• код філії контрагента.

Цей перелік можна розширити — FlyDoc має відкритий код, тож за потреби можна налаштувати звірку за додатковими параметрами саме під специфіку вашого бізнесу.

Як це працює: сценарії для вхідних і вихідних документів

Модуль FlyDoc безшовно інтегрується у BAS, тому доступ до облікових даних здійснюється безпосередньо, без зайвих додатків або ручної роботи. Функція працює як для вхідних, так і для вихідних документів, тому розглянемо два основні кейси.

Отримання вхідного документа в BAS за допомогою модуля ЕДО FlyDoc:

1. Бухгалтер отримує е-документ (наприклад, видаткову накладну).
2. На його основі створюється обліковий документ у BAS або підв’язується вже існуючий.
3. FlyDoc проводить автоматичну перевірку реквізитів.
4. Якщо всі дані збігаються — в списку на робочому столі FlyDoc документ відображається звичним чином (чорним кольором).
5. Якщо знайдено розбіжності — документ виділяється червоним .

Відправка електронного документа з BAS за допомогою модуля ЕДО FlyDoc:

1. На підставі існуючого облікового документа ви створюєте електронний документ для відправки контрагенту в BAS підписуєте його електронним цифровим підписом.
2. Надсилаєте його контрагенту. На робочому столі FlyDoc у списку відображається електронний документ.
3. Система фіксує всі параметри обох документів на момент відправки.
4. Якщо після цього в обліку були внесені певні зміни — виникає невідповідність.
5. FlyDoc одразу сигналізує про це, виділивши документ червоним кольором.

Щоб знайти, де саме виникла помилка достатньо скористатися фільтром.

Що змінюється після виправлення?

Щойно буде усунено невідповідність (наприклад, оновлено неправильну суму), в списку на робочому столі FlyDoc документ відображатиметься у звичайному вигляді — чорним кольором. Це означає, що обліковий і електронний варіанти тепер ідентичні.

5 вагомих причин користуватися звіркою у FlyDoc

1. Безпека на першому місці

Навіть випадкові зміни даних в документах більше не залишаться непоміченими відправником.

2. Економія часу

Ручна перевірка документів — довгий і виснажливий процес. FlyDoc бере цю задачу на себе.

3. Менше людських помилок

У великому потоці документів легко щось упустити. FlyDoc не стомлюється і не помиляється — автоматична перевірка завжди забезпечує точний результат.

4. Якісний облік і звітність

Завдяки автоматизованій звірці всі дані узгоджені, а отже — менше ризиків при аудиті та податковій перевірці.

А ще…

• Відслідковуйте історію змін — якщо помилку було допущено в електронному документі – ви зможете бачити усі зміни, оскільки попередній документ блокується і додається новий відповідний.
• Використовуйте фільтр за результатами перевірки — формуйте вибірку лише тих документів, у яких були помилки або ж навіть ще вужчу - за кодом конкретного контрагента.

Кому буде найбільш корисною ця функція?

• Бухгалтерам — щоб уникати розбіжностей ще на етапі створення або отримання документів.
• Керівникам та фінансовим директорам — щоб бути впевненими у коректності облікових даних.
• Компаніям з філіями — щоб контролювати якість документообігу по всіх підрозділах організації.

Можна зробити висновок, що перевірка даних електронного та облікового документів у FlyDoc — не просто функція, а бізнес-необхідність.

Вже працюєте з ЕДО та прагнете оптимізації? Або ж тільки плануєте перехід? У обох випадках ця функція стане вашим незамінним помічником.

Протестуйте FlyDoc безкоштовно — переконайтеся у зручності самі!

Безкоштовний тест FlyDoc

Детальніше про FlyDoc

Інструкції та відео

Функціонал FlyDoc