Готовимся к загранкомандировке

Предлагаем Вашему вниманию материал электронного аналитического еженедельника «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН». Издание входит в системы ЛІГА:ЗАКОН. По вопросам использования изданий «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН» и «ЮРИСТ & ЗАКОН» или их подключения обращайтесь по тел.: (044) 501-3-700.




Загранкомандировка для работника всегда желанна и ожидаема, даже если работы предстоит много. Больше, чем для подготовки к обычной командировке по Украине, потребуется потрудиться и бухгалтеру. Какие первоочередные мероприятия следует провести и какие нюансы при этом учесть, рассмотрим в статье.

. Законы, связанные с этой статьей, подробные консультации, комментарии налоговых органов – все это Вы найдете в системах ЛІГА:ЗАКОН.

Прежде всего вспомним, что командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения на определенный срок. При загранкомандировке такой населенный пункт будет находиться в другой стране.

При загранкомандировках, как и при командировках по Украине, руководствуются трудовым законодательством и локальными нормативными актами и распоряжениями руководителя.

Нормы единственного подзаконного акта о служебных командировках – Инструкции № 59 обязательны для выполнения только для предприятий, финансируемых из бюджета. Остальные же, небюджетные и коммерческие предприятия и организации все организационные вопросы относительно командировок регулируют самостоятельно. Для этого они утверждают локальный нормативный акт, например Положение о служебных командировках или раздел в колдоговоре. В подавляющем большинстве случаев при разработке положений, регламентирующих вопросы организации командировок, за основу принимают нормы Инструкции № 59, но это не является обязательным условием их утверждения.

Оформление командировки

Обоснованием целей поездки может быть приглашение принимающей стороны, договор или контракт, другие документы, свидетельствующие о намерениях установить гражданско-правовые отношения (например, приобрести товар или технологию), документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с деятельностью предприятия.

Итак, чтобы направить работника в командировку, в т. ч. за границу, руководитель предприятия должен издать приказ (распоряжение) с указанием цели выезда, сроков поездки, маршрута, условий пребывания, размера суточных и сметы расходов. Могут прописываться дополнительные условия осуществления и возмещения расходов на основании Положения о служебных командировках.

Смета командировочных расходов представляет собой перечень расходов работника, которые будут понесены им в командировке, с предполагаемой их суммой. По составленной смете командировочных расходов предприятие определяет сумму аванса, которую следует выдать командированному работнику.

Для бюджетников обязательным является утверждение технического задания, в котором определяются цель выезда, задачи и ожидаемые результаты командировки, срок на основании Постановления № 98, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению подается его копия с переводом), и сметы расходов (п. 1 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Следует не забывать об обязательных реквизитах приказа, в т. ч. дате, месте составления, подписях, поскольку дальнейшие расходы по командировке (средний заработок, суточные, расходы на проезд, наем жилого помещения и т. п.) будут осуществляться на основании этого приказа.

Приказы о командировке можно регистрировать в Журнале регистрации приказов о командировках либо в общем Журнале регистрации приказов. Порядок устанавливает работодатель.

Напомним, что приказом Минфина от 21.06.2011 г. № 738 была отменена форма удостоверения о командировке. Поэтому оформление удостоверения о командировке не является обязательным. Достаточным является наличие приказа на командировку, согласно которому определяется количество дней, проведенных в командировке, и рассчитывается сумма суточных (на основании первичных документов).

Командировочное удостоверение с отметками прибытия и выбытия из места назначения являлось для наемного работника подтверждением его пребывания в назначенном месте командировки.

В настоящее время в случае загранкомандировки для определения суммы суточных достаточно:

• приказа о командировке и соответствующих первичных документов – при командировке в безвизовую страну;

• приказа о командировке и отметки о пересечении государственной границы Украины в паспортном документе (загранпаспорте или заменяющем его документе), которые проставляются уполномоченным должностным лицом Государственной пограничной службы Украины по личному обращению работника относительно проставления такой отметки – при командировке в страну, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд).

Покупка валюты и выдача аванса

На основании приказа работнику, который направляется в командировку, работодатель обязан выдать аванс.

Для предприятий, финансируемых полностью или частично за счет бюджетных средств, обязанность по обеспечению авансом командированных работников в пределах суммы, определенной на оплату проезда, найм жилого помещения и суточные расходы, предусмотрена п. 4 р. I и п. 5 р. ІІІ Инструкции № 59.

Для хозрасчетных предприятий такой нормы законодательством не предусмотрено. В то же время согласно ст. 121 КЗоТ работникам, которые направляются в командировки, выплачиваются: суточные за время нахождения в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством. То есть аванс таки следует выдавать на любом предприятии. Если покупку билетов, бронирование и оплату проживания осуществляет сам работодатель, то аванс выдают, по крайней мере, в размере суточных. Невыплата аванса является невыполнением обязанностей работодателя, установленных ст. 21 КЗоТ: обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы.

При загранкомандировке бюджетникам аванс выдается в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 5 р. ІІІ Инструкции № 59, письмо Миндоходов от 30.09.2013 г. № 12251/6/99-99-22-02-04-18). Хозрасчетные предприятия валюту аванса на загранкомандировку должны самостоятельно определить внутренним документом, например, Положением о служебных командировках или непосредственно в приказе о командировке.

Минфин в письме от 21.05.2014 г. № 31-07250-06-29/12181 отметил, что работник, который едет в заграничную командировку, должен быть обеспечен авансом в соответствии со сметой расходов:

• в гривнях – для осуществления расходов во время проезда по территории Украины;

• в инвалюте – для осуществления необходимых расходов за рубежом.

Аванс может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

Если работодатель выдает наличный аванс в иностранной валюте, то необходимо соблюдать условия, установленные Правилами № 200. Согласно п. 2.1 Правил № 200 резиденты – юридические лица и физические лица – предприниматели и иностранные представительства имеют право использовать с текущих счетов наличную иностранную валюту для обеспечения расходов работников за границей, а также на представительские расходы (организацию официальных мероприятий за границей). При этом под расходами работников за границей п. 1.3 Правил № 200 понимает оплату разрешений на въезд (виз), суточных, расходов, связанных с наймом жилого помещения, транспортных и других расходов за границей.

Для того чтобы получить из уполномоченного банка наличные в иностранной валюте на командировку согласно п. 2.2 Правил № 200, работодатель предоставляет банку:

• заявление на выдачу наличности;

• поручение представителю на получение денег;

• письмо-расчет, содержащее фамилию, имя и отчество (при наличии) лиц, выезжающих за границу, и расчет расходов.

Если у предприятия нет валютного счета, то его необходимо открыть, руководствуясь при этом Инструкцией № 492, и приобрести валюту на межбанковском валютном рынке.

Приобретение наличной иностранной валюты для выдачи аванса на загранкомандировку в обменном пункте не допускается, так как является нарушением установленного порядка и условий торговли валютными ценностями на межбанковском валютном рынке Украины.

После получения иностранной валюты для командировки, перед выдачей ее работнику предприятие должно оприходовать наличность в кассе предприятия (см. разъяснение из раздела 109.19 модуля БАЗА НАЛОГОВЫХ ЗНАНИЙ).

При этом следует учесть, что согласно п. 2.4 Правил № 200 одному работнику может быть выдана иностранная валюта наличными на общую сумму, не превышающую норм вывоза иностранной валюты через таможенную границу Украины, установленных действующим законодательством. Согласно п. 2 ч. 2 Инструкции № 148 физлицо-резидент имеет право вывозить за пределы Украины наличность в сумме, не превышающей в эквиваленте 10000 евро, без письменного декларирования.

!	Наличная иностранная валюта, полученная юридическими лицами – резидентами и иностранными представительствами с собственных текущих счетов в иностранной валюте, открытых в уполномоченных банках, используется исключительно на цели, на которые она получена (п. 8.14 Правил № 200).

 

Можно ли выдать аванс работнику для закупки ТМЦ в командировке за границей?

На такие цели предприятие не может выдать работнику аванс в валюте.

Расчеты между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота могут осуществляться только через уполномоченные банки в порядке, установленном НБУ (ст. 7 Декрета № 15-93).

Резиденты – субъекты предпринимательской деятельности могут использовать наличную иностранную валюту как средство платежа при осуществлении торговли и предоставлении услуг за пределами Украины (пп. 7.1 п. 7 Правил № 200):

• на транспортных средствах, которые им принадлежат (арендованные, зафрахтованные или формируемые в Украине), в случае осуществления международных пассажирских перевозок;

• на международных выставках (ярмарках), проходящих за рубежом, в случае реализации товаров.

Поэтому работник, находясь в командировке за границей, не может приобретать за наличные валютные средства ТМЦ для нужд предприятия.

Во время командировок за границу аванс на командировку может быть перечислен работникам предприятия как на корпоративные (валютные и гривневые), так и на личные платежные карты (п. 2.12 Положения № 637). При этом полученные денежные средства используются работниками предприятия по назначению без оприходования в кассе.

Денежные средства, перечисленные на корпоративную карту, находятся на текущем счете предприятия и не считаются выданными под отчет до того момента, пока держатель корпоративной карты (доверенное лицо) не снимет их наличными или не рассчитается за соответствующие услуги, определенные п. 8.3 Инструкции № 492.

При перечислении аванса на командировку на личную гривневую карту работника такое перечисление приравнивается к выдаче наличных денежных средств в национальной валюте под отчет с момента перечисления их с расчетного счета предприятия.

В бухучете операции в инвалюте отражаются в валюте расчетов и платежей по каждой инвалюте отдельно (ч. 3 ст. 9 Закона № 996, письмо Миндоходов от 30.09.2013 г. № 12251/6/99-99-22-02-04-18). На счетах бухучета операция по выдаче аванса отражается по дебету субсчета 372.

Расходы на заграничную командировку в бухучете отражают:

• по курсу НБУ на дату предоставления аванса, если фактические расходы в командировке не превышают суммы предоставленного аванса (п. п. 5 – 6 П(С)БУ 21). Если в заграничной командировке рассчитываются корпоративной картой – датой аванса будет считаться дата проведения оплаты товаров/услуг, дата снятия инвалюты;

• по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета – в части превышения фактических расходов над суммой аванса (п. 8 П(С)БУ 21).

Отмена командировки

Случается, что по различным причинам командировку приходится отменить. Например, из-за переноса переговоров или болезни работника. При этом билеты могут быть уже приобретены, а аванс выдан работнику.

Как оформить отмену командировки и можно ли возместить в этом случае расходы работнику?

Порядок действий в таких случаях следует прописать в Положении о служебных командировках. Прежде всего, руководитель должен принять решение об отмене командировки на основании докладной записки от работника или руководителя подразделения, если отмена произошла по не зависящим от него причинам, и отразить его в приказе об отмене служебной командировки. В приказе следует указать реквизиты отменяемого приказа о командировке, причины отмены и обязанности работника и бухгалтера в связи с отменой командировки, сроки возврата полученного на командировку аванса или неизрасходованной суммы аванса (см. Рис. 1). С приказом об отмене командировки работника следует ознакомить под подпись.

Работник, независимо от того, что в командировку он не отбыл, представляет в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (подробнее об отчете читайте в статье "Отчитываемся о загранкомандировке" издания БУХГАЛТЕР&ЗАКОН (№ 46 за 2016 год)), и возвращает предприятию неиспользованные средства на основании отчета. В случае загранкомандировки работник обязан вернуть в кассу предприятия денежные средства в валюте выдачи аванса.

ГУ ГФС в Тернопольской области в разъяснении от 30.08.2016 г., в частности, сообщило, что если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение 3-х банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства. В случае невозврата таким работником в течение 3-х банковских дней аванса на командировку, сумма таких средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет, включается в налогооблагаемый доход такого работника.

Конечно, небюджетные предприятия не обязаны пользоваться нормами Инструкции № 59 и воспользоваться нормами пп. 170.9.2 НКУ об отчетности по командировке – 5 банковских дней с даты ее окончания. Но поскольку командировка не состоялась, следует помнить о рисках, ведь налоговики будут настаивать на своей позиции.

Кроме того, не стоит забывать, что согласно п. 8.4 Правил № 200 неиспользованный остаток наличной иностранной валюты, которая была получена предприятием с текущего счета в инвалюте для обеспечения расходов работников за границей, подлежит зачислению на его текущий счет в иностранной валюте в течение 5-ти банковских дней с момента его оприходования в кассу (возврата работником).

Расходы работника, понесенные в связи с возвратом билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть компенсированы с разрешения руководителя предприятия при наличии уважительных причин (абз. 8 п. 12 раздела II Инструкции № 59).

Сделать это можно только при наличии документов, подтверждающих стоимость расходов (выданных при возврате билетов). Продавец билетов может предоставить справку об их возврате с указанием ФИО работника, суммы возвращенных средств, комиссионных и других сборов, связанных с возвратом билета, а также копий билетов (абз. 9 п. 12 разд. II, абз. 2 п. 11 разд. III Инструкции № 59).

Расходы, понесенные в связи с возвратом билетов по уважительным причинам, если они документально подтверждены, включаются в состав расходов в бухучете, а следовательно, учитываются при определении объекта обложения налогом на прибыль. Корректировки на разницы по таким расходам НКУ не предусмотрены.

Условие:

Командировка начальника отдела сбыта Рыбалко С. В. в г. Прагу отменена на основании приказа об отмене командировки по причине переноса переговоров. Билеты на поезд возвращены, бронирование отеля отменено, выданный ранее аванс в размере 450 евро возвращен работником в кассу предприятия на основании Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Решение:

Учет операций показан в таблице.

Таблица

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Бухгалтерский учет		Сумма
		Дт	Кт
1	Работнику выдан аванс на загранкомандировку в г. Прагу (курс НБУ на дату выдачи аванса 100 € / 2834,6040 грн)	372	302	450 €
				12757,50 грн
2	Уплачены комиссионные при возврате билетов на поезд	949	372	200 грн
3	Возвращена подотчетным лицом сумма выданного аванса	302	372	450 €
				12757,50 грн

Также на эту тему читайте материалы издания БУХГАЛТЕР&ЗАКОН (№ 46 за 2016 год):

• "Расходы по загранкомандировке: возмещение и подтверждение";
• "Расходы на проезд в загранкомандировке";
• "Суточные и расходы на проживание в загранкомандировке";
• "Загранкомандировка на служебном автомобиле";
• "Болезнь во время загранкомандировки";
• "Загранкомандировка на личном автомобиле".

1. НКУ – Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

2. КЗоТ – Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

3. Закон № 996 – Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г. № 996-ХІV.

4. Декрет № 15-93 – Декрет Кабмина "О системе валютного регулирования и валютного контроля" от 19.02.93 г. № 15-93.

5. П(С)БУ 21 – Положение (стандарт) бухгалтерского учета 21 "Влияние изменений валютных курсов", утвержденное приказом Минфина от 10.08.2000 г. № 193.

6. Правила № 200 – Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г. № 200.

7. Инструкция № 59 – Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

8. Постановление № 98 – постановление Кабмина "О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащихся (финансируемых) за счет бюджетных средств" от 02.02.2011 г. № 98.

9. Положение № 637 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

10. Инструкция № 492 – Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492.

11. Инструкция № 148 – Инструкция о перемещении наличности и банковских металлов через таможенную границу Украины, утвержденная постановлением Правления НБУ от 27.05.2008 г. № 148.

Система ЛІГА:ЗАКОН

Демо-версия ЛІГА:ЗАКОН